รายการบล็อกของฉัน

วันพุธที่ 20 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2556

การใช้ Microsoft Excel 2010 เบื้องต้น

บทที่ 1: หน้าจอและการพิมพ์ข้อความ -- Excel 2010


โปรแกรม Microsoft Excel เป็นโปรแกรมหนึ่ง ที่จัดอยู่ในชุด Microsoft Office โปรแกรม MS Excel มีชื่อเสียงในด้าน การคำนวณเกี่ยวกับตัวเลข และการทำบัญชี ต่าง ๆ การทำงานของโปรแกรม ใช้ตารางตามแนวนอน (rows) และแนวตั้ง (columns) เป็นหลัก ซึ่งเราเรียกโปรแกรมในลักษณะนี้ว่าเป็น Spread Sheet
ไฟล์ของ Excel เปรียบเสมือนหนังสือ 1 เล่ม ที่ประกอบไปด้วยหน้า หลาย ๆ หน้า ไฟล์ของ Excel เรียกว่าเป็นสมุดงาน (Workbook) และในแต่ละหน้า เรียกว่า เป็น แผ่นงาน (Worksheet) ในแต่ละแผ่นงาน จะแบ่งออกเป็นตาราง ซึ่งประกอบไปด้วย ช่องตาราง จานวนมาก ซึ่งเรียกว่า เซลล์ (Cell) เซลล์คือส่วนตัดกันของแถวและคอลัมน์ ใน แผ่นงานหนึ่ง ๆ ของ Excel 2010 จะมีแถวทั้งหมด 1,048,576 แถว และ จะมี คอลัมน์ทั้งหมด จานวน 16,384 คอลัมน์ โดยเรียงชื่อตามตัวอักษรภาษาอังกฤษ ตั้งแต่ A จนถึง Z และ ต่อด้วย AA จนถึง AZ, BA จนถึง BZ ไปจนถึง XFD และในสมุดงานหนึ่ง ๆ จะมีแผ่นงานได้จานวนมาก ขึ้นอยู่กับหน่วยความจำที่มีอยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์
ในแต่ละช่องตาราง หรือ Cell จะบรรจุข้อมูลต่าง ๆ เราพิมพ์ข้อมูลลงในช่องตาราง แต่ละช่องl เช่นพิมพ์ข้อความ พิมพ์ตัวเลข เป็นต้น เมื่อเวลาจะอ้างอิงถึงข้อมูล เราก็อ้างอิงถึง ช่องตาราง โดยการระบุ คอลัมน์และแถว เช่น B4 หมายถึงช่องตารางที่ตรงกับ คอลัมน์ B และ แถวที่ 4 ดังภาพ
หน้าจอของ MS Excel 2010
หน้าจอของ Excel 2010 มีส่วนประกอบหลักที่ควรรู้จัก ดังนี้
ส่วนบนของหน้าจอคือแถบริบบิ้น ซึ่งประกอบไปด้วย แท็บต่าง ๆ โดยปกติจะมี จำนวน 7 แท็บ ได้แก่ หน้าแรก แทรก เค้าโครงหน้ากระดาษ สูตร ข้อมูล ตรวจทาน และมุมมอง และในแต่ละแท็บ จะประกอบไปด้วยกลุ่มต่าง ๆ ซึ่งจะมีคำสั่งที่มักจะใช้ด้วยกัน รวมอยู่ในกลุ่มเดียวกัน ดังภาพ
  • แฟ้ม แท็บแฟ้ม เป็นแท็บพิเศษไม่ถือเป็นแถบบนริบบิ้นเพราะใช้จัดการเกี่ยวกับไฟล์ หรือแฟ้ม เช่น การเปิด-ปิดไฟล์ การสร้างไฟล์ใหม่ การบันทึกไฟล์ ตลอดจนการตั้งค่าตัวเลือกต่าง ๆ เป็นต้น
  • หน้าแรก เป็นแท็บที่รวมลักษณะการใช้งานทั่ว ๆ ไป เช่น การคัดลอก การวาง การกำหนดตัวอักษร การจัดรูปแบบ การกรองข้อมูล ตลอดจนการค้นหาข้อมูล เป็นต้น
  • แทรก เป็นแท็บสำหรับแทรก ตาราง ภาพ รูปร่างอัตโนมัติ อักษรศิลป์ สัญลักษณ์ การเชื่อมโยง เป็นต้น
  • เค้าโครงหน้ากระดาษ เป็นแท็บสำหรับการตั้งค่ากระดาษเพื่อพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ เช่น ตั้งระยะขอบกระดาษ กำหนดขนาดกระดาษ พิมพ์แนวตั้งหรือแนวนอน เป็นต้น
  • สูตร ใช้แท็บนี้เมื่อต้องการคำนวณค่าต่าง ๆ เช่น การรวม การเรียกใช้สูตรของ Excel เป็นต้น
  • ข้อมูล แท็บนี้ใช้สาหรับการรับข้อมูลจากภายนอกเพื่อมาวิเคราะห์ใน Excel เช่น นาข้อมูลจาก ฐานข้อมูล Access เป็นต้น นอกจากนี้ ยังใช้สำหรับการจัดการกับข้อมูลจำนวนมาก ๆ เช่น การเรียงข้อมูล การกรองข้อมูล การจัดกลุ่มข้อมูล เป็นต้น
  • ตรวจทาน เป็นแท็บหรับการตรวจตัวสะกดการันต์ ตลอดจนการจัดการเกี่ยวกับแผ่นงาน เช่น การป้องกันการแก้ไขข้อมูลบนแผ่นงาน เป็นต้น
  • มุมมอง เป็นแท็บสำหรับแสดงแผ่นงานในมุมมองต่าง ๆ เช่น แบบปกติ แบบเต็มหน้า กำหนดให้มีหรือไม่มีเส้นตาราง ย่อ/ขยาย ตลอดจนการแบ่งหน้าจอออกเป็นส่วน ๆ เป็นต้น
การป้อนข้อมูลลงเซลล์
ข้อมูลในเซลล์ มีทั้งตัวเลขและตัวอักษร ตัวเลขสามารถนำไปคำนวณค่าต่าง ๆ ได้โดยการระบุตำแหน่งของตัวเลข โดยปกติตัวเลขจะจัดชิดขวาของเซลล์ สำหรับข้อความหรือตัวอักษร จะจัดชิดซ้าย ในกรณีที่มีทั้งข้อความและตัวเลขภายในเซลล์เดียวกัน Excel จะถือว่าเป็นข้อความ ไม่สามารถนำไปคำนวณได้ ดังนั้น ถ้าต้องการนำตัวเลขไปคำนวณ ต้องพิมพ์ตัวเลขนั้น ๆ ในเซลล์ของตัวเอง และอ้างถึงในการคำนวณ
การป้อนข้อมูลลงใน Cell ทำได้ ดังนี้
  1. นำเคอร์เซอร์ไปที่ cell A1 แล้วคลิก 1 ครั้ง
  2. พิมพ์คำว่า วราวรรณ ในช่อง A1
  3. ถ้าพิมพ์ผิด ให้กดปุ่ม Backspace เพื่อลบทีละตัวอักษร และพิมพ์ใหม่
  4. พิมพ์เสร็จแล้ว กดปุ่ม Enter
กิจกรรมฝึกปฏิบัติ
ให้ท่านลองพิมพ์ข้อความลงในแผ่นงาน Excel ข้างล่างนี้

การลบข้อมูล
การลบข้อมูลจะทำให้ข้อมูลนั้นหายไป และข้อมูลที่อยู่ในเซลล์อื่นมาแทนที่ ดังตัวอย่างต่อไปนี้
  1. พิมพ์ข้อมูลตามตัวอย่างต่อไปนี้
  2. คลิกเลือก เซลล์ A2
  3. บนแถบไปที่แท็บหน้าแรก -> กลุ่มเซลล์ คลิกปุ่ม ลบ ดังภาพ
  4. ข้อมูลจะปรากฏ ดังนี้
  5. จะเห็นว่า ชื่อสมศักดิ์หายไป และข้อมูลเลื่อนขึ้นมาแทนที่ (ถ้าสังเกตให้ดี จะเห็นว่า ข้อมูลเกิดการผิดพลาด ข้อมูลเดิม วิศนุ อายุ 30 เมื่อลบสมศักดิ์ออกไป ทำให้ข้อมูลเลื่อนในเซลล์ข้างล่างขึ้นมาแทนที่)
การล้างข้อมูล
  1. พิมพ์ข้อมูลตามตัวอย่างต่อไปนี้
  2. คลิกเลือก เซลล์ A2
  3. บนแถบไปที่แท็บหน้าแรก -> กลุ่มเซลล์ คลิกปุ่ม ล้าง ดังภาพ
  4. คลิกล้างทั้งหมด จะได้ผลดังนี้
การคัดลอกและการวางข้อมูล
  1. พิมพ์ข้อมูลในเซลล์ตามตำแหน่งดังภาพ
  2. ใช้เมาส์ลากตั้งแต่ A1 ถึง D4 (A1:D4) เพื่อกำหนดบริเวณที่ต้องการคัดลอก (หรือ คลิกเมาส์ภายในบริเวณข้อมูล แล้วกด Ctrl + * ก็ได้)
  3. ที่แท็บหน้าแรก กลุ่มคลิปบอร์ด คลิกปุ่มคำสั่ง คัดลอก
  4. จะเกิดเส้นประ เหมือนมดเดินรอบ ๆ บริเวณที่เลือก
  5. นำเมาส์ไปวางบริเวณที่ต้องการวางส่วนที่คัดลอกนี้ เช่น B6
  6. แท็บหน้าแรก กลุ่มคลิปบอร์ด คลิกปุ่มคำสั่ง วาง
  7. ข้อความที่คัดลอกจะมาปรากฏ ดังภาพ
  8. สังเกตุดูที่มุมล่างด้านขวา จะเห็นมีปุ่มทางลัด (Shortcut) ให้คลิกที่ลูกศร หรือกดปุ่ม Ctrl
  9. จะเกิดตัวเลือกในการวางอีกหลายลักษณะ ดังนี้
    • วาง เป็นการวางแบบปกติ ถ้าข้อมูลที่คัดลอกเป็นสูตรจะคัดลอกสูตรและมีการปรับปรุงการอ้างอิงตามลักษณะของสูตรนั้น นอกจากนั้นยังมีตัวเลือกอื่นเช่น วางโดยไม่มีเส้นตาราง หรือวางแบบสลับแถวและคอลัมน์ เป็นต้น
    • วางค่า เป็นการคัดลอกและวางสิ่งที่เห็นปรากฏในเซลล์นั้น ๆ ถ้าเซลล์นั้นมีสูตร Excel จะตัดสูตรออกไป เหมือนการพิมพ์ป้อนข้อความตามปกติ
    • ตัวเลือกการวางอื่น ๆ สามารถวางแบบเชื่อมโยง หรือ วางเป็นภาพ เพื่อนำไปใช้เป็นกราฟิกประกอบโปรแกรมอื่น หรือเพื่อการนำเสนองาน เป็นต้น
การย้ายข้อมูล
การย้ายข้อมูล ในกรณีที่จะย้ายข้อมูล ให้ลากแถบสว่างให้ครอบคลุมบริเวณที่ต้องการย้ายเสียก่อน จากนั้น จึงใช้เมาส์คลิกที่ขอบ แล้วลากไปยังตำแน่งที่ต้องการ
ตัวอย่าง
ที่เซลล์ B2 ถึง B5 (B2:B5) มีชื่อ 4 ชื่อ ต้องการย้ายข้อมูลนี้ ไปยังตำแหน่ง C2 ถึง C5 ทำได้ดังนี้
  1. เลือกบริเวณข้อมูลที่ต้องการย้าย โดยใช้เมาส์คลิกที่ตำแหน่ง B2 คลิกเมาส์ค้างไว้แล้วลากลงมาที่ตำแหน่ง B5 แล้วปล่อยเมาส์
  2. นำเคอร์เซอร์ไปวางที่เส้นขอบ จะเห็นเคอร์เซอร์เปลี่ยนรูปเป็นลูกศร สี่ทิศทาง แสดงว่าเคลื่อนย้ายได้
  3. กดเมาส์ค้างไว้ แล้วลากไปที่ตำแหน่งที่ต้องการย้าย ในที่นี้คือ คอลัมน์ C ขอให้สังเกต กรอบสี่เหลี่ยม ซึ่งจะเป็นบริเวณที่ข้อมูลที่ถูกย้ายจะมาปรากฎ
  4. ปล่อยเมาส์ ข้อมูลจะถูกย้ายตามที่ต้องการ
การปรับความกว้างของคอลัมน์
การปรับความกว้างคอลัมน์เดียว
ในการทำงานกับ Excel มักจะมีการปรับความกว้างของคอลัมน์ให้เป็นไปตามรูปแบบที่ต้องการ เช่น แบบฟอร์ม ตารางต่าง ๆ เป็นต้น
  1. ถ้าต้องการขยายความกว้างหรือ ลดความกว้างของคอลัมน์ แต่ละคอลัมน์ ให้นำเคอร์เซอร์ ไปวางไว้ที่เส้นขอบ ของคอลัมน์ที่ต้องการขยาย เมื่อเคอร์เซอร์เปลี่ยนรูปร่างเป็นลูกศร 2 หัว ดังภาพ ให้กดเมาส์ค้างไว้ แล้วลากไปทางซ้ายหรือทางขวา ได้ตามต้องการ
  2. ถ้าในกรณีที่ข้อมูลตัวเลขในช่อง Cell มีลักษณะ ##### แสดงว่า ความกว้างของ ช่อง Cell น้อยไป ให้นำเคอร์เซอร์ไปวางที่หัวคอลัมน์ และลากออกไป หรือดับเบิ้ลคลิกที่หัวของคอลัมน์ ก็ได้
  3. ถ้าต้องการให้ขยายความกว้างของเซลล์ให้ครอบคลุมความยาวของข้อมูลในทุกเซลล์ของคอลัมน์นั้น ๆ ให้นำเคอร์เซอร์ไปวางที่บริเวณหัวของคอลัมน์และเมื่อเคอร์เซอร์เปลี่ยนเป็นลูกศรสองหัว ให้ดับเบิ้ลคลิก ดังภาพ
  4. จะได้ความกว้างของคอลัมน์ที่ครอบคลุมความยาวของข้อมูลที่มีในคอลัมน์นั้น เช่น
การปรับความกว้างหลายคอลัมน์
ในการจัดทำแบบฟอร์มตาราง มักจะต้องมีการจัดความกว้างของคอลัมน์หลายคอลัมน์ให้เท่า ๆ กัน เช่น ตารางปฏิบัติงานล่วงเวลา ตารางคะแนนนักเรียน เป็นต้น การจัดความกว้างของคอลัมน์หลาย ๆ คอลัมน์ มีดังนี้
  1. เลือกคอลัมน์ที่ต้องการทำให้ความกว้างเท่ากัน โดยคลิกและลากบริเวณหัวคอลัมน์
  2. ปรับความกว้างของคอลัมน์ ดังภาพ
  3. เมื่อปล่อยเมาส์จะได้คอลัมน์ที่เท่ากันตามที่เลือก
การปรับความสูงของแถว
การปรับความสูงของแถว ทำเช่นเดียวกับการปรับความกว้างของคอลัมน์ คือนำเคอร์เซอร์ไปวางไว้ที่เส้นระหว่างแถวที่หัวแถว และลากเพื่อกำหนดความสูง ดังภาพ
กิจกรรมฝึกปฏิบัติ
ให้ท่านพิมพ์ข้อความข้างต้น และจัดคอลัมน์ตามตัวอย่างข้างบน
(ให้ปรับความกว้างของคอลัมน์ A ให้กว้างพอสำหรับชื่อและนามสกุล เสียก่อน)

