โปรแกรม Microsoft Excel เป็นโปรแกรมหนึ่ง ที่จัดอยู่ในชุด Microsoft Office โปรแกรม MS Excel มีชื่อเสียงในด้าน การคำนวณเกี่ยวกับตัวเลข และการทำบัญชี ต่าง ๆ การทำงานของโปรแกรม ใช้ตารางตามแนวนอน (rows) และแนวตั้ง (columns) เป็นหลัก ซึ่งเราเรียกโปรแกรมในลักษณะนี้ว่าเป็น Spread Sheet
ไฟล์ของ Excel เปรียบเสมือนหนังสือ 1 เล่ม ที่ประกอบไปด้วยหน้า หลาย ๆ หน้า ไฟล์ของ Excel เรียกว่าเป็นสมุดงาน (Workbook) และในแต่ละหน้า เรียกว่า เป็น แผ่นงาน (Worksheet) ในแต่ละแผ่นงาน จะแบ่งออกเป็นตาราง ซึ่งประกอบไปด้วย ช่องตาราง จานวนมาก ซึ่งเรียกว่า เซลล์ (Cell) เซลล์คือส่วนตัดกันของแถวและคอลัมน์ ใน แผ่นงานหนึ่ง ๆ ของ Excel 2010 จะมีแถวทั้งหมด 1,048,576 แถว และ จะมี คอลัมน์ทั้งหมด จานวน 16,384 คอลัมน์ โดยเรียงชื่อตามตัวอักษรภาษาอังกฤษ ตั้งแต่ A จนถึง Z และ ต่อด้วย AA จนถึง AZ, BA จนถึง BZ ไปจนถึง XFD และในสมุดงานหนึ่ง ๆ จะมีแผ่นงานได้จานวนมาก ขึ้นอยู่กับหน่วยความจำที่มีอยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์
ข้อมูลในเซลล์ มีทั้งตัวเลขและตัวอักษร ตัวเลขสามารถนำไปคำนวณค่าต่าง ๆ ได้โดยการระบุตำแหน่งของตัวเลข โดยปกติตัวเลขจะจัดชิดขวาของเซลล์ สำหรับข้อความหรือตัวอักษร จะจัดชิดซ้าย ในกรณีที่มีทั้งข้อความและตัวเลขภายในเซลล์เดียวกัน Excel จะถือว่าเป็นข้อความ ไม่สามารถนำไปคำนวณได้ ดังนั้น ถ้าต้องการนำตัวเลขไปคำนวณ ต้องพิมพ์ตัวเลขนั้น ๆ ในเซลล์ของตัวเอง และอ้างถึงในการคำนวณ
การลบข้อมูลจะทำให้ข้อมูลนั้นหายไป และข้อมูลที่อยู่ในเซลล์อื่นมาแทนที่ ดังตัวอย่างต่อไปนี้
การย้ายข้อมูล ในกรณีที่จะย้ายข้อมูล ให้ลากแถบสว่างให้ครอบคลุมบริเวณที่ต้องการย้ายเสียก่อน จากนั้น จึงใช้เมาส์คลิกที่ขอบ แล้วลากไปยังตำแน่งที่ต้องการ
ในการทำงานกับ Excel มักจะมีการปรับความกว้างของคอลัมน์ให้เป็นไปตามรูปแบบที่ต้องการ เช่น แบบฟอร์ม ตารางต่าง ๆ เป็นต้น
ในการจัดทำแบบฟอร์มตาราง มักจะต้องมีการจัดความกว้างของคอลัมน์หลายคอลัมน์ให้เท่า ๆ กัน เช่น ตารางปฏิบัติงานล่วงเวลา ตารางคะแนนนักเรียน เป็นต้น การจัดความกว้างของคอลัมน์หลาย ๆ คอลัมน์ มีดังนี้