การลบคอลัมน์และแถว
เราสามารถลบ คอลัมน์ทั้งคอลัมน์ หรือ ลบแถวทั้งแถวได้ สมมติว่าต้องการลบ คอลัมน์ C และ D มีวิธีการ ดังนี้
  1. คลิกเลือกคอลัมน์ C และ D ดังภาพ
  2. ไปที่แท็บหน้าแรก กลุ่มเซลล์ และคลิกคำสั่งลบ
  3. จะเห็นว่าข้อมูลในคอลัมน์ C และ D จะถูกลบ และข้อมูลถัดไปจะเข้ามาแทนที่ ดังภาพ
  4. จากข้อ 1 ถ้าต้องการล้างข้อมูล โดยไม่มีการเลื่อนข้อมูลในคอลัมน์ถัดไปมาแทนที่ข้อมูลเดิม ให้กดปุ่ม Delete บนแป้นพิมพ์ จะล้างข้อมูลโดยไม่เลื่อนข้อมูลมาแทนที่ ดังภาพ
  5. เมื่อลบไปแล้ว แต่เปลี่ยนใจไม่ลบ ให้คลิกที่รูป  บนแถบเครื่องมือด่วน เพื่อขอข้อมูลที่ลบไปแล้ว คืนมาเหมือนเดิม
การแทรกคอลัมน์ และแถว
บางครั้ง เราอาจต้องการเพิ่ม หรือ แทรก คอลัมน์ ก็สามารถทำได้ โดยข้อมูลจะถูกแยกออกไปอีก 1 คอลัมน์ การเพิ่มคอลัมน์ ทำดังนี้
  1. คลิกที่ชื่อของคอลัมน์ จะเกิดแถบสว่างยาวตลอดคอลัมน์
  2. ไปที่ แท็บหน้าแรก กลุ่มเซลล์ คลิกคำสั่ง แทรก
  3. คลิก 1 ครั้ง คอลัมน์ใหม่จะแทรกเข้าทางขวาของคอลัมน์ที่ถูกเลือก จากภาพ จะสังเกตเห็นว่า ข้อมูลเดิมถูกย้ายไปอีกคอลัมน์ และชื่อของคอลัมน์ จะยังคงเรียงเหมือนเดิม
  4. การแทรกแถวก็ทำเช่นเดียวกัน โดยคลิกที่หัวแถวที่ต้องการแทรก และไปที่แท็บหน้าแรก กลุ่มเซลล์ และคลิกคำสั่งแทรก
การแบ่งหน้าจอ
เนื่องจาก Excel เป็น Sheet ใหญ่ บางทีเราต้องการดูข้อมูลจากหลาย ๆ แห่งพร้อม ๆ กัน หรือ ต้องการดูหัวตารางเพื่อทำให้การกรอกข้อมูลถูกต้อง ดังนั้นเราจึงมีความจำเป็นต้องแบ่งหน้าจอ Excel ออกเป็นส่วน ๆ ซึ่งสามารถ เลื่อน หรือ Scroll ดูได้ทุกส่วน ซึ่งมีวิธีการดังนี้
  1. 1. ที่มุมบนด้านขวาต่อจาก Scroll bar และด้านล่างของหน้าจอ จะมีแถบสำหรับแบ่งหน้าจอ ดังภาพ
  2. 2. เมื่อนำเคอร์เซอร์ ไปวางที่ตรงนี้ เคอร์เซ่อร์จะเปลี่ยนเป็นรูปลูกศรสองทาง ซึ่งแสดงว่า สามารถลากแบ่งได้
  3. 3. ให้กดเมาส์และลากแบ่งหน้าจอได้ดังภาพ จะเห็นว่าสามารถเลื่อนแต่ละส่วนได้อย่างอิสระจากกัน ในภาพจะเห็นว่า คอลัมน์ B ถูกเลื่อนหายไป ทำให้คอลัมน์ ชื่อ-สกุล และ ที่อยู่ มาอยู่ใกล้กัน ทำให้ดูข้อมูลได้ชัดเจนไม่ต้องเลื่อนไปมา ส่วนในแนวนอน จะเห็นข้อมูลถูกซ่อนออกไปหลายรายการ ทำให้สะดวกในการเปรียบเทียบข้อมูลที่มีความยาวมาก ๆ
  4. 4. ยกเลิกการแบ่งหน้าจอ โดยการใช้เมาส์ลากเส้นแบ่งไปเก็บไว้ที่ด้านข้าง หรือด้านบน-ล่าง
การตรึงแนวหน้าจอ
ทางเลือกของการแบ่งหน้าจออีกอย่างหนึ่งคือการทำให้หน้าจอส่วนหนึ่งไม่เคลื่อนไหว ซึ่งต่างจากการแบ่งหน้าจอ ที่หน้าจอทุกส่วนสามารถเคลื่อนไหวได้ด้วยการใช้ Scroll bar แต่การตรึงแนวหน้าจอจะทำให้ส่วนที่ถูกตรึง ไม่เคลื่อนที่ มีประโยชน์ในการทำให้ส่วนหัวของตารางคงที่ ในขณะที่ส่วนที่เติมข้อมูลเคลื่อนที่ไปได้เรื่อย ๆ การตรึงแนวทำได้ทั้งแนวนอนและแนวตั้ง
วิธีการการตรึงแนวหน้าจอ
ไปที่แท็บ มุมมอง กลุ่มหน้าต่าง คลิกตรึงแนว จะเกิดเมนูย่อยให้เลือก
  • ตรึงแนว จะตรึงแนว ณ ตำแหน่งของเคอเซอร์ โดยตรึงทั้งแนวนอนและแนวตั้ง
  • ตรึงแถวบนสุด เป็นการตรึงแนว แนวนอนแถวบนสุด
  • ตรึงคอลัมน์แรก เป็นการตรึงแนว แนวตั้งคอลัมน์แรก
การยกเลิกการตรึงแนว ให้คลิกที่คำสั่ง ตรึงแนว และคลิกยกเลิก
การใช้ Keyboard shortcut ที่ควรทราบ
Shortcutความหมาย/การกระทำ
การพิมพ์และการแก้ไข
Ctrl + Enterออกจากโหมดป้อนค่า หรือแก้ไข โดยไม่เปลี่ยนตำแหน่งเซลล์
F2แก้ไขข้อมูลในเซลล์
Alt + Enterบังคับขึ้นบรรทัดใหม่ในเซลล์เดียวกัน
F12บันทึกเป็น
Ctrl + Cคัดลอกเซลล์ที่กำลังถูกเลือก
Escยกเลิกการคัดลอก
Ctrl + Vวางเซลล์ที่คัดลอก
Ctrl + Xตัดเซลล์ที่กำลังถูกเลือก
Ctrl + Alt + Vถ้ามีการคัดลอกข้อมูลไว้แล้ว จะแสดงหน้าต่างการวางแบบพิเศษ
การเลือกเซลล์
Ctrl + *เลือกเซลล์ที่ติดกันทั้งหมด เช่น มีข้อมูลในเซลล์ A1 ถึง A20 ขณะนี้เคอร์เซอร์อยู่ที่เซลล์ A5 ถ้ากด Ctrl ค้างไว้และ กดเครื่องหมาย * บริเวณ A1 ถึง A20 จะถูกเลือก ข้อมูลที่ไม่ติดกับข้อมูลชุดนี้ จะไม่ถูกเลือก
Ctrl + Aเลือกพื้นทีทั้งหมดของชุดข้อมูลนั้น ๆ ถ้ากด Ctrl + a อีกครั้ง จะเป็นการเลือกแผ่นงานทั้งหมด
Ctrl + Shift + ปุ่มลูกศรขยายพื้นที่การเลือกเซลล์จนถึงจุดสิ้นสุดของชุดข้อมูล (ชุดข้อมูลคือบริเวณที่ไม่มีเซลล์ว่างคั่น)
Shift + คลิกเลือกบริเวณพื้นที่สี่เหลี่ยม ตั้งแต่เซลล์แรกที่คลิกไว้ ครอบคลุมถึงบริเวณที่คลิก เช่น คลิกที่เซลล์ B5 และ ไป Shift + คลิก ที่เซลล์ E30 บริเวณที่ถูกเลือกคือ B5:E30
Shift + ปุ่มลูกศรขยายพื้นที่การเลือกเซลล์อีก 1 เซลล์ ตามแนวทิศทางลูกศร
การเคลื่อนที่ไปยังเซลล์ต่าง ๆ
Ctrl + G หรือ F5เปิดหน้าจอให้พิมพ์ตำแหน่งเซลล์ที่ต้องการไป
Homeเลื่อนไปยังเซลล์แรกของแถวนั้น
ปุ่มลูกศรเลื่อนตำแหน่งไปยังเซลล์ ซ้าย ขวา บน ล่าง ตามแนวทิศทางลูกศร
Ctrl + ปุ่มลูกศรเลื่อนตำแหน่งไปยังเซลล์ริมสุดของพื้นที่ข้อมูลชุดนั้น ถ้าไม่มีข้อมูลจะเลื่อนไปยังตำแหน่งบนสุด ล่างสุด ซ้ายสุด ขวาสุด ของแผ่นงาน ตามแนวทิศทางลูกศร
PageDown/Upเลื่อนตำแหน่งขึ้น-ลง ครั้งละ 1 หน้า
การจัดการเกี่ยวกับไฟล์
Ctrl + F4ปิดโปรแกรม
Ctrl + Nเปิดไฟล์ใหม่

บทที่ 2: การจัดรูปแบบข้อความ 

การจัดรูปแบบข้อความ
การจัดข้อความอย่างง่ายและรวดเร็วที่สุด ก็คือการใช้เครื่องมือบนแถบริบบิ้น ในกลุ่มหน้าแรก ซึ่งมีกลุ่มย่อยประกอบด้วย แบบอักษร การจัดแนว ตัวเลข ลักษณะ เซลล์ และ การแก้ไข


การกำหนดรูปแบบของข้อความในเซลล์บางอย่าง ไม่สามารถทำได้เมื่ออยู่ในสถานะป้อนคำ หรือ แก้ไข ซึ่งสังเกตได้จากแถบสถานะข้างล่าง หรือลักษณะกรอบล้อมรอบเซลล์ที่เป็นเส้นสีดำบาง และเคอร์เซอร์ที่กำลังกระพริบพร้อมรับการพิมพ์

แถบแสดงสถานะแก้ไข


ลักษณะเคอร์เซอร์กระพริบ

การออกจากสถานะป้อนคำ หรือ แก้ไข ทำได้โดยการกดแป้น Enter หรือกด Ctrl + Enter หรือคลิกที่เครื่องหมายถูก หน้าแถบสูตร ก็ได้
หลักการในการกำหนดรูปแบบข้อความ คือการเปลี่ยนรูปแบบของเซลล์ ดังนั้น เมื่อต้องการเปลี่ยนลักษณะของข้อความ จึงต้องเลือกเซลล์ที่ข้อความนั้น ๆ เสียก่อน จากนั้นจึงกำหนดลักษณะให้เป็นไปตามที่กำหนด
การจัดรูปแบบและลักษณะตัวอักษร
ในแท็บหน้าแรก กลุ่มแบบอักษร เป็นที่รวมเครื่องมือเกี่ยวกับการกำหนดตัวอักษร เช่น Fonts ลักษณะตัวหนา ตัวเอียง ขนาด และสี เป็นต้น มีวิธีการใช้งาน ดังนี้
  1. พิมพ์ข้อความในเซลล์ที่ต้องการจัดรูปแบบ
  2. กดปุ่ม Ctrl + Enter เพื่อออกจากสถานะป้อนข้อมูล และยังเลือกอยู่เซลล์เดิม
  3. บนริบบิ้น แท็บ “หน้าแรก” กลุ่ม “แบบอักษร” ให้คลิกเลือกรูปแบบที่ต้องการ สามารถกำหนดสี ขนาด ตัวหนา ตัวเอียง ได้ สามารถเลือกให้มีลักษณะหลาย ๆ อย่างได้ เช่น ตัวหนาและเอียง เป็นต้น
ลองทำดู
  1. พิมพ์คำว่า กศน ในตำแหน่ง A1
  2. กดปุ่ม Ctrl + Enter
  3. กำหนดลักษณะตัวอักษร เป็นชนิด Tahoma ขนาด 24 ตัวหนา ตัวเอียง


การจัดแนวด้วยเครื่องมือบนริบบิ้น
ในแท็บหน้าแรก มีกลุ่มการจัดแนวสำหรับจัดตำแหน่งข้อความ เช่นชิดบน กึ่งกลาง ชิดล่าง ชิดซ้าย ชิดขวา เป็นต้น
ลองทำดู
  1. ขยายความกว้างของแถวที่ 1 ให้มากขึ้น โดยนำเคอร์เซอร์ไปวางไว้ที่เส้นระหว่างแถวที่ 1 และที่ 2 สังเกตเห็นเคอร์เซอร์เปลี่ยนเป็นรูปลูกศร 2 ทางชี้บน-ล่าง แล้วกดเมาส์ค้างและลากขยายลงมาพอประมาณ


  2. คลิกที่ตำแหน่ง A1 และพิมพ์คำว่า “ทำงาน”
  3. กดปุ่ม Ctrl + Enter 
  4. บนแท็บหน้าแรก ไปที่กลุ่มจัดแนว และลองคลิกปุ่มคำสั่งในกลุ่มนี้ เช่น ปุ่มจัดชิดด้านบน ปุ่มจัดตรงกลาง ปุ่มกึ่งกลาง ปุ่มการวางแนว เป็นต้น


  5. จะเห็นได้ว่ามีการเปลี่ยนแปลงตำแหน่งเมื่อคลิกปุ่มต่าง ๆ ในลักษณะต่าง ๆ กัน ตามปุ่มที่คลิก เช่น ผลการคลิกปุ่มจัดตรงกลางและการวางแนว มีดังนี้




การเปลี่ยนรูปแบบและลักษณะตัวอักษร โดยใช้ การจัดรูปแบบเซลล์
ใน Excel มีหน้าจอสำหรับจัดรูปแบบเซลล์ โดยเฉพาะ ซึ่งรวมการกำหนดรูปแบบหลายลักษณะไว้ด้วยกัน ซึ่งมีวิธีการ ดังนี้
  1. ที่ตำแหน่ง A1 พิมพ์คำว่า ราชบุรี
  2. กดปุ่ม Ctrl + Enter เพื่อเปลี่ยนสถานะจากการป้อนคำ เป็น พร้อม และจะสังเกตเห็นว่า กรอบสี่เหลี่ยมยังคงอยู่ที่ตำแหน่ง A1 เหมือนเดิม
  3. คลิกขวาที่ A1 และเลือก จัดรูปแบบเซลล์...

  4. จะเกิดเมนูย่อย ซึ่งสามารถเลือกลักษณะต่าง ๆ ใน เซลล์ ได้



  • ตัวเลข คือ การกำหนดรูปแบบตัวเลข เช่น จะให้มีทศนิยมกี่ตำแหน่ง จัดรูปแบบเป็นวันที่ หรือสกุลเงิน เป็นต้น
  • การจัดแนว คือ การสั่งชิดซ้าย ชิดขวา หรือ จัดกึ่งกลาง เซลล์ อักษรแนวตั้ง แนวเอียง หรือถ้าข้อความยาวเกินไปจะจัดการอย่างไร เช่น ย่อให้เล็กลง หรือผสานเซลล์ให้ครอบคลุมข้อความทั้งหมด เป็นต้น
  • แบบอักษร คือ การกำหนด ชนิดตัวอักษร (fonts) ลักษณะ และขนาด ตลอดจนสีของตัวอักษร
  • เส้นขอบ คือ การกำหนดลักษณะเส้นขอบ ของเซลล์นั้น ๆ ใช้สำหรับการกำหนดเส้นตาราง หรือเส้นใต้ เป็นต้น
  • การเติม คือ การกำหนดลวดลายพื้นหลัง และสีพื้นหลัง
  • ป้องกัน คือ การกำหนดให้รับหรือไม่สามารถรับข้อมูลได้ และสามารถกำหนดไม่ให้แสดง เซลล์ นั้น ๆ ก็ได้ ซึ่งจะมีผลก็ต่อเมื่อมีการป้องกันแผ่นงานไว้แล้ว (โดยไปที่ แท็บ “ กลุ่ม “ตรวจทาน” ปุ่ม “ป้องกันแผ่นงาน”)
การจัดตัวหนังสือเอียง
หลายครั้งที่เราต้องการพิมพ์ตัวหนังสือเอียง หรือเรียงตามแนวตั้ง สามารถทำได้จากหน้าต่าง การจัดรูปแบบเซลล์ ของ Excel ดังนี้
  1. พิมพ์ข้อความที่ต้องการ และคลิกขวาที่ เซลล์ นั้น
  2. คลิกขวา เลือก จัดรูปแบบเซลล์...
  3. คลิกเลือกแท็บ การจัดแนว
  4. คลิกเลื่อนทิศทางของเข็ม ในกลุ่มการวางแนว ตามองศาที่ต้องการ



  5. จะได้ตัวหนังสือเอียง ตามต้องการ


กิจกรรมฝึกปฏิบัติ
การจัดตัวหนังสือ จงทำให้เหมือนตัวอย่างข้างล่าง

การตีเส้น
การจัดทำตาราง หรือ การรวมเงิน ตามรายการต่าง ๆ มักจะต้องมีการตีเส้น เช่น ตีเส้นตาราง ขีดเส้นใต้จำนวนเงิน ขีดเส้น สองเส้น ใต้จำนวนเงินรวมทั้งสิ้น เป็นต้น สิ่งเหล่านี้ Excel ได้อำนวยความสะดวกไว้ให้เรียบร้อยแล้ว เพียงแต่เรามาเรียนรู้การใช้งาน ก็จะใช้ได้สะดวกรวดเร็วขึ้น
การตีเส้นขอบ
  1. พิมพ์ข้อมูลดังภาพ

  2. จากตัวอย่างนี้ ต้องการขีดเส้นใต้หมายเลข 30 ตำแหน่ง C3
  3. ให้คลิกเลือกตำแหน่ง C3
  4. บนแถบริบบิ้น ให้เลือกแท็บหน้าแรก > กลุ่มตัวอักษร คลิกปุ่มลูกศรปุ่มเส้นขอบล่าง ดังภาพ

  5. เลือกลักษณะเส้นขอบที่ต้องการ

  6. จะได้เส้นใต้ 2 เส้น ใต้เลข 30 ดังภาพ

  7. หากต้องการตีตารางครอบคลุมทั้งหมด ให้เลือกบริเวณที่ต้องการก่อน (โดยคลิกแล้วลากคลุมบริเวณข้อมูล หรือ คลิกในบริเวณข้อมูลแล้วกด Ctrl + A) แล้วจึงกำหนดลักษณะของเส้นตามข้อ 5

  8. ถ้าต้องการลบเส้นตาราง ให้เลือกบริเวณที่ต้องการลบ และ ไปที่แท็บหน้าแรก กลุ่มการแก้ไข คลิกเลือก ล้างรูปแบบ

การตีเส้นตาราง
การวางตำแหน่งต่าง ๆ บนแผ่นงานของ Excel มีความสำคัญเป็นอย่างมาก Excel จะวิเคราะห์ข้อมูลที่เป็นระบบ โดยถือว่าข้อมูลที่ติดต่อกัน โดยไม่มีเซลล์ว่างคั่น เป็นข้อมูลชุดเดียวกัน ในตารางเดียวกัน ทั้งนี้จะต้องมีหัวรายการซึ่ง Excel จะถือว่าเป็นหัวของรายการด้วย แต่ Excel จะไม่ทราบว่าส่วนใดเป็นหัวของรายการ และรายการนั้นมีหัวรายการหรือไม่ ดังนั้น เมื่อมีการให้ Excel จัดการข้อมูลในลักษณะตาราง Excel มักจะถามว่า มีหัวของตารางหรือไม่
Excel 2010 มีรูปแบบตารางสำเร็จรูปไว้ให้เลือก ซึ่งมีการตีเส้นและระบายสีไว้เรียบร้อย พร้อมทั้งมีการกรองที่ส่วนหัวของตารางด้วย สิ่งสำคัญคือต้องจัดเรียงข้อมูลในลักษณะตารางไว้ก่อน โดย Excel จะวิเคราะห์เซลล์ที่มีบริเวณที่ติดกัน เซลล์ที่ไม่ติดกันจะไม่มีผลกระทบ ดังนี้
  1. พิมพ์ข้อมูลดังภาพ

  2. คลิกตำแหน่งใดก็ได้ในบริเวณ A1- B5 (A1:B5)
  3. บนแถบริบบิ้น คลิกที่แท็บหน้าแรก > กลุ่มลักษณะ คลิกปุ่มจัดรูปแบบเป็นตาราง และเลือกรูปแบบที่ต้องการ

  4. จะเกิดหน้าต่างให้เลือกว่าตารางมีส่วนหัวหรือไม่ พร้อมทั้งมีขอบเขตของตารางให้ด้วย ซึ่งสามารถปรับเปลี่ยนได้

  5. ในตัวอย่างมีส่วนหัว ให้คลิกเครื่องหมายถูกไว้ (ส่วนหัวในที่นี้คือ รายการ ราคา)
  6. จะได้รูปแบบตาราง ดังภาพ

  7. จะสังเกตเห็นว่า ข้อความ “กระดาษ” ไม่อยู่ในตาราง เนื่องจากไม่ติดกับชุดข้อมูลของตาราง และจะสังเกตเห็นว่ามีการกรองที่ส่วนหัวของตารางนี้
  8. ถ้าต้องการยกเลิกอาจคลิกปุ่มเลิกทำบนแถบเครื่องมือด่วน
  9. ถ้ามีการทำกิจกรรมอื่น ๆ ไม่สามารถคลิกปุ่มเลิกทำได้ เนื่องจากจะทำให้กิจกรรมที่ทำไว้ถูกยกเลิกไปด้วย ให้แปลงตารางเป็นช่วง และล้างรูปแบบออก
  10. การแปลงตารางเป็นช่วง ให้คลิกภายในบริเวณตาราง และไปที่ เครื่องมือตาราง แท็บออกแบบ กลุ่มเครื่องมือ คลิกเลือกแปลงเป็นช่วง

  11. จากนั้นให้ล้างรูปแบบออกไป (แท็บหน้าแรก กลุ่มแก้ไข คลิกล้างรูปแบบ) แต่จะสังเกตเห็นว่า หัวตารางยังคงอยู่ ถ้าไม่ต้องการให้ลบออกไปด้วยตนเอง
การรวม เซลล์ และการจัดกึ่งกลาง
บางครั้ง เราต้องการให้ ข้อความครอบคลุมไปหลายช่อง เซลล์ พร้อมทั้งจัดกึ่งกลางให้ด้วย เช่น ต้องการให้ชื่อเรื่อง อยู่กลางหน้ากระดาษพอดี ในลักษณะนี้ เราต้องมีการรวม เซลล์ และจัดข้อความให้อยู่กึ่งกลาง ซึ่งมีวิธีการดังต่อไปนี้
  1. ไปที่ ตำแหน่ง B1
  2. พิมพ์คำว่า รายงานค่าใช้จ่ายประจำเดือน ดังภาพ

  3. กดปุ่ม Ctrl+Enter และเลือกช่อง เซลล์ ตั้งแต่ B1 ถึง D1 ดังภาพ

  4. ที่แถบริบบิ้น เลือกแท็บหน้าแรก กลุ่มจัดรูปแบบ และคลิกที่ ปุ่ม ผสานและจัดกึ่งกลาง ( ) ดังภาพ

  5. ข้อความจะถูกรวมกัน และจัดกึ่งกลาง

กิจกรรมฝึกปฏิบัติ
การตีเส้นและการจัดแนว จงสร้างตารางให้เหมือนตัวอย่างข้างล่าง


การใส่สีพื้นหลัง
ถ้าเราต้องการให้พื้นสีของคำว่า "รายงานค่าใช้จ่ายประจำเดือน" มีสีพื้น ก็สามารถทำได้โดยง่าย ดังนี้
  1. คลิกเลือกช่องที่ข้อความนั้นอยู่
  2. บนแถบริบบิ้น ไปที่แท็บหน้าแรก กลุ่มลักษณะ คลิกปุ่มลักษณะเซลล์

  3. คลิกเลือกแถบ Patterns และคลิกเลือกสีตามต้องการ

  4. อีกวิธีหนึ่ง คือการเลือกบริเวณที่ต้องการเติมสีพื้นหลัง และเลือก จัดรูปแบบเซลล์… และเลือกแถบ การเติม จะสามารถเลือกกำหนดสีได้ตามต้องการ

กิจกรรมฝึกปฏิบัติ
การใส่สีพื้นหลัง จงทำให้เหมือนตัวอย่างข้างล่าง


การจัดรูปแบบตัวเลข
โดยปกติ Excel จัดเก็บข้อมูลตัวเลขในเซลล์ในลักษณะตัวเลขแท้ ๆ ที่ไม่มีรูปแบบใด ๆ ทั้งสิ้น ทั้งนี้ Excel จะจัดรูปแบบให้โดยอัตโนมัติ ถ้าผู้ใช้พิมพ์รูปแบบลงในเซลล์ด้วย เช่น 5% โปรแกรม Excel จะจัดรูปแบบตัวเลขเป็นลักษณะเปอร์เซ็นต์
เราสามารถจัดรูปแบบตัวเลขที่พิมพ์เข้าใน Excel ได้หลายแบบ เช่น จะให้มีเครื่องหมาย คอมม่า คั่นระหว่างหลักร้อยและหลักพัน หรือ จะให้มีทศนิยม 2 ตำแหน่ง ก็ได้ และยังสามารถจัดรูปแบบอื่น ๆ ได้อีกมาก ซึ่งมีวิธีการ ดังนี้
  1. พิมพ์ตัวเลข 1234567 ลงในช่อง D1 แล้วกด Ctrl+Enter
  2. บนแถบริบบิ้น แท็บหน้าแรก กลุ่มตัวเลข เลือกคลิกปุ่มต่าง ๆ เพื่อจัดรูปแบบตามต้องการ เช่น ปุ่มเพิ่มหรือลดตำแหน่งทศนิยม ปุ่มลักษณะจุลภาค เพื่อกำหนดให้มีเครื่องหมายจุลภาคคั่น เป็นต้น

  3. การจัดรูปแบบเปอร์เซ็นต์ Excel จะนำ 100 คูณกับค่าในเซลล์ และใส่เครื่องหมาย % ให้ ดังนั้น ถ้าต้องการให้แสดง 7% ต้องพิมพ์ .07 และกำหนดรูปแบบเป็นเปอร์เซ็นต์ จะได้ 7% ตามต้องการ หรืออาจจะพิมพ์ 7% เข้าในเซลล์โดยตรง ก็จะได้ค่าเดียวกัน คือ .07
  4. อีกทางเลือกหนึ่งในการกำหนดรูปแบบให้กับตัวเลข คือ บนแท็บหน้าแรก กลุ่มตัวเลข ให้คลิกปุ่มลูกศร เพื่อคลี่รายการตัวเลือก และเลือกตามต้องการ

  5. ในกรณีที่ไม่มีรูปแบบที่ต้องการ เราสามารถกำหนดรูปแบบให้กับตัวเลขได้ โดยใช้หน้าต่าง การจัดรูปแบบเซลล์ และที่แถบตัวเลข คลิกเลือกกำหนดเอง และสามารถเลือก หรือพิมพ์รูปแบบเพิ่มเติมได้ เช่น จัดรูปแบบตัวเลขไทย ให้เลือก t#,##0 เป็นต้น

  6. จะได้ผล ดังนี้

การจัดข้อความให้ขึ้นบรรทัดใหม่ใน เซลล์
การพิมพ์ตัวอักษรในเซลล์ บางครั้งยาวมาก ถ้าเซลล์ถัดมามีข้อความอยู่ ก็จะทำให้ข้อความในเซลล์ แรกถูกตัดหายไป ดังภาพ จะเห็นว่า นามสกุล ของนายวิทยาถูกตัดออกไป เนื่องจาก ช่อง เซลล์ ถัดมา มีข้อมูลอยู่

ถ้าเราต้องการดูข้อมูลทั้งหมดในเซลล์ เราต้องจัดรูปแบบเซลล์ ให้มีการขึ้นบรรทัดใหม่ หรือ Wrap text ซึ่งมีวิธีการดังนี้
  1. หลังจากพิมพ์ข้อความ และกด Ctrl+Enter แล้ว ให้คลิกขวาที่เซลล์นี้
  2. เลือก จัดรูปแบบเซลล์ เลือกแถบการจัดแนว คลิกเลือกตัดข้อความ

  3. จะได้ดังนี้

  4. วิธีการอีกอย่างหนึ่งคือ ในขณะพิมพ์ ถ้าต้องการขึ้นบรรทัดใหม่ในเซลล์ ให้กดปุ่ม Alt ค้างไว้ แล้วกดปุ่ม Enter (Alt+Enter) จะบังคับให้ขึ้นบรรทัดใหม่ให้ในเซลล์เดียวกัน แม้ว่าจะมีการขยายเซลล์ให้ยาวขึ้น ก็จะยังคงรักษาบรรทัดไว้ดังเดิม เช่น


    การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
    ถ้าเราต้องการจัดรูปแบบของข้อมูลเพื่อให้ดูง่ายขึ้น เป็นระบบมากขึ้น เราสามารถให้ Excel จัดรูปแบบข้อมูลได้ เช่น กำหนดสีของตัวอักษรเป็นสีแดง ถ้าข้อมูลมีค่าน้อยกว่า หรือมากกว่าที่กำหนด กำหนดให้แสดงกราฟเปรียบเทียบในช่องเซลล์ของข้อมูลแต่ละตัว เป็นต้น
    ข้อมูลที่จะนำมาจัดรูปแบบตามเงื่อนไข มีดังนี้



    วิธีจัดรูปแบบตามเงื่อนไข มีดังนี้
    1. คลิกเลือกบริเวณข้อมูลที่ต้องการ ในตัวอย่างให้คลิกเลือก ตำแหน่ง C2 ถึง C12
      เคล็ดลับ: ถ้าต้องการเลือกข้อมูลที่ติดกันทั้งแถว ให้คลิกที่ข้อมูลในเซลล์บนสุด กดปุ่ม Shift และ Enter ค้างไว้ แล้วกดปุ่มลูกศรลง บนแป้นพิมพ์ เช่น คลิกตำแหน่ง C2 แล้วกดปุ่ม Shift และ Enter ค้างไว้ แล้วกดปุ่มลูกศรลง จะเลือกข้อมูลทั้งหมดโดยไม่ต้องใช้เมาส์ลาก วิธีนี้มีประโยชน์มาก ในกรณีที่ข้อมูลมีความยาวมาก ๆ ไม่สะดวกที่จะใช้เมาส์ลาก
    2. บนแถบริบบิ้น ไปที่แท็บหน้าแรก กลุ่มลักษณะ คลิกปุ่มลักษณะเซลล์

    3. จะมีตัวเลือกย่อยให้เลือก

    • เน้นกฎของเซลล์ จะให้กำหนดเงื่อนไขในลักษณะต่าง ๆ เช่น
    1. มากกว่า
    2. น้อยกว่า
    3. ระหว่าง
    4. เท่ากับ
    5. ข้อความที่มี
    6. วันที่เกิด
    7. ค่าที่ซ้ำกัน
    8. กฎเพิ่มเติม สำหรับเพิ่มเงื่อนไขเอง เช่น เพิ่มค่าที่มากกว่าหรือเท่ากับ ตลอดจนการกำหนดรูปแบบตามต้องการ
    ในตัวอย่างนี้ เราต้องการแสดงรายการที่ต่ำกว่า 3,000 ให้คลิกที่ น้อยกว่า และระบุข้อมูลดังภาพ และถ้าต้องการเปลี่ยนลักษณะ สามารถเลือกลักษณะตามที่ Excel กำหนดให้เลือก ดังภาพ

    • กฎอันดับแรก/สุดท้าย เป็นการกำหนดรูปแบบตามลำดับ เช่น 10 ลำดับแรก 10 ลำดับท้ายสุด และอื่น ๆ เป็นต้น
    • เน้นกฎของเซลล์ จะให้กำหนดเงื่อนไขในลักษณะต่าง ๆ เช่น 1.มากกว่า
    • แถบข้อมูล เป็นการใส่แถบข้อมูล จากตัวเลือกที่กำหนด เพื่อการเปรียบเทียบข้อมูลโดยใช้ความยาวของแถบ เช่น

    • ระดับสี เป็นการใช้สีตามลักษณะของข้อมูล เช่น

    • ชุดไอคอน เป็นการแสดงไอคอนในเซลล์ตามลักษณะของข้อมูล เช่น

    • สร้างกฎ ในกรณีที่เงื่อนไขไม่มีให้เลือก สามารถสร้างกฎเพิ่มเติมได้
    • ล้างกฎ เมื่อต้องการล้างกฎในเซลล์ที่ระบุ
    • จัดการกฎ ใช้สำหรับการแก้ไขกฎ เช่น เปลี่ยนแปลงค่าเงื่อนไข เป็นต้น
    การเขียนความคิดเห็น หรือ Comments
    ความคิดเห็น หรือ Comments เป็นข้อความที่เราบันทึกไว้ในแต่ละ เซลล์ เพื่อแสดงความคิดเห็นต่อข้อมูลของ เซลล์ นั้น ๆ หรือ เพื่อเตือนความจำ เกี่ยวกับข้อมูลนั้น ๆ

    การเขียนความคิดเห็นในแต่ละ เซลล์ ทำดังนี้
    1. คลิกเลือกเซลล์ ที่ต้องการใส่ความคิดเห็น
    2. คลิกขวา เลือก แทรกข้อคิดเห็น

    3. จะเกิดกรอบ สำหรับเขียนความคิดเห็น โดยจะมีชื่อของเจ้าของอยู่ในกล่องนี้ด้วย เนื่องจากถ้ามีการ ใช้ ไฟล์นี้ร่วมกันหลายคน จะได้ทราบว่า เป็นความคิดเห็นของใคร หรือ ใครเป็นคนใส่ความคิดเห็นนี้

    4. ให้เขียนความคิดเห็น ดังภาพ

    5. ถ้าต้องการจัดรูปแบบ ให้คลิกขวาที่ขอบ

    6. จะเปิดหน้าต่างให้กำหนดลักษณะพิเศษ เช่น สีตัวหนังสือ สีพื้น เส้นขอบ
    7. พิมพ์เสร็จแล้ว ให้คลิกที่นอกกรอบไป 1 ครั้ง กรอบข้อความที่เป็น Comment จะหายไป และที่ช่องที่เขียน Comment จะมีสามเหลี่ยมสีแดงเล็ก ๆ ปรากฏที่มุมบนด้านขวามือ เมื่อนำเมาส์มาวางจะปรากฏให้เห็น ดังนี้