เราสามารถลบ คอลัมน์ทั้งคอลัมน์ หรือ ลบแถวทั้งแถวได้ สมมติว่าต้องการลบ คอลัมน์ C และ D มีวิธีการ ดังนี้
บางครั้ง เราอาจต้องการเพิ่ม หรือ แทรก คอลัมน์ ก็สามารถทำได้ โดยข้อมูลจะถูกแยกออกไปอีก 1 คอลัมน์ การเพิ่มคอลัมน์ ทำดังนี้
เนื่องจาก Excel เป็น Sheet ใหญ่ บางทีเราต้องการดูข้อมูลจากหลาย ๆ แห่งพร้อม ๆ กัน หรือ ต้องการดูหัวตารางเพื่อทำให้การกรอกข้อมูลถูกต้อง ดังนั้นเราจึงมีความจำเป็นต้องแบ่งหน้าจอ Excel ออกเป็นส่วน ๆ ซึ่งสามารถ เลื่อน หรือ Scroll ดูได้ทุกส่วน ซึ่งมีวิธีการดังนี้
ทางเลือกของการแบ่งหน้าจออีกอย่างหนึ่งคือการทำให้หน้าจอส่วนหนึ่งไม่เคลื่อนไหว ซึ่งต่างจากการแบ่งหน้าจอ ที่หน้าจอทุกส่วนสามารถเคลื่อนไหวได้ด้วยการใช้ Scroll bar แต่การตรึงแนวหน้าจอจะทำให้ส่วนที่ถูกตรึง ไม่เคลื่อนที่ มีประโยชน์ในการทำให้ส่วนหัวของตารางคงที่ ในขณะที่ส่วนที่เติมข้อมูลเคลื่อนที่ไปได้เรื่อย ๆ การตรึงแนวทำได้ทั้งแนวนอนและแนวตั้ง
การทำงานกับตัวเลข
เมื่อพิมพ์ตัวเลขลงในเซลล์ เราสามารถนำมาประมวลผล หาผลลัพธ์ โดยการ นำตัวเลขมา บวก ลบ คูณ หาร กันได้ เครื่องหมายที่ใช้งาน มี ดังนี้
| + | เครื่องหมายบวก |
| - | เครื่องหมายลบ |
| * | เครื่องหมายคูณ |
| / | เครื่องหมายหาร |
| ^ | เครื่องหมายยกกำลัง |
การคำนวณทางคณิตศาสตร์อย่างง่าย
การคำนวณ ใน Excel ทำได้ โดยการป้อนตัวเลขเข้าในเซลล์ แต่ละเซลล์จากนั้น จึงกำหนดให้นำตัวเลขในแต่ละเซลล์ มา บวก ลบ คูณ หาร กัน ลองดูตัวอย่าง และทำตามต่อไปนี้
การบวก
- คลิกที่ตำแหน่ง A1
- พิมพ์เลข 20
- แล้วกด Enter เคอร์เซอร์ จะเลื่อนมาที่ เซลล์ A2
- ที่ตำแหน่ง A2 พิมพ์เลข 30 แล้วกด Enter
- เคอร์เซอร์ จะเลื่อนมาที่ A3 ให้พิมพ์ =A1+A2
- เครื่องหมายเท่ากับ ข้างหน้า เป็นการบอก Excel ว่า เป็นการใช้สูตร ไม่ใช่เป็นการพิมพ์ข้อความธรรมดา และจะสังเกตสีของ ข้อความ A1 และ A2 แตกต่างไปจากสีธรรมดา และเมื่อขณะพิมพ์ A1 จะมีกรอบเกิดขึ้นที่ตำแหน่ง A1 ด้วย และขณะพิมพ์ A2 ก็จะมีกรอบเกิดที่ตำแหน่ง A2 แสดงขอบเขตที่ถูกเลือก ดังนี้