    8. ถ้าต้องการเอา Comment ออก ให้คลิกเลือกที่ เซลล์ ที่ต้องการเอา Comment ออก แล้วไปที่แท็บหน้าแรก กลุ่มการแก้ไข ปุ่มล้าง และเลือกล้างข้อคิดเห็น
    การสลับแถวข้อมูล
    ในกรณีที่ต้องการสลับแถวข้อมูล ระหว่างแถวกับคอลัมน์ เพื่อให้ดูง่ายขึ้น หรือเพื่อสะดวกในการใช้ Fill handle คัดลอกข้อมูล เป็นต้น เราสามารถสลับแถวได้ ดังนี้
    ข้างล่างนี้คือข้อมูลเดิม


    ข้อมูลใหม่ที่สลับแถวแล้ว

    การสลับแถวข้อมูลใช้การคัดลอก และวางแบบพิเศษ โดยเลือกวางแบบ สลับเปลี่ยนแถวกับคอลัมน์ วิธีการ
    1. จากข้อมูลข้างต้น คลิกลากบริเวณให้ครอบคลุมข้อมูล ตั้งแต่ A1 ถึง E4 หรือคลิกภายในบริเวณข้อมูล และกด Ctrl + A
    2. ที่แท็บหน้าแรก กลุ่มคลิปบอร์ด คลิก คัดลอก
    3. คลิกที่เซลล์ที่ต้องการวางข้อมูล เช่น G1
    4. คลิกขวาที่เซลล์ G1 และเลือกวางข้อมูลแบบ สลับเปลี่ยนแถวกับคอลัมน์

    เคล็ดลับ:
    ถ้าเซลล์มีสูตรการคำนวณ ต้องเปลี่ยนการอ้างอิงเซลล์ ต้องอ้างอิงแบบ Absolute Referencing ก่อนการคัดลอกข้อมูล มิฉะนั้นการอ้างอิงข้อมูลจะไม่ถูกต้อง
    การเรียงข้อมูล
    ในกรณีที่ข้อมูลมีจำนวนมาก และเป็นไปแบบสุ่ม แต่เราต้องการเรียงข้อมูลเสียใหม่ให้เป็นระบบมากขึ้น และถ้ามีหลายคอลัมน์ Excel สามารถเรียงข้อมูลได้หลายคอลัมน์ เช่น เรียงตามอายุ ถ้าอายุเท่ากันให้เรียงชื่อตามตัวอักษร เป็นต้น
    Excel 2010 เรียงข้อมูล 4 ลักษณะคือ
    • เรียงตามค่า
    • เรียงตามสีของเซลล์
    • เรียงตามสีของตัวอักษร
    • เรียงตามไอคอนของเซลล์ ในกรณีที่มีการจัดรูปแบบเซลล์โดยใช้ไอคอน
    ลักษณะการเรียง จะเรียงได้ 3 ลักษณะ คือ
    • เรียงจากน้อยไปหามาก จาก ก - ฮ หรือจากเลขน้อย ไปหาเลขมาก
    • เรียงจากมากไปหาน้อย จาก ฮ – ก หรือจากเลขมาก ไปหาเลขน้อย
    • เรียงแบบกำหนดเอง เช่น เรียงตามวัน หรือตามรูปแบบที่กำหนดอย่างอื่น
    การเรียงข้อมูลจะต้องกำหนดให้เรียงโดยยึดคอลัมน์ใดคอลัมน์หนึ่งเป็นหลัก และข้อมูลในคอลัมน์อื่น ๆ จะต้องเปลี่ยนแปลงตามไปด้วย ข้อมูลในแต่ละแถวจึงจะเหมือนเดิม ดังนั้นในการเลือกจึงต้องเลือกให้ครอบคลุมข้อมูลทุกคอลัมน์ ที่เป็นข้อมูลอยู่ในชุดเดียวกัน
    วิธีการ
    สมมติว่า ต้องการเรียงข้อมูลข้างล่างนี้ ตามอายุ จากน้อย ไปหามาก


    มีขั้นตอน ดังนี้
    1. คลิกในบริเวณข้อมูล ที่ใดก็ได้ ภายในขอบเขตข้อมูลตั้งแต่ B2 ถึง C11 เพิ่อระบุขอบเขตของข้อมูล Excel จะวิเคราะห์บริเวณตาราง โดยถือเอาเซลล์ที่ติดต่อกัน เป็นข้อมูลชุดเดียวกัน ในตัวอย่างนี้คลิกที่ตำแหน่ง C4
    2. ไปที่แท็บ ข้อมูล กลุ่มเรียงลำดับและกรอง คลิกปุ่มเรียงลำดับ

    3. Excel จะลากดำครอบคลุมบริเวณข้อมูลทั้งหมด และจะมีหน้าจอให้ตั้งค่าสำหรับการเรียงข้อมูล


      • เพิ่มระดับ ถ้ามีการเรียงมากกว่า 1 คอลัมน์ ให้เพิ่มระดับ เช่น ในตัวอย่าง เราจะเรียงตามคอลัมน์ C แต่ใน คอลัมน์ C มีเลขซ้ำกัน คือเลข 10 ในกรณีนี้ จะให้เรียงชื่อตามตัวอักษร ดังนั้นในตัวอย่างนี้ ประสาท จะมาก่อน มานะ
        เมื่อคลิกเพิ่มระดับ Excel จะเพิ่มแถวการเรียงให้ระบุเงื่อนไขการเรียง ดังนี้
      • คอลัมน์เรียงตามลำดับ ให้ระบุคอลัมน์ของข้อมูลที่ต้องการเรียง
      • เรียงลำดับ สามารถเลือกได้แก่ เรียงตามค่า สีของแบบอักษร สีของเซลล์ และไอคอนของเซลล์
    4. ในตัวอย่างนี้ ครั้งแรกให้เรียงข้อมูลตามคอลัมน์ C เรียงตามค่า และเรียงจากน้อยไปหามาก ต่อมาให้เรียงข้อมูลตามคอลัมน์ B ดังภาพ
    5. จะได้ข้อมูลดังภาพ
    6. จะเห็นได้ว่า ลำดับที่ของข้อมูลจะถูกเปลี่ยนไปด้วย ถ้าต้องการยกเลิกการเรียง ให้กดปุ่ม Undo หรือ ไปที่ Edit > Undo ถ้าปิดแล้วเปิดใหม่ จะไม่สามารถกลับคืนได้อีก
    การกรองข้อมูล
    ในกรณีที่มีข้อมูลจำนวนมาก และเราต้องการเลือกดูข้อมูลเฉพาะบางอย่าง เช่น มีข้อมูลคน จำนวน 500 คน ต้องการดูข้อมูลคนที่มีอายุ ระหว่าง 20-29 ปี เราสามารถทำได้ โดยใช้การกรองข้อมูล การกรองข้อมูล จะช่วยให้เราเลือกดูข้อมูล เฉพาะเรื่องที่ต้องการได้ Excel มีเมนูสำหรับการกรองข้อมูลให้แล้ว สามารถเลือกดูได้
    สมมติ ว่า เรามีข้อมูลชื่อคน และอายุ ตามข้างล่างนี้


    จะสังเกตเห็นได้ว่า ข้อมูลจัดเรียงอยู่ในรูปของตาราง โดยในแถวที่ 1 เป็นชื่อของแต่ละคอลัมน์ ซึ่งเราเรียกว่าเป็น heading และถ้าสังเกตดูจะเห็นว่า ข้อมูลมีทั้งหมด 7 รายการ เริ่มจากแถวที่ 2-8 สำหรับคอลัมน์อายุ มีข้อมูลตั้งแต่ 16 จนถึง 60 ปี และอาชีพ 1-4
    ถ้าเราต้องการดูข้อมูลของคนที่มีอายุ ตั้งแต่ 20 ถึง 50 ปี มีวิธีการดังนี้
    วิธีการ
    1. พิมพ์ข้อมูลให้เหมือนข้อมูลในตัวอย่างข้างต้น
    2. คลิกในบริเวณข้อมูล (ภายในตำแหน่ง A1ถึง C8 หรือ A1:C8)
    3. ที่แท็บข้อมูล กลุ่มเรียงลำดับและกรอง และเลือกตัวกรอง

    4. จะเกิดปุ่มลูกศรการกรองที่หัวตาราง
    5. ที่หัวตารางอายุ ให้คลิกปุ่มลูกศร เลือก ตัวกรองตัวเลข > ระหว่าง

    6. จะเกิดหน้าจอให้กำหนดเงื่อนไข ให้คลิกคลี่รายการ และเลือก มากกว่าหรือเท่ากับ 20 และ น้อยกว่าหรือเท่ากับ 50 ดังภาพ

    7. จะได้ข้อมูล ดังภาพ

    8. จากหน้าต่างการกรอง เราสามารถกำหนดเงื่อนไขต่าง ๆ ได้ตามต้องการ หรือ การเรียงลำดับมาจากมากไปหาน้อย จากน้อยไปหามาก ก็สามารถทำได้จากหน้าต่างนี้
    9. ถ้าต้องการยกเลิกการกรอง ให้ไปที่แท็บข้อมูล กลุ่มเรียงลำดับและกรอง และเลือกตัวกรองอีกครั้ง การกรองที่หัวตารางจะหายไป

      กิจกรรมฝึกปฏิบัติ
      ให้กรองข้อมูลตามเงื่อนไข ต่อไปนี้
      1. ต้องการดูข้อมูลเฉพาะผู้ที่มีอายุ 20
      2. ต้องการดูข้อมูลเฉพาะผู้ที่มีอายุ ตั้งแต่ 20 ปีขึ้นไป
      3. ต้องการดูข้อมูลเฉพาะผู้ที่มีอายุ ระหว่าง 20 – 50 ปี
      4. ต้องการดูข้อมูลเฉพาะผู้ที่มีอายุ น้อยกว่า 50 ปี
      5. ต้องการดูข้อมูลเฉพาะผู้ที่มีอายุ ตั้งแต่ 50 ปี ลงมา
      6. ต้องการดูข้อมูลเฉพาะผู้ที่มีอาชีพรับจ้าง
      7. ต้องการดูข้อมูลเฉพาะผู้มีอายุไม่เกิน 40 ที่ประกอบอาชีพอื่นๆ ข้อมูล


        การไปทำงานกับแผ่นงานอื่น
        โปรแกรม Excel ที่เปิดขึ้นมาเปรียบเสมือนเป็นหนังสือ 1 เล่ม ในแผ่นงานแต่ละแผ่น เปรียบเสมือนเป็นหนังสือแต่ละหน้า เราสามารถไปทำงานในหน้าอื่น ๆ หรือ แผ่นงานอื่น ๆ ได้ โดยการคลิกที่ชื่อของแผ่นงาน ซึ่งอยู่ที่แถบด้านล่าง ดังภาพ



        เราสามารถจัดการเกี่ยวกับแผ่นงานให้ เช่น เพิ่ม ย้ายตำแหน่ง ลบแผ่นงาน เปลี่ยนสี เปลี่ยนชื่อแผ่นงานได้ โดยการคลิกขวาที่ชื่อแผ่นงาน และเลือกคำสั่งที่ต้องการ ดังภาพ




บทที่ 3: การคำนวณอย่างง่าย และฟังก์ชันเบื้องต้น -- Excel 2010

การทำงานกับตัวเลข
เมื่อพิมพ์ตัวเลขลงในเซลล์ เราสามารถนำมาประมวลผล หาผลลัพธ์ โดยการ นำตัวเลขมา บวก ลบ คูณ หาร กันได้ เครื่องหมายที่ใช้งาน มี ดังนี้
 +เครื่องหมายบวก
 -เครื่องหมายลบ
 *เครื่องหมายคูณ
 /เครื่องหมายหาร
 ^เครื่องหมายยกกำลัง
การคำนวณทางคณิตศาสตร์อย่างง่าย
การคำนวณ ใน Excel ทำได้ โดยการป้อนตัวเลขเข้าในเซลล์ แต่ละเซลล์จากนั้น จึงกำหนดให้นำตัวเลขในแต่ละเซลล์ มา บวก ลบ คูณ หาร กัน ลองดูตัวอย่าง และทำตามต่อไปนี้
การบวก
  1. คลิกที่ตำแหน่ง A1
  2. พิมพ์เลข 20
  3. แล้วกด Enter เคอร์เซอร์ จะเลื่อนมาที่ เซลล์ A2
  4. ที่ตำแหน่ง A2 พิมพ์เลข 30 แล้วกด Enter
  5. เคอร์เซอร์ จะเลื่อนมาที่ A3 ให้พิมพ์ =A1+A2
  6. เครื่องหมายเท่ากับ ข้างหน้า เป็นการบอก Excel ว่า เป็นการใช้สูตร ไม่ใช่เป็นการพิมพ์ข้อความธรรมดา และจะสังเกตสีของ ข้อความ A1 และ A2 แตกต่างไปจากสีธรรมดา และเมื่อขณะพิมพ์ A1 จะมีกรอบเกิดขึ้นที่ตำแหน่ง A1 ด้วย และขณะพิมพ์ A2 ก็จะมีกรอบเกิดที่ตำแหน่ง A2 แสดงขอบเขตที่ถูกเลือก ดังนี้
  7. เมื่อพิมพ์เสร็จแล้ว ให้กดปุ่ม Enter กรอบจะเลื่อนไปยังตำแหน่ง A4 และจะได้ผลลัพธ์เท่ากับ 50 ในตำแหน่งเซลล์ A3 ดังภาพ
การลบ
  1. คลิกที่ ตำแหน่ง C1 พิมพ์เลข 30 แล้วกด Enter
  2. ที่ตำแหน่ง C2 และพิมพ์เลข 20 แล้วกด Enter
  3. ที่ตำแหน่ง C3 ให้พิมพ์ =C1-C2
  4. กดปุ่ม Enter จะได้ผลลัพธ์ คือผลต่าง ระหว่าง 30 และ 20 ซึ่งเท่ากับ 10 ในตำแหน่งเซลล์ C3
การคูณ
  1. คลิกที่ ตำแหน่ง E1 พิมพ์เลข 3 แล้วกด Enter
  2. ที่ตำแหน่ง E2 พิมพ์เลข 2 แล้วกด Enter
  3. ที่ตำแหน่ง E3 ให้พิมพ์ =E1*E2
  4. กดปุ่ม Enter จะได้ผลลัพธ์ ซึ่งเป็นผลคูณ ของ 3 และ 2 ซึ่งเท่ากับ 6 ในตำแหน่งเซลล์ E3
การหาร
  1. คลิกที่ ตำแหน่ง G1 พิมพ์เลข 30 แล้วกด Enter
  2. ที่ตำแหน่ง G2 พิมพ์เลข 5 แล้วกด Enter
  3. ที่ตำแหน่ง G3 ให้พิมพ์ =G1/G2
  4. กดปุ่ม Enter จะได้ผลลัพธ์ 30 หารด้วย 5 ซึ่งเท่ากับ 6 ในตำแหน่งเซลล์ G3
กิจกรรมฝึกปฏิบัติ
ให้ท่านหาคำตอบในเซลล์ B3 B4 B5 และ B6 ซึ่งเป็นผลบวก ลบ คูณ และหาร ของ เลข 50 และ 20 โดยให้ทำใน Excel Web App ข้างล่างภาพ (หรือ ใช้ Excel 2010 ในเครื่องของท่าน)


เฉลยคำตอบ คลิกที่นี่


การใช้ ผลรวม (AutoSum)
เครื่องหมาย ผลรวม หรือ AutoSum (  ) บนแถบริบบิ้น ใช้สำหรับการบวกตัวเลขตามแนวตั้ง(column) หรือแนวนอน(row) อย่างรวดเร็ว ซึ่งมีวิธีการใช้ ดังนี้
  1. ไปที่ ตำแหน่ง H1 พิมพ์ 5 แล้วกด Enter
  2. ที่ตำแหน่ง H2 พิมพ์ 5 แล้วกด Enter
  3. ที่ตำแหน่ง H3 พิมพ์ 5 แล้วกด Enter
  4. ขณะนี้ เคอร์เซอร์ จะมาอยู่ที่ตำแหน่ง H4
  5. ไปที่แท็บหน้าแรก กลุ่มการแก้ไข คลิกปุ่มผลรวม (  )
  6. จะเกิดกรอบล้อมรอบข้อมูล และมีสูตรเกิดขึ้น ดังภาพ
  7. ให้กดปุ่ม Enter เพื่อตอบตกลง จะได้ผลดังภาพข้างล่างนี้
เคล็ดลับ: สามารถใช้ผลรวมทีละหลาย ๆ คอลัมน์ ทั้งแนวตั้งและแนวนอน
การคำนวณโดยอัตโนมัติ
เมื่อมีการกรอกตัวเลขลงใน เซลล์ และมีการสั่งให้คำนวณ Excel จะคำนวณให้ แต่ถ้าเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงค่าในเซลล์ ถ้าไม่ตั้งให้ Excel คำนวณโดยอัตโนมัติ Excel ก็จะไม่คำนวณให้ การตั้งค่าให้คำนวณโดยอัตโนมัติ ทำได้ดังนี้
  1. บนริบบิ้นไปที่ แฟ้ม > ตัวเลือก
  2. จะเปิดหน้าต่างตัวเลือก ให้คลิกแถบ สูตร
  3. ถ้าวงกลมหน้าคำว่า “อัตโนมัติ” ในกลุ่ม การคำนวณสมุดงาน ไม่ถูกเลือก แสดงว่าจะไม่มีการคำนวณอัตโนมัติ
  4. ให้คลิก เลือกดังภาพ
  5. โดยปกติ โปรแกรมจะตั้งค่าให้คำนวณโดยอัตโนมัติไว้แล้ว นอกจากจะมีการเปลี่ยนแปลง
การคลิกเลือกเซลล์ ในการคำนวณ
การคำนวณนอกจากจะพิมพ์ตำแหน่งเซลล์ลงในสูตรแล้ว ยังสามารถใช้การคลิกที่เซลล์ เพื่อระบุตำแหน่งที่จะนำมาใช้ในการคำนวณได้อีกด้วย ลองทำตามตัวอย่างต่อไปนี้
  1. ไปที่ตำแหน่ง B1 พิมพ์ 2 แล้วกด Enter
  2. ไปที่ตำแหน่ง B2 พิมพ์ 3 แล้วกด Enter
  3. ไปที่ตำแหน่ง B3 พิมพ์ 4 แล้วกด Enter
  4. ขณะนี้ ท่านจะอยู่ที่ตำแหน่ง B4
  5. พิมพ์เครื่องหมาย = ซึ่งเป็นการบอก Excel ว่า กำลังจะใช้สูตร
  6. จะเห็นที่แถบสูตร หรือ Formula bar จะเกิดเครื่องหมายเท่ากับ
  7. ใช้เมาส์คลิกที่ตำแหน่ง B3 จะเกิดเส้นประล้อมรอบเซลล์ B3 ถ้าคลิกผิด ให้กดปุ่ม Esc เพื่อยกเลิก และคลิกใหม่
  8. พิมพ์เครื่องหมาย +
  9. ใช้เมาส์คลิก ตำแหน่ง C3
  10. พิมพ์เครื่องหมาย -
  11. ใช้เมาส์คลิก ตำแหน่ง C1
  12. จะเห็นดังภาพข้างล่าง
  13. ให้ท่านกด Enter โปรแกรม Excel จะคำนวณให้ จะเห็นดังนี้
เคล็ดลับ: เราสามารถใช้เมาส์คลิกเซลล์ใด ๆ ในแผ่นงานเดียวกัน หรือไปคลิกที่ แผ่นงานอื่นก็ได้ ถ้าต้องการยกเลิก ให้กดปุ่ม Esc
กิจกรรมฝึกปฏิบัติ
ให้ท่านลองทำตามขั้นตอนข้างต้น ลงในแผ่นงาน Excel Web App ข้างล่างนี้




การใช้งานฟังก์ชัน
เราอาจจะพูดได้ว่า ฟังก์ชันของ Excel ก็คือสูตรสำเร็จรูปที่โปรแกรม Excelจัดทำไว้ให้แล้ว พร้อมเรียกใช้งานได้เลย เพียงแต่เราใส่ค่าที่ต้องการให้คำนวณ โดยการระบุเซลล์ข้อมูล หรือพิมพ์โดยตรง เพื่อให้ฟังก์ชันนำไปคำนวณเท่านั้น หน้าที่ของฟังก์ชัน ก็คือ เอาข้อมูลที่เราระบุ ไป บวก ลบ คูณ หาร กัน เช่น ฟังก์ชัน SUM ก็จะนำค่าที่เราระบุมารวมกัน ผลที่ได้คือผลรวมของข้อมูลที่เราระบุ ฟังก์ชันช่วยให้ทำงานได้เร็วขึ้น ถ้าไม่มีฟังก์ชัน เราจะต้องเสียเวลาในการคำนวณเป็นอย่างมาก เช่น ถ้าเราต้องการรวมตัวเลขใน B5 ถึง B15 เราต้องเขียนใน Formular bar ดังนี้
=B5+B6+B7+B8+B9+B10+B11+B12+B13+B14+B15
แต่ถ้าเราใช้ฟังก์ชัน SUM ซึ่งเป็นการรวมตัวเลขใน เซลล์ เราสามารถเรียกใช้สูตร และระบุข้อมูลได้สะดวกขึ้น ดังนี้
=SUM(B5:B15)
โปรแกรม Excel มีฟังก์ชันจำนวนมาก ทั้งฟังก์ชันทางคณิตศาสตร์ การเงิน การคิดค่าทางสถิติ เป็นต้น ฟังก์ชันเหล่านี้ ทำให้เราสามารถหาค่าต่าง ๆ ได้โดยไม่ยาก เช่น หาผลรวม หาค่าเฉลี่ย นับจำนวนความถี่ หรือแม้แต่การหาผลรวมย่อย (Subtotal) ก็สามารถทำได้ การใช้ฟังก์ชันจำเป็นต้องมีการอ้างอิงถึงข้อมูลที่จะนำมาใช้ในฟังก์ชัน จึงควรเรียนรู้การอ้างอิงข้อมูลใน เซลล์ ต่าง ๆ เสียก่อน
การอ้างอิงถึงข้อมูลในเซลล์
การจะใช้ฟังก์ชันได้ถูกต้อง ต้องมีการระบุตำแหน่งของเซลล์ ว่าจะเลือกตำแหน่งใด เช่น
A1 เป็นการอ้างอิงถึงข้อมูลในเซลล์ A1
A1:D1 เป็นการอ้างอิงถึงข้อมูลในเซลล์ ตั้งแต่ A1 ถึง D1 ซึ่งหมายถึงข้อมูลในเซลล์ A1, B1, C1 และ D1
การอ้างอิงเซลล์แบบต่าง ๆ จะมีผลก็ต่อเมื่อมีการคัดลอกสูตร หรือมีการใช้ปุ่ม Fill handle ลากเพื่อคัดลอกสูตรไปยังตำแหน่งเซลล์ต่าง ๆ ซึ่งจะมีผลทำให้ผลลัพธ์ที่ได้ไม่เหมือนกัน ตามลักษณะการอ้างอิงข้อมูลในเซลล์นั้น ๆ


การอ้างอิง แบ่งออกเป็น 3 ลักษณะ คือ
  1. การอ้างอิงแบบสัมพันธ์ (Relative Referencing)
  2. การอ้างอิงแบบแน่นอน (Absolute Referencing)
  3. การอ้างอิงแบบผสม (Mixed Referencing)


  1. การอ้างอิงแบบสัมพันธ์ (Relative Referencing)
    โดยปกติ การอ้างอิงเซลล์ใน Excel จะเป็นการอ้างอิงเชิงสัมพันธ์ เช่น A1, B5, A1:C3 เป็นต้น
    การอ้างอิงแบบสัมพันธ์จะยึดตำแหน่งข้อมูลปัจจุบันเป็นหลัก ถ้ามีการคัดลอกสูตรในตำแหน่งปัจจุบันไปไว้ในเซลล์อื่น ตำแหน่งของข้อมูลในสูตรจะเปลี่ยนไปด้วย
    ตัวอย่าง
    จากภาพ จะเห็นสูตรในเซลล์ B3 อ้างอิงข้อมูลในเซลล์ A1 และ A2
    ถ้ายึดตำแหน่งข้อมูลปัจจุบัน คือ B3 เป็นหลัก ตำแหน่งของ A1 คือ ตำแหน่งที่อยู่เหนือขึ้นไป 2 แถว (หรือ C[-2]) และถัดไปทางซ้าย 1 คอลัมน์ (หรือ R[-1])
    ทำนองเดียวกัน ถ้ายึด B3 เป็นหลัก ตำแหน่งของ A2 คือ ตำแหน่งที่อยู่เหนือขึ้นไป 1 แถว (หรือ C[-1]) และถัดไปทางซ้าย 1 คอลัมน์ (หรือ R[-1])
    เมื่อมีการคัดลอกสูตรนี้ไปยังตำแหน่ง B4 ค่าที่ได้ จะเป็นดังภาพ
    ค่าที่ได้ คือ 5 ทั้งนี้เพราะมีการปรับเปลี่ยนตำแหน่งของเซลล์ปัจจุบัน จาก B3 เป็น B4 ดังนั้นการอ้างอิงจึงเปลี่ยนตามไปด้วย เพราะเป็นการอ้างอิงแบบสัมพันธ์ที่ยึดเซลล์ปัจจุบันเป็นหลัก
    ถ้ายึดเซลล์ B5 เป็นหลัก ตำแหน่งที่อยู่เหนือขึ้นไป 2 แถว (หรือ C[-2]) และถัดไปทางซ้าย 1 คอลัมน์ (หรือ R[-1]) คือ A2 ซึ่งมีค่าเท่ากับ 5
    ถ้ายึดเซลล์ B5 เป็นหลัก ตำแหน่งที่อยู่เหนือขึ้นไป 1 แถว (หรือ C[-1]) และถัดไปทางซ้าย 1 คอลัมน์ (หรือ R[-1]) คือ A3 ซึ่งไม่มีอะไร
    ดังนั้น A2 รวมกับ A3 จึงมีค่าเท่ากับ 5
    สรุปได้ว่า ถ้าเป็นการอ้างอิงแบบสัมพันธ์ เมื่อมีการเปลี่ยนตำแหน่งปัจจุบัน ตำแหน่งข้อมูลที่ถูกอ้างถึงจะเปลี่ยนตามไปด้วย
  2. การอ้างอิงแบบแน่นอน (Absolute Referencing)
    การอ้างอิงแบบแน่นอนยึดตำแหน่งข้อมูลที่อ้างถึงเป็นหลัก ไม่มีเปลี่ยนแปลง การระบุการอ้างอิงแบบแน่นอนให้ใช้เครื่องหมาย $ นำหน้า ทั้งแถวและคอลัมน์ เช่น $A$1 เป็นการตรึงตำแหน่ง นี้ ทั้งแถวและคอลัมน์ ไม่ว่า จะไปอ้างอิงถึงที่ใดก็ตาม ตำแหน่งจะไม่เปลี่ยนแปลง ค่าที่ถูกอ้างถึง จะคงที่เสมอ
    ตัวอย่าง
    เมื่อมีการคัดลอกสูตรในตำแหน่ง B3 มาไว้ที่ตำแหน่ง B4 ค่าจะยังคงเหมือนเดิม ดังภาพ
    เคล็ดลับ การเปลี่ยนลักษณะการอ้างอิงจาก Relative เป็น Absolute ให้กดปุ่ม F4
  3. การอ้างอิงแบบผสม (Mixed Referencing)
    เป็นการผสมกัน ระหว่างการอ้างอิงแบบสัมพันธ์ (Relative Referencing) และ การอ้างอิงแบบแน่นอน (Absolute Referencing) เป็นการตรึงเฉพาะแนวนอน (แถว) หรือ แนวตั้ง (คอลัมน์) อย่างใดอย่างหนึ่ง เช่น A$3 เป็นการตรึงแถวที่ 3 ซึ่งเป็นการอ้างอิงแบบแน่นอน แต่ไม่ตรึงคอลัมน์ A ซึ่งเป็นการอ้างอิงแบบสัมพันธ์
    ถ้ามีการคัดลอกสูตรที่อ้างอิง A$3 ลงมาในแนวดิ่ง ข้อมูลที่อ้างถึงจะเป็นแถวที่ 3 เสมอ ไม่เปลี่ยนเป็นแถวที่ 4,5,6... เพราะข้อมูลถูกตรึงไว้นั่นเอง
    แต่ถ้ามีการคัดลอกสูตรที่มีการอ้างอิงถึงเซลล์ A$3 ไปตามแนวนอน คอลัมน์ที่ถูกอ้างถึงจะเปลี่ยนเป็น B,C,D... เรื่อย ๆ เพราะมีข้อมูลไม่ได้ถูกตรึง แต่เป็นการอ้างในลักษณะสัมพันธ์กับตำแหน่งของเซลล์ปัจจุบัน นั่นเอง
การอ้างอิงเซลล์ ในแผ่นงานอื่น
ในการอ้างอิงถึง เซลล์ในแผ่นงานอื่น ต้องระบุชื่อแผ่นงาน ไว้ข้างหน้า คั่นด้วยเครื่องหมายตกใจ หรือ !
เช่น ต้องการนำข้อมูลที่ตำแหน่ง D18 ของ Sheet1 ไปไว้ที่ตำแหน่ง B2 ของ Sheet2 ให้กำหนดที่ เซลล์ B2 ของ Sheet2 และพิมพ์ =Sheet1!D18
ในกรณีที่อยู่ที่ Sheet 1 และต้องการนำข้อมูลในจากเซลล์ A3 ของ Sheet2 มาไว้ที่เซลล์ A2 ของ Sheet 1 สามารถอ้างอิงได้ ดังนี้
  1. ที่ Sheet1 คลิกที่เซลล์ A2
  2. พิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ (=) เพื่อระบุว่าจะใช้สูตร
  3. คลิกที่แถบ Sheet2 ที่ชื่อแผ่นด้านล่าง เพื่อไปยังแผ่นงาน Sheet2
  4. คลิกข้อมูลที่เซลล์ A3 แล้วกด Enter
  5. ข้อมูลจาก A3 ของ Sheet2 จะมาอยู่ที่เซลล A2 ของ Sheet1
  6. ถ้าข้อมูลของเซลล์ A3 ของ Sheet2 คือ 50 เมื่อดูการอ้างอิงในแถบสูตรของ Sheet1 จะเห็นสูตรในช่อง A2 ดังภาพ
การอ้างอิงโดยใช้เมาส์ระบุตำแหน่ง
การอ้างอิงเซลล์ นอกจากจะพิมพ์ตำแหน่งเซลล์แล้ว ยังมีวิธีการที่ไม่ต้องพิมพ์ แต่ใช้เมาส์คลิกระบุตำแหน่งซึ่ง จะสะดวกกว่าการพิมพ์มาก ในตัวอย่างต่อไปนี้ จะหาผลรวมของเซลล์ B1 และ B2 แสดงผลรวมที่เซลล์ B3 มีวิธีการ ดังต่อไปนี้
  1. คลิกที่เซลล์ B1 พิมพ์ 100
  2. คลิกที่ เซลล์ B2 พิมพ์ 50
  3. คลิกที่ เซลล์ B3 พิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ เพื่อนำผลรวม ของเซลล์ B1 และ B2 มาไว้ที่นี่
  4. คลิกที่เซลล์ B1
  5. พิมพ์เครื่องหมาย บวก (+)
  6. คลิกที่เซลล์ B2
  7. กดปุ่ม Enter จะได้ผลลัพธ์ ดังภาพ
กิจกรรมฝึกปฏิบัติ
ให้ท่านลองทำตามขั้นตอนข้างต้น เพื่อฝึกการใช้เมาส์ระบุตำแหน่งการอ้างอิง ตามข้อ 1-7 ข้างต้น โดยฝึกในแผ่นงาน Excel Web App ข้างล่างนี้ หรือ ทำในโปรแกรม Excel 2010 บนเครื่องของท่าน