- เมื่อพิมพ์เสร็จแล้ว ให้กดปุ่ม Enter กรอบจะเลื่อนไปยังตำแหน่ง A4 และจะได้ผลลัพธ์เท่ากับ 50 ในตำแหน่งเซลล์ A3 ดังภาพ
การลบ
- คลิกที่ ตำแหน่ง C1 พิมพ์เลข 30 แล้วกด Enter
- ที่ตำแหน่ง C2 และพิมพ์เลข 20 แล้วกด Enter
- ที่ตำแหน่ง C3 ให้พิมพ์ =C1-C2
- กดปุ่ม Enter จะได้ผลลัพธ์ คือผลต่าง ระหว่าง 30 และ 20 ซึ่งเท่ากับ 10 ในตำแหน่งเซลล์ C3
การคูณ
- คลิกที่ ตำแหน่ง E1 พิมพ์เลข 3 แล้วกด Enter
- ที่ตำแหน่ง E2 พิมพ์เลข 2 แล้วกด Enter
- ที่ตำแหน่ง E3 ให้พิมพ์ =E1*E2
- กดปุ่ม Enter จะได้ผลลัพธ์ ซึ่งเป็นผลคูณ ของ 3 และ 2 ซึ่งเท่ากับ 6 ในตำแหน่งเซลล์ E3
การหาร
- คลิกที่ ตำแหน่ง G1 พิมพ์เลข 30 แล้วกด Enter
- ที่ตำแหน่ง G2 พิมพ์เลข 5 แล้วกด Enter
- ที่ตำแหน่ง G3 ให้พิมพ์ =G1/G2
- กดปุ่ม Enter จะได้ผลลัพธ์ 30 หารด้วย 5 ซึ่งเท่ากับ 6 ในตำแหน่งเซลล์ G3
กิจกรรมฝึกปฏิบัติ
ให้ท่านหาคำตอบในเซลล์ B3 B4 B5 และ B6 ซึ่งเป็นผลบวก ลบ คูณ และหาร ของ เลข 50 และ 20 โดยให้ทำใน Excel Web App ข้างล่างภาพ (หรือ ใช้ Excel 2010 ในเครื่องของท่าน)
การใช้ ผลรวม (AutoSum)
เครื่องหมาย ผลรวม หรือ AutoSum (
) บนแถบริบบิ้น ใช้สำหรับการบวกตัวเลขตามแนวตั้ง(column) หรือแนวนอน(row) อย่างรวดเร็ว ซึ่งมีวิธีการใช้ ดังนี้
- ไปที่ ตำแหน่ง H1 พิมพ์ 5 แล้วกด Enter
- ที่ตำแหน่ง H2 พิมพ์ 5 แล้วกด Enter
- ที่ตำแหน่ง H3 พิมพ์ 5 แล้วกด Enter
- ขณะนี้ เคอร์เซอร์ จะมาอยู่ที่ตำแหน่ง H4
- ไปที่แท็บหน้าแรก กลุ่มการแก้ไข คลิกปุ่มผลรวม ( )
- จะเกิดกรอบล้อมรอบข้อมูล และมีสูตรเกิดขึ้น ดังภาพ
- ให้กดปุ่ม Enter เพื่อตอบตกลง จะได้ผลดังภาพข้างล่างนี้
เคล็ดลับ: สามารถใช้ผลรวมทีละหลาย ๆ คอลัมน์ ทั้งแนวตั้งและแนวนอน
การคำนวณโดยอัตโนมัติ
เมื่อมีการกรอกตัวเลขลงใน เซลล์ และมีการสั่งให้คำนวณ Excel จะคำนวณให้ แต่ถ้าเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงค่าในเซลล์ ถ้าไม่ตั้งให้ Excel คำนวณโดยอัตโนมัติ Excel ก็จะไม่คำนวณให้ การตั้งค่าให้คำนวณโดยอัตโนมัติ ทำได้ดังนี้
- บนริบบิ้นไปที่ แฟ้ม > ตัวเลือก
- จะเปิดหน้าต่างตัวเลือก ให้คลิกแถบ สูตร