วิธีใช้งานสูตรของ Excel
Excel มีสูตร หรือ ฟังก์ชัน สำหรับการคำนวณต่าง ๆ จำนวนมาก เช่น การบวก การหาค่าสูงสุด การพิมพ์ตัวเลขเป็นตัวหนังสือ การหาค่าเฉลี่ย เป็นต้น การเรียกใช้งานสูตรของ Excel ทำได้ 2 ลักษณะคือ
  1. พิมพ์สูตรโดยตรงที่แถบสูตร
  2. เรียกใช้งานสูตรจากหน้าจอของ Excel
ตัวอย่างต่อไปนี้ จะเป็นการเรียกใช้ฟังก์ชัน SUM ซึ่งเป็นคำสั่งให้นำข้อมูลมารวมกัน ดังนี้
  1. พิมพ์ 5 ในตำแหน่ง B1 แล้วกด Enter
  2. พิมพ์ 2 ในตำแหน่ง B2 แล้วกด Enter
  3. พิมพ์ 6 ในตำแหน่ง B3 แล้วกด Enter
  4. ที่ตำแหน่ง A4 พิมพ์คำว่า ผลรวม
  5. คลิกที่ตำแหน่ง B4 เพื่อนำผลรวมมาแสดงที่ตำแหน่งนี้
  6. คลิกที่ ปุ่มแทรกฟังก์ชัน (  ) ที่แถบสูตร ดังภาพ
  7. จะเห็นมี หน้าจอ แทรกฟังก์ชัน หรือ Insert Function เกิดขึ้น ดังภาพ เพื่อให้คลิกเลือกฟังก์ชันที่ต้องการนำมาใช้ โดยในหน้าจอนี้ มีตัวเลือกให้แสดงสูตรของ Excel ในลักษณะต่าง ๆ เช่น การระบุคำ แสดงฟังก์ชันที่ใช้ไปล่าสุด แสดงตามประเภทการใช้งาน หรือแสดงทั้งหมด เป็นต้น
  8. ในที่นี้ เราต้องการการรวม จึงเลือกฟังก์ชัน SUM แล้วกด OK
  9. โปรแกรมจะเปิดหน้าจอ อาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชัน เพื่อให้ผู้ใช้เลือกข้อมูลจากแผ่นงานมาใช้ในฟังก์ชัน อาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชัน คือข้อมูลที่จะให้ฟังก์ชันนำไปคำนวณหาค่าที่ต้องการหน้าจออาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชันนี้ ใช้กับทุกฟังก์ชัน เพื่อให้ผู้ใช้เลือกข้อมูลจากแผ่นงานมาใช้ในฟังก์ชันที่กำลังเรียกใช้งาน สำหรับค่าที่จะนำมาใช้ จะแตกต่างกันไปตามฟังก์ชันที่ใช้
    สำหรับ ฟังก์ชัน SUM มีส่วนต่าง ๆ ที่น่าสนใจ ดังนี้
    • Number1 ข้อมูลที่โปรแกรมจะนำมารวมกัน จากภาพจะเห็นว่า โปรแกรมเดาเอาไว้ก่อนว่าเราต้องการนำค่าข้างบนมารวมกัน จึงระบุเป็นข้อมูลที่อยู่ตำแหน่ง B1:B3
    • ถ้าเราต้องการเปลี่ยนค่าที่โปรแกรมเลือก ให้คลิกที่ปุ่มตัวเลือก (  ) หน้าจอ อาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชัน จะย่อลง เพื่อให้ผู้ใช้สามารถใช้เมาส์คลิกเลือกบริเวณข้อมูลบนแผ่นงานได้
    • ถ้ามีข้อมูลที่จะรวมอีกชุด ก็สามารถเลือกได้โดยคลิกหรือพิมพ์ในช่อง Number2
  10. ในกรณีนี้ ข้อมูลถูกต้องแล้ว ให้คลิก OK
  11. จะได้ผลรวม ดังภาพ
การหาค่าเฉลี่ย (AVERAGE)
ในตัวอย่างต่อไปนี้ จะใช้วิธีการพิมพ์สูตรลงแถบสูตร และใช้เมาส์ระบุตำแหน่งเพื่ออ้างอิงเซลล์ เพื่อหาค่าเฉลี่ย โดยใช้สูตร average
ข้อมูลจากหน้าจอเดิม เราจะหาค่าเฉลี่ยของ ข้อมูลในตำแหน่ง B1, B2 และ B3 ดังนี้
  1. พิมพ์คำว่า ค่าเฉลี่ย ที่ตำแหน่ง A5
  2. ใช้เมาส์คลิกที่ตำแหน่ง B5 ซึ่งเป็นตำแหน่งที่จะนำค่าเฉลี่ยมาวางที่นี่
  3. พิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ (=) เพื่อบอก Excel ว่า จะเป็นการใช้สูตร การใช้สูตร ต้องพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับก่อนเสมอ
  4. พิมพ์สูตรหาค่าเฉลี่ย คือคำว่า average
  5. จะสังเกตว่า ขณะพิมพ์ Excel จะนำสูตรมาให้เลือก
  6. กดปุ่ม Tab บนแป้นพิมพ์ เพื่อเลือกสูตร Average
  7. Excel ทราบว่าจะใช้สูตรนี้ จึงได้แสดงค่าที่สูตรต้องการ (หรือ เรียกว่า อาร์กิวเม้นต์ ของสูตรนี้)
  8. ค่าที่สูตร Average ต้องการ หรือ อาร์กิวเม้นต์ ของสูตรนี้ คือ ค่าที่เราต้องการให้หาค่าเฉลี่ย ซึ่งได้แก่ค่าที่อยู่ในเซลล์ ตั้งแต่ B1 ถึง B3
  9. ใช้เมาส์ระบุตำแหน่งของ อาร์กิวเม้นต์ โดย คลิกที่เซลล์ B1 กดค้างไว้ แล้วลากลงมาให้ถึงเซลล์ B3
  10. กดปุ่ม Enter จะได้ผลลัพธ์ ดังภาพ
เคล็ดลับ: การเลือกช่วงของข้อมูลที่ติดต่อกัน ให้คลิกที่เซลล์แรก แล้วกดปุ่ม Ctrl+Shift ค้างไว้ และกดปุ่มลูกศรลง จะเลือกทั้งหมด มีประโยชน์เมื่อช่วงของข้อมูลมีความยาวมาก ๆ ไม่สะดวกที่จะใช้เมาส์ลาก ( Shortcut นี้ ไม่สามารถใช้บน Excel Web App ได้)
การหาค่าต่ำสุด (MIN)
บางครั้งเราต้องการดูค่าต่ำที่สุดในชุดข้อมูลนั้น ถ้าข้อมูลมีไม่กี่ตัวคงไม่มีปัญหา แต่ถ้าข้อมูลมีเป็นจำนวนมาก การใช้สูตรให้ Excel หา จะสะดวกและเชื่อถือได้มาก
สูตรที่ใช้หาค่าต่ำสุด คือ Min() มีวิธีการ ดังนี้
  1. เราจะใช้ข้อมูลเดิม คือ ข้อมูลที่อยู่ในตำแหน่ง B1:B3 เพื่อหาค่าต่ำสุด
  2. คลิกที่ตำแหน่ง A6 พิมพ์คำว่า ค่าต่ำสุด
  3. กดปุ่มลูกศรไปทางขวา เพื่อไปยังตำแหน่ง B6
  4. พิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ =min
  5. กดปุ่ม Tab บนแป้นพิมพ์ เพื่อเลือกสูตร min()
  6. ใช้เมาส์ลาก เพื่อระบุ อาร์กิวเม้นต์ ที่จะให้หาค่าต่ำสุด คือ ตั้งแต่ B1 ถึง B3
  7. กดปุ่ม Enter จะได้ข้อมูล ดังภาพ
การหาค่าสูงสุด (MAX)
เราสามารถพิมพ์ทุกสิ่งทุกอย่าง ลงในแถบสูตรได้ทั้งหมด ทั้งสูตร และ ข้อมูลที่สูตรต้องการ หรือที่เรียกว่าเป็น อาร์กิวเม้นต์ของสูตร ตัวอย่างต่อไปนี้ จะเป็นการพิมพ์ทั้งหมดลงในแถบสูตร ซึ่งมีวิธีการดังนี้
  1. เราจะใช้ข้อมูลเดิมอีกครั้ง ในการหาค่าสูงสุด
  2. คลิกที่ตำแหน่ง A7 พิมพ์คำว่า ค่าสูงสุด
  3. กดปุ่มลูกศรไปทางขวา เพื่อไปยังตำแหน่ง B7
  4. พิมพ์ที่ช่อง สำหรับเขียนสูตร =MAX(B1:B3)
  5. กดปุ่ม Enter บนแป้นพิมพ์ จะได้ ค่าสูงสุดเท่ากับ 6 ในตำแหน่ง B7
การนับจำนวนตัวเลข (COUNT)
สูตรสำหรับนับจำนวนตัวเลข คือ Count() สูตรนี้จะใช้นับเฉพาะตัวเลขเท่านั้น จะไม่นับชื่อที่เป็นตัวอักษร หรือ ช่องว่า แต่จะนับเฉพาะในขอบเขตข้อมูล หรือ อาร์กิวเม้นต์ ที่ระบุให้นับเท่านั้น ว่า มีตัวเลขอยู่กี่เซลล์ ถ้ามีชื่อ หรือรายการอะไรที่เป็นตัวอักษร หรือ ไม่มีข้อมู แต่เป็นช่องว่าง สูตรนี้จะไม่นับรวมด้วย
การใช้สูตร Count() เพื่อนับจำนวนตัวเลข โดยใช้หน้าจอเดิม และจะนับจำนวน ตั้งแต่เซลล์ B1 ถึง B3 หรือ B1:B3 ดังนี้
  1. คลิกที่ตำแหน่ง A8 พิมพ์คำว่า จำนวนนับ
  2. กดปุ่มลูกศรไปทางขวา เพื่อไปยังตำแหน่ง B8
  3. พิมพ์ที่ช่อง สำหรับเขียนสูตร =COUNT(B1:B3)
  4. เสร็จแล้ว กดปุ่ม Enter จะได้ค่าจากการนับเท่ากับ 3 ในตำแหน่ง B8 ซึ่งแสดงว่า มีตัวเลขอยู่ 3 รายการ

เคล็ดลับ: ฟังก์ชัน COUNT() ใช้นับจำนวนข้อมูลที่เป็นตัวเลข
  • ถ้าต้องการนับจำนวนข้อมูลที่เป็นตัวหนังสือให้ใช้ฟังก์ชัน COUNTA()
  • ถ้าต้องการนับช่องว่าง ให้ใช้ฟังก์ชัน COUNTBLANK()
  • ฟังก์ชัน COUNTA() ใช้นับจำนวนเซลล์ที่ไม่ว่าง นั่นคือมีข้อมูลใด ๆ อยู่ เช่นตัวหนังสือ ข้อความ ตัวเลข และสูตร โดยเฉพาะสูตร แม้ว่าจะให้ผลออกมาเป็นข้อมูลว่างเปล่า ("") ก็ตาม ก็จะนับรวมด้วย
  • ฟังก์ชัน COUNTBLANK()ใช้นับจำนวนเซลล์ที่ว่าง นั่นคือไม่มีข้อมูลใด ๆ อยู่เลย แม้ว่าจะมีสูตรในเซลล์นั้น ๆ ถ้าผลลัพธ์ของสูตรมีผลเป็นค่าว่าง ("") ก็จะนับเซลล์นั้นด้วย
  • กิจกรรมฝึกปฏิบัติ
    ให้ท่านใช้ข้อมูล ต่อไปนี้ เพื่อหา ผลรวม ค่าเฉลี่ย ค่าสูงสุด ค่าต่ำสุด และนับจำนวน โดยใช้วิธีพิมพ์สูตร และใช้เมาส์ระบุตำแหน้งของข้อมูลที่สูตรต้องการ ให้ทำใน Excel Web App ข้างล่างข้อมูลชุดนี้ (หรือ ทำใน Excel 2010 ในเครื่องของท่าน)


    เฉลยคำตอบ คลิกที่นี่


    การนับจำนวนแบบมีเงื่อนไข (COUNTIF)
    หลายครั้งที่เราต้องการนับจำนวน เช่น มีเพศชายกี่คน เพศหญิงกี่คน หรือผู้ที่มีอายุ มากกว่า 40 ปี กี่คน เป็นต้น การนับในลักษณะนี้ จำเป็นต้องระบุเงื่อนไขในการนับ ซึ่งทำได้ดังนี้
    ป้อนข้อมูลตามภาพข้างล่างนี้
    เราจะใช้ฟังก์ชัน COUNTIF ซึ่งเป็นการนับแบบมีเงื่อนไข มีรูปแบบการใช้ ดังนี้


    COUNTIF(range, criteria)
    rangeคือขอบเขตของ เซลล์ ที่ต้องการให้นับ ในที่นี้ ถ้านับอายุ คือ B2:B5 ถ้านับตามเพศ คือ C2:C5
    criteriaคือ เกณฑ์ หรือ เงื่อนไขข้อกำหนดในการนับ เช่น นับเฉพาะผู้ชาย เป็นต้น

    ก่อนอื่นต้องทำความรู้จักกับเครื่องหมายการเปรียบเทียบเสียก่อน

    เครื่องหมายความหมาย
    >มากกว่า
    <น้อยกว่า
    >=มากกว่าหรือเท่ากับ
    <=น้อยกว่าหรือเท่ากับ
    <>ไม่เท่ากับ

    การนับจำนวนผู้มีอายุตั้งแต่ 40 ปีขี้นไป
    1. คลิกที่ตำแหน่ง C7 เพื่อระบุตำแหน่งที่จะนำผลลัพธ์ จำนวนผู้ที่มีอายุตั้งแต่ 40 ปีขึ้นไป มาวางที่นี่
    2. คลิกที่ไอคอนแทรกฟังก์ชัน (  )
    3. เลือกฟังก์ชัน COUNTIF
    4. คลิกปุ่ม ตกลง
    5. คลิกปุ่ม  เพื่อเลือกช่วงตำแหน่งข้อมูล (Range) ที่จะนำมานับจำนวน
    6. หน้าจอ อาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชัน จะย่อลงเพื่อให้เห็นหน้าจอแผ่นงาน บนแผ่นงานให้เลือก B2 ถึง B5 (B2:B5)
    7. ขยายหน้าจอ อาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชัน โดยกดปุ่ม  หรือ 
    8. ในช่องเงื่อนไข (Criteria) ให้ระบุว่า >=40 (มากกว่าหรือเท่ากับ 40) ดังภาพ
    9. กดปุ่ม ตกลง จะได้ข้อมูลดังภาพ (ให้สังเกตว่า เงื่อนไขที่กำหนด เป็นข้อความ เช่น มากกว่า หรือน้อยกว่า จะต้องอยู่ในเครื่องหมายคำพูด ในกรณีนี้ Excel เข้าใจและเติมเครื่องหมายคำพูดให้แล้ว)
    การนับจำนวนผู้ชาย
    1. คลิกที่ตำแหน่ง C8 เพื่อระบุตำแหน่งที่จะนำผลลัพธ์มาวาง
    2. คลิกไอคอน แทรกฟังก์ชัน
    3. คลิกเลือกฟังก์ชัน COUNTIF
    4. ที่หน้าจอ อาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชัน ให้กำหนด Range คือช่วงข้อมูลตั้งแต่ C2 ถึง C5 และ เงื่อนไข (Range) ให้เลือกข้อมูลตำแหน่ง C2 ซึ่งเท่ากับคำว่า ชายขอให้สังเกตว่า แทนที่เราจะพิมพ์คำว่า "=ชาย" ในช่องเงื่อนไข เราสามารถใช้เมาส์คลิกในช่องเซลล์ที่มีเงื่อนไข อยู่ได้ โดยไม่ต้องพิมพ์เงื่อนไขนั้น ๆ
    5. คลิก ตกลง จะได้ จำนวน 3 คน ดังภาพ
    การใช้ IF กำหนดเงื่อนไข
    ฟังก์ชัน IF() ใช้กำหนดเงื่อนไข สามารถนำไปใช้ได้ในหลายสถานการณ์ รูปแบบการใช้คือ

    IF ( logical_test, value_if_true, value_if_false )
    logical_testเป็นการตรวจสอบเงื่อนไขในเซลล์ต่าง ๆ ว่าเป็นจริงหรือไม่ เช่น ตรวจสอบว่า ข้อมูลในเซลล์ A5 มีค่ามากกว่า 50 หรือไม่ เป็นต้น
    value_if_trueคือสิ่งที่จะให้แสดง ถ้าการตรวจสอบเงื่อนไขนั้นเป็นจริง
    value_if_falseคือสิ่งที่จะให้แสดง ถ้าการตรวจสอบเงื่อนไขนั้นเป็นเท็จ

    ตัวอย่างที่ 1
    ตัวอย่างต่อไปนี้ จะใช้ในการตัดเกรดคะแนน ผ่าน หรือไม่ผ่าน เงื่อนไขคือ ถ้าคะแนน มากกว่า หรือ เท่ากับ 50 จะถือว่า ผ่าน
    ข้อมูลคะแนนที่จะนำมาตัดเกรด มีดังนี้
    วิธีการ มีดังนี้
    1. คลิกที่ตำแหน่ง D2 เพื่อระบุเกรดของ นายวุฒิวัฒน์
    2. คลิกไอคอน แทรกฟังก์ชัน
    3. คลิกเลือกฟังก์ชัน IF
    4. กำหนดค่าดังนี้
    5. กดปุ่ม ตกลง จะได้ผลการเรียนของนายวิวัฒน์ ดังภาพ
    6. ถ้าดูสูตรที่ Excel เขียนให้ในแถบสูตร จะพบว่า มีการเปรียบเทียบข้อมูลในเซลล์ C2 ซึ่งเป็นคะแนนของนักเรียน โดยมีเงื่อนไขว่า ข้อมูลในเซลล์ C2 มีค่าน้อยกว่า 50 ถ้าข้อความนี้เป็นจริง (value_if_true) ให้แสดงข้อความ "ไม่ผ่าน" นั่นคือ ถ้าข้อมูลในเซลล์ C2 ซึ่งเป็นคะแนนของนักเรียน น้อยกว่า 50 จะได้ "ไม่ผ่าน" แต่ถ้าเงื่อนไขเป็นเท็จ (value_if_false) คือ ข้อมูลในเซลล์ C2 เท่ากับหรือมากกว่า 50 จะแสดงข้อความว่า "ผ่าน"
    7. ลาก Fill handle ให้คลุมผลการเรียนของทุกคน จะได้ ดังภาพ
    8. ตัวอย่างที่ 2
      ถ้ามีการตัดหลายเกรด สามารถทำได้โดยกำหนดเงื่อนไขซ้อนเงื่อนไข การกำหนดเงื่อนไขเริ่มจากน้อยไปก่อน เมื่อตรวจสอบว่าไม่เป็นจริงจึงตรวจสอบเงื่อนไขต่อไปเรื่อย ๆ จนหมด ตัวอย่างต่อไปนี้ เป็นการกำหนด 2 เงื่อนไข
      =IF(เงื่อนไข,จริง,IF(เงื่อนไข,จริง,เท็จ))
      จะเห็นว่า เมื่อตรวจเงื่อนไขครั้งแรกถ้าพบว่าเป็นจริงก็จะแสดงผลและไม่ตรวจสอบเงื่อนไขต่อไป แต่ถ้าไม่จริง จะตรวจสอบเงื่อนไขต่อไป ถ้าจริงจะแสดงผลค่าจริง แต่ถ้าไม่จริงจะแสดงผลค่าที่เป็นเท็จ เราใช้หลักการนี้สำหรับการตัดเกรดหลายเกรด สมมติว่าเกณฑ์ในการตัดเกรด มีดังนี้
      คะแนนเกรด
      ต่ำกว่า 500
      50-591
      60-792
      80-893
      90-1004
      การตรวจสอบเงื่อนไขคือ
      ครั้งที่ 1 คะแนนน้อยกว่า 50 หรือไม่ ถ้าจริง ให้ 0 ถ้าไม่จริงตรวจสอบต่อไป
      ครั้งที่ 2 คะแนนน้อยกว่า 60 หรือไม่ ถ้าจริง ให้ 1 ถ้าไม่จริงตรวจสอบต่อไป
      ครั้งที่ 3 คะแนนน้อยกว่า 80 หรือไม่ ถ้าจริง ให้ 2 ถ้าไม่จริงตรวจสอบต่อไป
      ครั้งที่ 4 คะแนนน้อยกว่า 90 หรือไม่ ถ้าจริง ให้ 3 ถ้าไม่จริง ให้ 4 (ถ้าไม่จริงแสดงว่าคะแนนเท่ากับหรือ มากกว่า 90)
      เขียนเป็นเงื่อนไขได้ ดังนี้
      =if(C2<50,0,if(C2<60,1,if(C2<80,2,if(C2<90,3,4))))
      จากนั้นสามารถลาก Fill handle เพื่อคัดลอกสูตรและหาเกรดของนักเรียนทุกคนได้
      การหาผลรวมย่อย (Subtotal)
      ถ้าเรามีข้อมูล และต้องการสรุปเป็นรายการ ๆ โดยอาจจะสรุปตามวัน เดือน ปี หรือ สรุปตามลักษณะรายการ สามารถทำได้โดยใช้การหาผลรวมย่อย
      การหาผลรวมย่อย ต้องเรียงข้อมูลของรายการที่ต้องการหาผลรวมย่อยเสียก่อน จากนั้นจึงเลือกคำสั่งให้หาผลรวมย่อย
      สมมุติว่า มีข้อมูลการขายสินค้าของสหกรณ์ร้านค้า ดังข้างล่างนี้
      จากข้อมูลข้างต้น ต้องการทราบผลรวมของการขาย แยกเป็นชนิด คือ สมุด ปากกา และดินสอ ต้องการทราบว่าสินค้าแต่ละชนิดขายได้ทั้งสิ้นเป็นเงินเท่าไร
      วิธีการหาผลรวมย่อย
      1. คลิกเลือกเซลล์ A3:D12
      2. ที่แท็บหน้าแรก กลุ่มการแก้ไข เลือก เรียงลำดับและกรอง และเลือกเรียงลำดับแบบกำหนดเอง
      3. เลือกเรียงลำดับตามคอลัมน์สินค้า เรียงลำดับตามค่า เรียงจาก ก-ฮ และระบุว่า ตารางมีส่วนหัว
      4. จากนั้นไปที่แท็บ ข้อมูล กลุ่มเค้าร่าง เลือกผลรวมย่อย
      5. จะเกิดหน้าต่างให้กำหนดค่า ในช่องต่าง ๆ คือ
        • ที่ทุก ๆ การเปลี่ยนแปลงใน ให้เลือกคอลัมน์ที่ต้องการหาผลรวมย่อยที่เรียงไว้แล้ว คือคอลัมน์สินค้า
        • ใช้ฟังก์ชัน ให้เลือก ผลรวม เพราะเราต้องการทราบผลรวม ถ้าต้องการให้นับจำนวน หรือหาค่าสูงสุด ต่ำสุด ก็สามารถเลือกได้จากรายการเช่นกัน
        • เพิ่มผลรวมย่อยลงใน ให้เลือก เงิน เพราะต้องการรวมเงิน
        • สำหรับผลให้แทนที่ผลรวมย่อยและมีสรุปด้านล่าง
      6. จะได้ผลลัพธ์ ดังภาพ
      7. สามารถคลิกเครื่องหมายลบ (-) หรือ หมายเลข 1 2 3 (  ) เพื่อเลือกดูข้อมูลลักษณะต่าง ๆ ได้ เช่น ดูเฉพาะผลรวม เป็นต้น


บทที่ 4: แผนภูมิ กราฟิก และการพิมพ์ 2010 

โปรแกรม Microsoft Excel สามารถแปลงข้อมูลตัวเลขต่าง ๆ ในตาราง ให้อยู่ในรูปแผนภูมิแบบต่าง ๆ ได้ โดยง่าย นอกจากนี้ ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงข้อมูล แผนภูมิก็จะปรับเปลี่ยนตามไปด้วย ซึ่งนับว่าสะดวกรวดเร็ว สามารถนำเสนองานได้อย่างดี
การสร้างแผนภูมิคอลัมน์
โปรแกรม Excel มีแผนภูมิสำเร็จรูปเตรียมไว้พร้อมใช้งาน มีแผนภูมิหลายประเภท เช่น คอลัมน์ เส้น วงกลม แท่ง เป็นต้น นอกจากนี้ ยังสามารถปรับแต่งเพิ่มเติมแผนภูมิให้ดูสวยงาม เช่น สามารถใช้ภาพประกอบ หรือลวดลายพื้นได้
การตกแต่งแผนภูมิทุกประเภทใช้เครื่องมือแผนภูมิเดียวกัน ทำให้สามารถตกแต่งได้สวยงาม และเป็นไปตามต้องการ
วิธีการสร้างแผนภูมิ มีดังนี้
  1. เปิดไฟล์ Excel ใหม่ และพิมพ์ข้อมูลให้เหมือนในภาพข้างล่างนี้


  2. คลิกเซลล์ใดเซลล์หนึ่งในบริเวณ A1:D4 เพื่อระบุขอบเขตของข้อมูลที่จะนำมาจัดเป็นแผนภูมิ ข้อมูลที่จะนำมาใช้ต้องอยู่ในลักษณะตาราง
  3. ไปที่แท็บ แทรก กลุ่มแผนภูมิ คลิก เลือกลักษณะแผนภูมิ ดังภาพ


  4. จะได้แผนภูมิคอลัมน์ ดังภาพ



  5. ส่วนประกอบของแผนภูมิคอลัมน์


    การตกแต่งแผนภูมิ
    เครื่องมือแผนภูมิ เป็นเครื่องมือช่วยในการตกแต่งแผนภูมิได้อย่างมีประสิทธิภาพ เครื่องมือนี้จะเกิดขึ้นบนแถบริบบิ้น เมื่อคลิกภายในบริเวณแผนภูมิ ที่สร้างขึ้น เครื่องมือแผนภูมิ ประกอบด้วย 3 แท็บคือ ออกแบบ เค้าโครง และรูปแบบ
    เครื่องมือแผนภูมิขึ้นอยู่กับประเภทของแผนภูมิ คำสั่งบางคำสั่งใช้ได้กับแผนภูมิบางประเภทเท่านั้น เช่น แผนภูมิวงกลม จะไม่สามารถกำหนดลักษณะของแกนได้ เนื่องจากแผนภูมิวงกลมไม่มีแกน เป็นต้น



    แท็บออกแบบในเครื่องมือแผนภูมิ
    แท็บออกแบบจะมีรูปแบบสำเร็จรูปให้เลือก สามารถใช้ปรับแต่งได้อย่างรวดเร็ว ตลอดจนการจัดการข้อมูล การเปลี่ยนประเภทของแผนภูมิ เป็นต้น
    • กลุ่มข้อมูล เป็นส่วนที่ใช้จัดการกับข้อมูลในแผนภูมิ เช่น ต้องการสลับข้อมูลระหว่างแถวกับคอลัมน์ เพื่อให้แผนภูมิดูง่ายขึ้น หรือการแก้ไขข้อมูลที่นำมาแสดงในแผนภูมิ เป็นต้น



      ข้อมูลเดิม เรียงตามเดือน
      สลับแถว/คอลัมน์ ดูตามสินค้า
    • กลุ่มเค้าโครงแผนภูมิ เป็นแบบสำเร็จรูปที่จัดลักษณะต่าง ๆ กัน เช่น บางแบบมีชื่อแผนภูมิ บางแบบมีข้อมูลอยู่ด้านล่าง บางแบบมีป้ายข้อมูล เป็นต้น ซึ่งสามารถเลือกใช้ได้อย่างรวดเร็ว

    • กลุ่มลักษณะแผนภูมิ เป็นการจัดลักษณะชุดข้อมูลโดยมีสีต่าง ๆ ทั้งในลักษณะสองมิติ และสามมิติ สามารถเลือกใช้ได้อย่างรวดเร็ว


แท็บเค้าโครง ในเครื่องมือแผนภูมิ




การสร้างแผนภูมิวงกลม
การสร้างแผนภูมิวงกลม ก็ทำเช่นเดียวกับการสร้างแผนภูมิคอลัมน์ แต่มีข้อระวังคือ การแสดงข้อมูลของแผนภูมิวงกลม จะมีข้อมูลเพียง 2 มิติ เท่านั้น เช่น ตัวอย่างการขายตุ๊กตา จะแสดงทั้งหมด 3 เดือน ภายในแผนภูมิวงกลมเดียวกัน ไม่ได้ ต้องแยกแสดงเป็นรายเดือน และถ้าจะแสดงทั้ง 3 เดือน ต้องแสดงถึง 3 แผนภูมิ หรืออาจจะรวมข้อมูลทั้ง 3 เดือนเข้าด้วยกัน แล้วแสดงเป็นแผนภูมิเดียว ก็ได้
ในตัวอย่างต่อไปนี้ จะแสดงข้อมูล การขายตุ๊กตา ทั้ง 3 อย่าง ในเดือน กุมภาพันธ์ ซึ่งทำได้ ดังนี้
  1. จากข้อมูลเดิม จะแสดงข้อมูลเฉพาะเดือน กุมภาพันธ์ ให้ลากแถบสว่างบริเวณข้อมูลที่จะนำมาทำเป็นแผนภูมิวงกลม คือบริเวณ A2:B4 ดังภาพ

  2. บนแถบริบบิ้น ให้เลือกแท็บแทรก เลือกกลุ่มแผนภูมิ คลิกเลือกแผนภูมิวงกลม และเลือกรูปแบบที่ต้องการ


  3. จะได้แผนภูมิวงกลมตามต้องการ

  4. สามารถปรับแต่งเพิ่มเติมได้ โดยใช้เครื่องมือแผนภูมิ หรือคลิกขวาและเลือกปรับแต่ง ตามต้องการ เช่น การหมุน 3 มิติ เป็นต้น
    ตัวอย่าง

TIP:
การคลิกขวาในแต่ละส่วนของแผนภูมิ จะมีตัวเลือกให้ปรับแต่งไม่เหมือนกัน เช่น พื้นที่แผนภูมิ พื้นที่การลงจุด และชุดข้อมูล ถ้าต้องการปรับส่วนใด ให้คลิกเลือกส่วนนั้นก่อน จากนั้นจึงคลิกขวาเพื่อเลือกการปรับแต่งแผนภูมิ
ชุดข้อมูลในแผนภูมิวงกลม สามารถเลือกเฉพาะชุดใดชุดหนึ่ง และดึงแยกออกจากกันได้
กิจกรรมฝึกปฏิบัติ
ให้ท่านนำข้อมูลข้างล่างนี้ สร้างเป็นแผนภูมิคอลัมน์ พร้อมทั้งตกแต่งให้สวยงาม
จำนวนคนไข้ ตึกอายุรกรรม

กิจกรรมฝึกปฏิบัติ
ให้ท่านให้ท่านนำข้อมูลข้างล่างนี้ สร้างเป็นแผนภูมิคอลัมน์ และตกแต่งให้สวยงาม
จำนวนคนไข้ ตึกอายุรกรรม จำแนกรายเดือน

กิจกรรมฝึกปฏิบัติ
ให้ท่านให้ท่านนำข้อมูลข้างล่างนี้ สร้างเป็นแผนภูมิวงกลม แยกชิ้นส่วนผู้ชาย ดังภาพในตัวอย่าง ข้อ 4
จำนวนคนไข้ ตึกอายุรกรรม จำแนกรายเดือน

การเลือกใช้แผนภูมิ
คำถามนี้หาคำตอบยาก หลักการกว้าง ๆ คือ ข้อมูลของท่าน ถ้าจะนำเสนอด้วยแผนภูมิชนิดใด จึงจะแสดงข้อมูลได้อย่างชัดเจน
  • ถ้าข้อมูลตัดขาดออกจากกัน และต้องการแสดงการเปรียบเทียบ ควรใช้แผนภูมิคอลัมน์
  • ถ้าต้องการแสดงสัดส่วนของข้อมูล เช่น เปรียบเทียบค่าใช้จ่าย ด้านต่าง ๆ ว่ามีสัดส่วนเป็นอย่างไร ก็ควรใช้แผนภูมิวงกลม ข้อมูลที่มีหลายมิติ ไม่เหมาะสำหรับแผนภูมิวงกลม เช่น แผนภูมิแสดงน้ำหนักของนักเรียนชายและนักเรียนหญิง เป็นรายภาคเรียน เป็นต้น ข้อมูลลักษณะนี้ ควรแสดงด้วยแผนภูมิคอลัมน์จะดูง่ายกว่า
  • ถ้าต้องการแสดงข้อมูลอย่างต่อเนื่อง มองเห็นการขึ้นหรือลง ควรใช้แผนภูมิเส้นตรง เช่น รายได้เฉลี่ยของคนในหมู่บ้าน เป็นต้น
การใช้ภาพประกอบ
ภาพประกอบที่สามารถนำมาใช้ในโปรแกรม Excel แบ่งออกเป็น รูปภาพ ภาพตัดปะ รูปร่าง SmartArt แผนภูมิ และนอกจากนี้ ยังสามารถจับภาพหน้าจอมาประกอบบนแผ่นงานได้อีกด้วย
การใช้รูปภาพ
รูปภาพที่นำมาใช้ประกอบในโปรแกรม Excel มีหลายชนิด เช่น BMP, JPG, PNG, WMF และ GIF เป็นต้น ภาพประเภท Bitmap เช่น BMP, JPG, PNG และ GIF เมื่อนำมาขยายใหญ่อาจจะทำให้สูญเสียความคมชัดของภาพได้ แต่ภาพประเภท Vector เช่น WMF สามารถขยายใหญ่ได้ โดยไม่เสียความคมชัดของภาพ
การใช้ภาพในโปรแกรม Excel จะทำให้โปรแกรมมีขนาดใหญ่ขึ้น ทำให้ต้องใช้หน่วยความจำมากขึ้น และการจัดเก็บไฟล์จะใช้เวลามากขึ้น จึงควรใช้ตามความเหมาะสม และความจำเป็น
การนำภาพเข้า มีขั้นตอน ดังนี้
  1. เลือกแท็บ แทรก บนริบบิ้น และเลือก รูปภาพ

  2. เลือกภาพที่ต้องการจากหน้าจอ

การตกแต่งภาพ
  1. เมื่อนำภาพเข้าโปรแกรมแล้ว จะมีเครื่องมือรูปภาพสำหรับแต่งภาพ


  2. คลิกแท็บ รูปแบบ ในเครื่องมือรูปภาพ จะมีกลุ่มเครื่องมือต่าง ๆ ให้เลือก เช่น เอาพื้นหลังออก ปรับสี ปรับขนาด เลือกกรอบภาพในลักษณะต่าง ๆ กัน ตัวอย่าง