- ถ้าวงกลมหน้าคำว่า “อัตโนมัติ” ในกลุ่ม การคำนวณสมุดงาน ไม่ถูกเลือก แสดงว่าจะไม่มีการคำนวณอัตโนมัติ
- ให้คลิก เลือกดังภาพ
- โดยปกติ โปรแกรมจะตั้งค่าให้คำนวณโดยอัตโนมัติไว้แล้ว นอกจากจะมีการเปลี่ยนแปลง
การคลิกเลือกเซลล์ ในการคำนวณ
การคำนวณนอกจากจะพิมพ์ตำแหน่งเซลล์ลงในสูตรแล้ว ยังสามารถใช้การคลิกที่เซลล์ เพื่อระบุตำแหน่งที่จะนำมาใช้ในการคำนวณได้อีกด้วย ลองทำตามตัวอย่างต่อไปนี้
- ไปที่ตำแหน่ง B1 พิมพ์ 2 แล้วกด Enter
- ไปที่ตำแหน่ง B2 พิมพ์ 3 แล้วกด Enter
- ไปที่ตำแหน่ง B3 พิมพ์ 4 แล้วกด Enter
- ขณะนี้ ท่านจะอยู่ที่ตำแหน่ง B4
- พิมพ์เครื่องหมาย = ซึ่งเป็นการบอก Excel ว่า กำลังจะใช้สูตร
- จะเห็นที่แถบสูตร หรือ Formula bar จะเกิดเครื่องหมายเท่ากับ
- ใช้เมาส์คลิกที่ตำแหน่ง B3 จะเกิดเส้นประล้อมรอบเซลล์ B3 ถ้าคลิกผิด ให้กดปุ่ม Esc เพื่อยกเลิก และคลิกใหม่
- พิมพ์เครื่องหมาย +
- ใช้เมาส์คลิก ตำแหน่ง C3
- พิมพ์เครื่องหมาย -
- ใช้เมาส์คลิก ตำแหน่ง C1
- จะเห็นดังภาพข้างล่าง
- ให้ท่านกด Enter โปรแกรม Excel จะคำนวณให้ จะเห็นดังนี้
เคล็ดลับ: เราสามารถใช้เมาส์คลิกเซลล์ใด ๆ ในแผ่นงานเดียวกัน หรือไปคลิกที่ แผ่นงานอื่นก็ได้ ถ้าต้องการยกเลิก ให้กดปุ่ม Esc
กิจกรรมฝึกปฏิบัติ
ให้ท่านลองทำตามขั้นตอนข้างต้น ลงในแผ่นงาน Excel Web App ข้างล่างนี้
การใช้งานฟังก์ชัน
เราอาจจะพูดได้ว่า ฟังก์ชันของ Excel ก็คือสูตรสำเร็จรูปที่โปรแกรม Excelจัดทำไว้ให้แล้ว พร้อมเรียกใช้งานได้เลย เพียงแต่เราใส่ค่าที่ต้องการให้คำนวณ โดยการระบุเซลล์ข้อมูล หรือพิมพ์โดยตรง เพื่อให้ฟังก์ชันนำไปคำนวณเท่านั้น หน้าที่ของฟังก์ชัน ก็คือ เอาข้อมูลที่เราระบุ ไป บวก ลบ คูณ หาร กัน เช่น ฟังก์ชัน SUM ก็จะนำค่าที่เราระบุมารวมกัน ผลที่ได้คือผลรวมของข้อมูลที่เราระบุ ฟังก์ชันช่วยให้ทำงานได้เร็วขึ้น ถ้าไม่มีฟังก์ชัน เราจะต้องเสียเวลาในการคำนวณเป็นอย่างมาก เช่น ถ้าเราต้องการรวมตัวเลขใน B5 ถึง B15 เราต้องเขียนใน Formular bar ดังนี้
=B5+B6+B7+B8+B9+B10+B11+B12+B13+B14+B15 |
แต่ถ้าเราใช้ฟังก์ชัน SUM ซึ่งเป็นการรวมตัวเลขใน เซลล์ เราสามารถเรียกใช้สูตร และระบุข้อมูลได้สะดวกขึ้น ดังนี้