  3. นอกจากนี้ยังสามารถตัดภาพบางส่วนออก โดยใช้เครื่องมือรูปภาพ ในแท็บรูปแบบ กลุ่มขนาด เครื่องมือครอบตัด


  4. ตัวอย่างการตัดภาพบางส่วนออก

การใช้ภาพตัดปะ
ภาพตัดปะ หรือ Clip Art เป็นภาพลักษณะ Vector ซึ่งสามารถขยายภาพได้โดยไม่สูญเสียความคมชัด ภาพตัดปะสามารถหาเพิ่มเติมได้จากเว็บไซต์ของ Microsoft ในกรณีที่คอมพิวเตอร์สามารถติดต่อกับอินเทอร์เน็ตได้ ให้คลิกเลือกแท็บ แทรก และเลือก ค้นหาเพิ่มเติมที่ Office.com ดังภาพ


การนำรูปร่างเข้าใช้งาน ให้คลิกแท็บแทรกบนริบบิ้น และเลือก ภาพ ตัดปะ และเลือกภาพที่ต้องการ


สำหรับการตกแต่งภาพ สามารถทำได้เช่นเดียวกับรูปภาพ
การใช้รูปร่าง
โปรแกรม Excel มีรูปร่างอัตโนมัติให้เลือกใช้ เช่น เส้นชนิดต่าง ๆ ลูกศร สี่เหลี่ยม ตลอดจนคำบรรยาย เป็นต้น ตัวอย่างรูปร่าง


การเลือกใช้รูปร่าง
คลิกแท็บแทรกบนริบบิ้น และเลือกรูปร่าง จะมีรายการให้เลือก คลิกเลือกรูปร่างที่ต้องการ และนำมาวางลงบริเวณที่ต้องการให้แสดง
การตกแต่ง รูปร่าง
  1. ถ้ารูปร่างที่ต้องการตกแต่งยังไม่ถูกเลือก ให้คลิกเลือกรูปร่าง และที่เครื่องมือรูปร่างบนแถบริบบิ้น ให้คลิกรูปแบบ

  2. จะเห็นกลุ่มต่าง ๆ ของรูปแบบ ให้เลือกกลุ่มลักษณะรูปร่าง เพื่อปรับเปลี่ยนรูปแบบตามต้องการ


การเพิ่มข้อความในรูปร่าง
  1. เมื่อต้องการเพิ่มข้อความ ให้คลิกที่รูปร่างนั้น ๆ ก่อน จากนั้นจึงคลิกเมาส์ปุ่มขวา และเลือกแก้ไขข้อความ

  2. จะเห็นเคอร์เซอร์กระพริบภายในรูปร่าง ให้พิมพ์ข้อความที่ต้องการ ข้อความจะปรากฏในรูปร่าง ถ้าย้ายรูปร่างไปที่ใด ข้อความจะติดไปด้วย
การเพิ่มข้อความโดยลิงค์จากเซลล์
ถ้าต้องการให้ข้อความในรูปร่างเปลี่ยนแปลงไปตามข้อมูล ต้องลิงค์ข้อความในรูปร่างกับข้อมูลในเซลล์ โดยใช้สูตร และระบุตำแหน่งเซลล์ที่ต้องการให้ข้อมูลมาแสดง มีวิธีการดังนี้
  1. จากตัวอย่างต่อไปนี้ เซลล์ D9 เป็นการรวมข้อมูลของเซลล์ D7 และ D8 เข้าด้วยกัน เราต้องการนำผลรวม คือ เซลล์ D9 มาแสดงในรูปร่างดาว แต่ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงข้อมูล จำนวนชาย หรือจำนวนหญิง ต้องการให้ข้อมูลในรูปร่างดาว เปลี่ยนแปลงไปด้วย

  2. ไปที่แท็บแทรกในแถบริบบิ้น และเลือกรูปร่าง รูปดาว
  3. ตกแต่งให้สวยงาม

  4. ในขณะที่รูปร่างกำลังถูกเลือกดังภาพ ให้พิมพ์ระบุตำแหน่งในแถบสูตร คือ =D9 แล้วกดเครื่องหมายถูก หรือกด Enter

  5. ข้อมูลในช่อง D9 จะมาปรากฏในรูปร่าง เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูล ข้อความในรูปร่างจะเปลี่ยนตามด้วย

  6. ในกรณีที่ต้องการคำพูดประกอบ เช่น รวม 450 คน ให้สร้างสูตรในเซลล์อื่น และนำเข้ารูปร่าง โดยการเขียนสูตรทำนองเดียวกับข้อ 4 เช่น
คลิกที่เซลล์ C20 และที่แถบสูตร พิมพ์ดังนี้


และระบุข้อมูลในรูปร่าง =C20 จะได้ ดังนี้


การใช้ SmartArt
SmartArt เป็นกราฟิกแผนผังสำเร็จรูป สำหรับการนำเสนองานให้น่าสนใจ SmartArt มีหลายแบบ เช่น ใช้แสดงข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน ใช้แสดงรายการ ลำดับขั้นตอนการทำงาน และอื่น ๆ เป็นต้น
การใช้งาน SmartArt
  1. คลิกแท็บ แทรก บนริบบิ้น และเลือก SmarArt ในกลุ่มภาพประกอบ

  2. คลิกเลือกลักษณะ และเลือกรูปแบบที่ต้องการ ในตัวอย่างเลือกวงกลม และรูปแบบ วงกลมพื้นฐาน เพื่อแสดงวงจรการทำงานที่เป็นวงกลม

  3. คลิกตกลง
  4. พิมพ์ข้อความวงจรการทำงาน เช่น วางแผน ปฏิบัติ ตรวจสอบ ปรับปรุง

  5. จำนวนวงกลมขึ้นอยู่กับจำนวนรายการ ถ้าขั้นตอนมี 4 ขั้นตอน ให้ลบรายการที่ยังไม่ได้พิมพ์ออกไป (โดยคลิกที่หัวข้อนั้น ๆ แล้วกดปุ่มถอยหลัง หรือ ปุ่ม Back space) หรือถ้ามีขั้นตอนมากกว่า 5 รายการ เมื่อพิมพ์รายการสุดท้ายเสร็จแล้ว ให้กด Enter จะเพิ่มรายการอีก 1 รายการ พร้อมกันนั้น ก็จะเพิ่มวงกลมอีก 1 วง ในที่นี้ มีขั้นตอนการทำงานอยู่ 4 ขั้นตอน ให้ลบรายการที่ 5 ออก จำนวนวงกลม จะปรับให้เหลือ 4 วง ตามหัวข้อที่มี

  6. คลิกปุ่ม กากบาทเพื่อปิดหน้าต่างการพิมพ์


การตกแต่ง SmartArt
ในขณะที่กำลังใช้งาน SmartArt จะสังเกตเห็นบนแถบริบบิ้น มีเครื่องมือ SmartArt ปรากฏอยู่ สามารถเลือกแท็บ ออกแบบ และ รูปแบบ และคลิกเลือกลักษณะที่ต้องการในกลุ่มต่าง ๆ ของแต่ละแท็บได้
เครื่องมือ SmartArt


ตัวอย่างต่อไปนี้ เป็นการปรับโดยเลือกตัวเลือกในกลุ่มเค้าโครง และลักษณะ SmartArt ดังภาพ


ภาพที่ได้


การจับภาพหน้าจอ
ภาพที่ปรากฏอยู่บนหน้าจอ สามารถนำมาประกอบในเอกสารของ Excel ได้ โดยใช้การจับภาพหน้าจอ การจับภาพหน้าจอให้ไปที่แท็บ แทรก กลุ่มภาพประกอบ และเลือกคำสั่ง ภาพหน้าจอ


การจับภาพหน้าจอ มี 2 ลักษณะคือ
  1. จับภาพทั้งหน้าจอ โดยโปรแกรมจะนำภาพหน้าจอโปรแกรมที่กำลังเปิดมาให้เลือก ถ้าต้องการหน้าจอใด ก็เลือกหน้าจอนั้น

  2. จับภาพเฉพาะบางส่วนของหน้าจอ ถ้าต้องการจับเฉพาะบางส่วนของหน้าจอ ให้เลือก การคลิปหน้าจอ จะปรากฏหน้าจอและ เคอร์เซอร์จะเปลี่ยนเป็นรูปกากบาท ให้เลือกเฉพาะส่วนที่ต้องการ เช่น


เมื่อเสร็จแล้ว ภาพที่เลือกจะมาปรากฏในแผ่นงานทันที
การใช้กล่องข้อความ (Textbox)
ถ้าต้องการพิมพ์ข้อความที่เป็นอิสระจากเซลล์ ต่าง ๆ และสามารถเคลื่อนย้ายได้ ต้องใช้กล่องข้อความ ซึ่งมีวิธีการมีดังนี้
ขั้นตอนการใช้กล่องข้อความ
  1. บนแถบริบบิ้นเลือก แท็บ แทรก และที่กลุ่มข้อความ เลือกกล่องข้อความ

  2. เคอร์เซอร์จะเปลี่ยนเป็นรูป ()
  3. ให้นำมาคลิกและลากเป็นบริเวณที่ต้องการสร้างข้อความ

  4. ให้พิมพ์ข้อความที่ต้องการลงในกล่องข้อความ ดังภาพ


การปรับแต่งกล่องข้อความ
กล่องข้อความสามารถปรับแต่งได้ เช่น ลักษณะตัวอักษร สีและลวดลายพื้นหลัง สีและเส้นขอบ ตลอดจนสามารถเคลื่อนย้ายไปยังที่ต่าง ๆ ได้
การเคลื่อนย้ายกล่องข้อความ
  1. นำเมาส์ไปวางที่เส้นขอบ จนเคอร์เซ่อร์เปลี่ยนเป็นรูปลูกศร สี่ทิศทาง

  2. กดเมาส์ค้างไว้ แล้วลากไปยังตำแหน่งที่ต้องการ
การเปลี่ยนสีพื้นและลักษณะตัวอักษร
ในขณะที่กล่องข้อความถูกเลือกอยู่ จะมีเครื่องมือการวาดปรากฏบนริบบิ้น ให้คลิกที่แถบ รูปแบบ ของเครื่องมือการวาด จะมีกลุ่มเครื่องมือต่าง ๆ เกิดขึ้น สามารถปรับเปลี่ยนกล่องข้อความได้


ตัวอย่างการปรับแต่งกล่องข้อความ โดยใช้กลุ่ม ลักษณะรูปร่าง (ลักษณะพิเศษ เงา/การหมุนสามมิติ) และกลุ่มลักษณะอักษรศิลป์ ร่วมกับการกำหนดขนาดตัวอักษร (ใช้แท็บหน้าแรก กลุ่มแบบอักษร)


การสั่งพิมพ์
การสั่งพิมพ์สามารถกำหนดบริเวณข้อมูลที่ต้องการพิมพ์ กำหนดภาพพื้นหลัง กำหนดให้พิมพ์แถวหัวตารางซ้ำเมื่อขึ้นหน้าใหม่ กำหนดข้อความสำหรับหัวกระดาษ ท้ายกระดาษ เช่นหมายเลขหน้า วันเวลา หรือข้อความที่กำหนดเอง เช่น ชื่อเจ้าของงาน ชื่อหน่วยงาน เป็นต้น
ดังนั้นก่อนการสั่งพิมพ์ควรมีการตั้งค่าหน้ากระดาษก่อนพิมพ์เสียก่อน เช่น กำหนดบริเวณข้อมูลที่จะสั่งพิมพ์ กำหนดข้อความหัวกระดาษ ท้ายกระดาษ และดูตัวอย่างก่อนพิมพ์เป็นต้น
การตรวจมุมมองก่อนพิมพ์
ก่อนพิมพ์ควรตรวจดูมุมมองก่อนพิมพ์ว่า มีข้อมูลใดที่เกินหน้ากระดาษหรือไม่ หรือเมื่อสั่งพิมพ์แล้วรูปแบบจะออกมาอย่างไร
ที่บริเวณแถบด้านล่างขวาของหน้าจอ จะเห็นมีมุมมอง 3 ลักษณะ คือ มุมมองปกติ เค้าโครงหน้ากระดาษ และแสดงตัวอย่างแบ่งหน้า


มุมมองปกติ ถ้าได้เคยดูตัวอย่างก่อนพิมพ์ จะเห็นมีเส้นประแสดงขอบเขตหน้ากระดาษ


เค้าโครงหน้ากระดาษ จะแสดงตัวอย่างที่จะพิมพ์ข้อมูลจริง

ตัวอย่างก่อนพิมพ์ จะมีลายน้ำบอกหมายเลขหน้ากระดาษและขอบเขตของหน้ากระดาษแสดงไว้ให้เห็นชัดเจน


การกำหนดบริเวณที่จะพิมพ์
ในกรณีที่ต้องการพิมพ์เฉพาะบางส่วนของหน้า หรือของข้อมูล ไม่ต้องการพิมพ์ทั้งหน้า ทำได้ดังนี้
  1. ใช้เมาส์เลือกบริเวณที่ต้องการพิมพ์
  2. ไปที่ แท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ กลุ่มตั้งค่าหน้ากระดาษ และคลิกคำสั่ง พื้นที่การพิมพ์ และคลิกเลือก กำหนดพื้นที่การพิมพ์

  3. จะปรากฏเส้นประล้อมรอบบริเวณที่เลือก แสดงขอบเขตของการพิมพ์
  4. ถ้าต้องการยกเลิก ให้คลิกที่ พื้นที่การพิมพ์ และเลือก ล้างพื้นที่การพิมพ์
การใช้ภาพพื้นหลัง
ในกรณีที่ต้องการให้มีภาพพื้นหลังในการพิมพ์ สามารถทำได้ดังนี้
  1. ไปที่ แท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ กลุ่มตั้งค่าหน้ากระดาษ คลิกคำสั่งพื้นหลัง

  2. โปรแกรมจะเปิดหน้าจอให้เลือกภาพที่ต้องการ

การกำหนดหัวตารางให้พิมพ์ซ้ำ
ถ้าตารางมีหัวตาราง และตารางมีความยาวเกิน 1 หน้า หน้าต่อไปต้องกำหนดหัวตารางให้ มิฉะนั้นจะทำให้ข้อมูลดูไม่สมบูรณ์ การกำหนดหัวตารางให้พิมพ์ซ้ำ กำหนดก่อนการสั่งพิมพ์ ซึ่งมีวิธีการดังนี้
  1. ไปที่ แท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ กลุ่มตั้งค่าหน้ากระดาษ คลิกปุ่ม พิมพ์ชื่อเรื่อง

  2. เลือกแถบแผ่นงาน และกำหนดแถวที่จะพิมพ์ซ้ำด้านบน


การพิมพ์หัวกระดาษ-ท้ายกระดาษ
ในกรณีที่ต้องการพิมพ์ข้อความเพิ่มบริเวณด้านบน หรือด้านล่างของทุกหน้า เช่น ชื่อเจ้าของงาน ชื่อหน่วยงาน และหมายเลขหน้าเป็นต้น มีวิธีการ ดังนี้
  1. ไปที่ แท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ กลุ่มตั้งค่าหน้ากระดาษ คลิกปุ่ม พิมพ์ชื่อเรื่อง
  2. เลือกแถบหัวกระดาษท้ายกระดาษ
  3. ที่ตัวเลือก หัวกระดาษ คลิกลูกศรคลี่ลงมา และเลือกข้อความที่ต้องการ

  4. ในกรณีที่ไม่มีข้อความที่ต้องการ และต้องการกำหนดเอง เช่น ชื่อหน่วยงาน ให้คลิกปุ่ม หัวกระดาษแบบกำหนดเอง

  5. จะเปิดหน้าจอให้พิมพ์ข้อความลงบนหัวกระดาษ โดยแบ่งออกเป็น 3 ส่วน คือ บริเวณส่วนซ้าย ส่วนกลาง และส่วนขวา

  6. ถ้าต้องการ สามารถกำหนดรูปแบบตัวอักษร หมายเลขหน้า จำนวนหน้า ภาพ และอื่น ๆ ได้จากปุ่มที่กำหนดให้ ดังนี้

  7. ตัวอย่างการกำหนดหัวกระดาษ โดยเลือกวันที่ และหมายเลขหน้าจากเมนู และพิมพ์ข้อความเพิ่มเติม

  8. คลิกปุ่ม ตกลง
  9. การกำหนดท้ายกระดาษ ทำเช่นเดียวกับการกำหนดหัวกระดาษ
การดูตัวอย่างก่อนพิมพ์และการปรับแต่ง
ก่อนการพิมพ์ควรคลิกปุ่ม ดูตัวอย่างก่อนพิมพ์ ซึ่งอยู่บริเวณด้านล่างของหน้าต่าง การตั้งค่าหน้ากระดาษ


ตัวอย่างก่อนพิมพ์สามารถปรับแต่ง โดยใช้เมาส์เลื่อนตำแหน่งต่าง ๆ ได้ ดังภาพ





ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น