โปรแกรม Excel มีฟังก์ชันจำนวนมาก ทั้งฟังก์ชันทางคณิตศาสตร์ การเงิน การคิดค่าทางสถิติ เป็นต้น ฟังก์ชันเหล่านี้ ทำให้เราสามารถหาค่าต่าง ๆ ได้โดยไม่ยาก เช่น หาผลรวม หาค่าเฉลี่ย นับจำนวนความถี่ หรือแม้แต่การหาผลรวมย่อย (Subtotal) ก็สามารถทำได้ การใช้ฟังก์ชันจำเป็นต้องมีการอ้างอิงถึงข้อมูลที่จะนำมาใช้ในฟังก์ชัน จึงควรเรียนรู้การอ้างอิงข้อมูลใน เซลล์ ต่าง ๆ เสียก่อน
การอ้างอิงถึงข้อมูลในเซลล์
การจะใช้ฟังก์ชันได้ถูกต้อง ต้องมีการระบุตำแหน่งของเซลล์ ว่าจะเลือกตำแหน่งใด เช่น
A1 เป็นการอ้างอิงถึงข้อมูลในเซลล์ A1
A1:D1 เป็นการอ้างอิงถึงข้อมูลในเซลล์ ตั้งแต่ A1 ถึง D1 ซึ่งหมายถึงข้อมูลในเซลล์ A1, B1, C1 และ D1
การอ้างอิงเซลล์แบบต่าง ๆ จะมีผลก็ต่อเมื่อมีการคัดลอกสูตร หรือมีการใช้ปุ่ม Fill handle ลากเพื่อคัดลอกสูตรไปยังตำแหน่งเซลล์ต่าง ๆ ซึ่งจะมีผลทำให้ผลลัพธ์ที่ได้ไม่เหมือนกัน ตามลักษณะการอ้างอิงข้อมูลในเซลล์นั้น ๆ
การอ้างอิง แบ่งออกเป็น 3 ลักษณะ คือ
- การอ้างอิงแบบสัมพันธ์ (Relative Referencing)
- การอ้างอิงแบบแน่นอน (Absolute Referencing)
- การอ้างอิงแบบผสม (Mixed Referencing)
การอ้างอิงแบบสัมพันธ์ (Relative Referencing)
โดยปกติ การอ้างอิงเซลล์ใน Excel จะเป็นการอ้างอิงเชิงสัมพันธ์ เช่น A1, B5, A1:C3 เป็นต้น
การอ้างอิงแบบสัมพันธ์จะยึดตำแหน่งข้อมูลปัจจุบันเป็นหลัก ถ้ามีการคัดลอกสูตรในตำแหน่งปัจจุบันไปไว้ในเซลล์อื่น ตำแหน่งของข้อมูลในสูตรจะเปลี่ยนไปด้วย
ตัวอย่าง
จากภาพ จะเห็นสูตรในเซลล์ B3 อ้างอิงข้อมูลในเซลล์ A1 และ A2
ถ้ายึดตำแหน่งข้อมูลปัจจุบัน คือ B3 เป็นหลัก ตำแหน่งของ A1 คือ ตำแหน่งที่อยู่เหนือขึ้นไป 2 แถว (หรือ C[-2]) และถัดไปทางซ้าย 1 คอลัมน์ (หรือ R[-1])
ทำนองเดียวกัน ถ้ายึด B3 เป็นหลัก ตำแหน่งของ A2 คือ ตำแหน่งที่อยู่เหนือขึ้นไป 1 แถว (หรือ C[-1]) และถัดไปทางซ้าย 1 คอลัมน์ (หรือ R[-1])
เมื่อมีการคัดลอกสูตรนี้ไปยังตำแหน่ง B4 ค่าที่ได้ จะเป็นดังภาพ
ค่าที่ได้ คือ 5 ทั้งนี้เพราะมีการปรับเปลี่ยนตำแหน่งของเซลล์ปัจจุบัน จาก B3 เป็น B4 ดังนั้นการอ้างอิงจึงเปลี่ยนตามไปด้วย เพราะเป็นการอ้างอิงแบบสัมพันธ์ที่ยึดเซลล์ปัจจุบันเป็นหลัก
ถ้ายึดเซลล์ B5 เป็นหลัก ตำแหน่งที่อยู่เหนือขึ้นไป 2 แถว (หรือ C[-2]) และถัดไปทางซ้าย 1 คอลัมน์ (หรือ R[-1]) คือ A2 ซึ่งมีค่าเท่ากับ 5
ถ้ายึดเซลล์ B5 เป็นหลัก ตำแหน่งที่อยู่เหนือขึ้นไป 1 แถว (หรือ C[-1]) และถัดไปทางซ้าย 1 คอลัมน์ (หรือ R[-1]) คือ A3 ซึ่งไม่มีอะไร
ดังนั้น A2 รวมกับ A3 จึงมีค่าเท่ากับ 5
สรุปได้ว่า ถ้าเป็นการอ้างอิงแบบสัมพันธ์ เมื่อมีการเปลี่ยนตำแหน่งปัจจุบัน ตำแหน่งข้อมูลที่ถูกอ้างถึงจะเปลี่ยนตามไปด้วย
การอ้างอิงแบบแน่นอน (Absolute Referencing)
การอ้างอิงแบบแน่นอนยึดตำแหน่งข้อมูลที่อ้างถึงเป็นหลัก ไม่มีเปลี่ยนแปลง การระบุการอ้างอิงแบบแน่นอนให้ใช้เครื่องหมาย $ นำหน้า ทั้งแถวและคอลัมน์ เช่น $A$1 เป็นการตรึงตำแหน่ง นี้ ทั้งแถวและคอลัมน์ ไม่ว่า จะไปอ้างอิงถึงที่ใดก็ตาม ตำแหน่งจะไม่เปลี่ยนแปลง ค่าที่ถูกอ้างถึง จะคงที่เสมอ
ตัวอย่าง
เมื่อมีการคัดลอกสูตรในตำแหน่ง B3 มาไว้ที่ตำแหน่ง B4 ค่าจะยังคงเหมือนเดิม ดังภาพ
เคล็ดลับ การเปลี่ยนลักษณะการอ้างอิงจาก Relative เป็น Absolute ให้กดปุ่ม F4
การอ้างอิงแบบผสม (Mixed Referencing)
เป็นการผสมกัน ระหว่างการอ้างอิงแบบสัมพันธ์ (Relative Referencing) และ การอ้างอิงแบบแน่นอน (Absolute Referencing) เป็นการตรึงเฉพาะแนวนอน (แถว) หรือ แนวตั้ง (คอลัมน์) อย่างใดอย่างหนึ่ง เช่น A$3 เป็นการตรึงแถวที่ 3 ซึ่งเป็นการอ้างอิงแบบแน่นอน แต่ไม่ตรึงคอลัมน์ A ซึ่งเป็นการอ้างอิงแบบสัมพันธ์
ถ้ามีการคัดลอกสูตรที่อ้างอิง A$3 ลงมาในแนวดิ่ง ข้อมูลที่อ้างถึงจะเป็นแถวที่ 3 เสมอ ไม่เปลี่ยนเป็นแถวที่ 4,5,6... เพราะข้อมูลถูกตรึงไว้นั่นเอง
แต่ถ้ามีการคัดลอกสูตรที่มีการอ้างอิงถึงเซลล์ A$3 ไปตามแนวนอน คอลัมน์ที่ถูกอ้างถึงจะเปลี่ยนเป็น B,C,D... เรื่อย ๆ เพราะมีข้อมูลไม่ได้ถูกตรึง แต่เป็นการอ้างในลักษณะสัมพันธ์กับตำแหน่งของเซลล์ปัจจุบัน นั่นเอง
การอ้างอิงเซลล์ ในแผ่นงานอื่น
ในการอ้างอิงถึง เซลล์ในแผ่นงานอื่น ต้องระบุชื่อแผ่นงาน ไว้ข้างหน้า คั่นด้วยเครื่องหมายตกใจ หรือ !
เช่น ต้องการนำข้อมูลที่ตำแหน่ง D18 ของ Sheet1 ไปไว้ที่ตำแหน่ง B2 ของ Sheet2 ให้กำหนดที่ เซลล์ B2 ของ Sheet2 และพิมพ์ =Sheet1!D18
ในกรณีที่อยู่ที่ Sheet 1 และต้องการนำข้อมูลในจากเซลล์ A3 ของ Sheet2 มาไว้ที่เซลล์ A2 ของ Sheet 1 สามารถอ้างอิงได้ ดังนี้
- ที่ Sheet1 คลิกที่เซลล์ A2
- พิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ (=) เพื่อระบุว่าจะใช้สูตร
- คลิกที่แถบ Sheet2 ที่ชื่อแผ่นด้านล่าง เพื่อไปยังแผ่นงาน Sheet2
- คลิกข้อมูลที่เซลล์ A3 แล้วกด Enter
- ข้อมูลจาก A3 ของ Sheet2 จะมาอยู่ที่เซลล A2 ของ Sheet1
- ถ้าข้อมูลของเซลล์ A3 ของ Sheet2 คือ 50 เมื่อดูการอ้างอิงในแถบสูตรของ Sheet1 จะเห็นสูตรในช่อง A2 ดังภาพ
การอ้างอิงโดยใช้เมาส์ระบุตำแหน่ง
การอ้างอิงเซลล์ นอกจากจะพิมพ์ตำแหน่งเซลล์แล้ว ยังมีวิธีการที่ไม่ต้องพิมพ์ แต่ใช้เมาส์คลิกระบุตำแหน่งซึ่ง จะสะดวกกว่าการพิมพ์มาก ในตัวอย่างต่อไปนี้ จะหาผลรวมของเซลล์ B1 และ B2 แสดงผลรวมที่เซลล์ B3 มีวิธีการ ดังต่อไปนี้
- คลิกที่เซลล์ B1 พิมพ์ 100
- คลิกที่ เซลล์ B2 พิมพ์ 50
- คลิกที่ เซลล์ B3 พิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ เพื่อนำผลรวม ของเซลล์ B1 และ B2 มาไว้ที่นี่
- คลิกที่เซลล์ B1
- พิมพ์เครื่องหมาย บวก (+)
- คลิกที่เซลล์ B2
- กดปุ่ม Enter จะได้ผลลัพธ์ ดังภาพ
กิจกรรมฝึกปฏิบัติ
ให้ท่านลองทำตามขั้นตอนข้างต้น เพื่อฝึกการใช้เมาส์ระบุตำแหน่งการอ้างอิง ตามข้อ 1-7 ข้างต้น โดยฝึกในแผ่นงาน Excel Web App ข้างล่างนี้ หรือ ทำในโปรแกรม Excel 2010 บนเครื่องของท่าน
วิธีใช้งานสูตรของ Excel
Excel มีสูตร หรือ ฟังก์ชัน สำหรับการคำนวณต่าง ๆ จำนวนมาก เช่น การบวก การหาค่าสูงสุด การพิมพ์ตัวเลขเป็นตัวหนังสือ การหาค่าเฉลี่ย เป็นต้น การเรียกใช้งานสูตรของ Excel ทำได้ 2 ลักษณะคือ
- พิมพ์สูตรโดยตรงที่แถบสูตร
- เรียกใช้งานสูตรจากหน้าจอของ Excel
ตัวอย่างต่อไปนี้ จะเป็นการเรียกใช้ฟังก์ชัน SUM ซึ่งเป็นคำสั่งให้นำข้อมูลมารวมกัน ดังนี้
- พิมพ์ 5 ในตำแหน่ง B1 แล้วกด Enter
- พิมพ์ 2 ในตำแหน่ง B2 แล้วกด Enter
- พิมพ์ 6 ในตำแหน่ง B3 แล้วกด Enter
- ที่ตำแหน่ง A4 พิมพ์คำว่า ผลรวม
- คลิกที่ตำแหน่ง B4 เพื่อนำผลรวมมาแสดงที่ตำแหน่งนี้
- คลิกที่ ปุ่มแทรกฟังก์ชัน ( ) ที่แถบสูตร ดังภาพ
- จะเห็นมี หน้าจอ แทรกฟังก์ชัน หรือ Insert Function เกิดขึ้น ดังภาพ เพื่อให้คลิกเลือกฟังก์ชันที่ต้องการนำมาใช้ โดยในหน้าจอนี้ มีตัวเลือกให้แสดงสูตรของ Excel ในลักษณะต่าง ๆ เช่น การระบุคำ แสดงฟังก์ชันที่ใช้ไปล่าสุด แสดงตามประเภทการใช้งาน หรือแสดงทั้งหมด เป็นต้น
- ในที่นี้ เราต้องการการรวม จึงเลือกฟังก์ชัน SUM แล้วกด OK
- โปรแกรมจะเปิดหน้าจอ อาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชัน เพื่อให้ผู้ใช้เลือกข้อมูลจากแผ่นงานมาใช้ในฟังก์ชัน อาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชัน คือข้อมูลที่จะให้ฟังก์ชันนำไปคำนวณหาค่าที่ต้องการหน้าจออาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชันนี้ ใช้กับทุกฟังก์ชัน เพื่อให้ผู้ใช้เลือกข้อมูลจากแผ่นงานมาใช้ในฟังก์ชันที่กำลังเรียกใช้งาน สำหรับค่าที่จะนำมาใช้ จะแตกต่างกันไปตามฟังก์ชันที่ใช้
สำหรับ ฟังก์ชัน SUM มีส่วนต่าง ๆ ที่น่าสนใจ ดังนี้
- Number1 ข้อมูลที่โปรแกรมจะนำมารวมกัน จากภาพจะเห็นว่า โปรแกรมเดาเอาไว้ก่อนว่าเราต้องการนำค่าข้างบนมารวมกัน จึงระบุเป็นข้อมูลที่อยู่ตำแหน่ง B1:B3
- ถ้าเราต้องการเปลี่ยนค่าที่โปรแกรมเลือก ให้คลิกที่ปุ่มตัวเลือก ( ) หน้าจอ อาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชัน จะย่อลง เพื่อให้ผู้ใช้สามารถใช้เมาส์คลิกเลือกบริเวณข้อมูลบนแผ่นงานได้
- ถ้ามีข้อมูลที่จะรวมอีกชุด ก็สามารถเลือกได้โดยคลิกหรือพิมพ์ในช่อง Number2
- ในกรณีนี้ ข้อมูลถูกต้องแล้ว ให้คลิก OK
- จะได้ผลรวม ดังภาพ
การหาค่าเฉลี่ย (AVERAGE)
ในตัวอย่างต่อไปนี้ จะใช้วิธีการพิมพ์สูตรลงแถบสูตร และใช้เมาส์ระบุตำแหน่งเพื่ออ้างอิงเซลล์ เพื่อหาค่าเฉลี่ย โดยใช้สูตร average
ข้อมูลจากหน้าจอเดิม เราจะหาค่าเฉลี่ยของ ข้อมูลในตำแหน่ง B1, B2 และ B3 ดังนี้
- พิมพ์คำว่า ค่าเฉลี่ย ที่ตำแหน่ง A5
- ใช้เมาส์คลิกที่ตำแหน่ง B5 ซึ่งเป็นตำแหน่งที่จะนำค่าเฉลี่ยมาวางที่นี่
- พิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ (=) เพื่อบอก Excel ว่า จะเป็นการใช้สูตร การใช้สูตร ต้องพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับก่อนเสมอ
- พิมพ์สูตรหาค่าเฉลี่ย คือคำว่า average
- จะสังเกตว่า ขณะพิมพ์ Excel จะนำสูตรมาให้เลือก
- กดปุ่ม Tab บนแป้นพิมพ์ เพื่อเลือกสูตร Average
- Excel ทราบว่าจะใช้สูตรนี้ จึงได้แสดงค่าที่สูตรต้องการ (หรือ เรียกว่า อาร์กิวเม้นต์ ของสูตรนี้)
- ค่าที่สูตร Average ต้องการ หรือ อาร์กิวเม้นต์ ของสูตรนี้ คือ ค่าที่เราต้องการให้หาค่าเฉลี่ย ซึ่งได้แก่ค่าที่อยู่ในเซลล์ ตั้งแต่ B1 ถึง B3
- ใช้เมาส์ระบุตำแหน่งของ อาร์กิวเม้นต์ โดย คลิกที่เซลล์ B1 กดค้างไว้ แล้วลากลงมาให้ถึงเซลล์ B3
- กดปุ่ม Enter จะได้ผลลัพธ์ ดังภาพ
เคล็ดลับ: การเลือกช่วงของข้อมูลที่ติดต่อกัน ให้คลิกที่เซลล์แรก แล้วกดปุ่ม Ctrl+Shift ค้างไว้ และกดปุ่มลูกศรลง จะเลือกทั้งหมด มีประโยชน์เมื่อช่วงของข้อมูลมีความยาวมาก ๆ ไม่สะดวกที่จะใช้เมาส์ลาก ( Shortcut นี้ ไม่สามารถใช้บน Excel Web App ได้)
การหาค่าต่ำสุด (MIN)
บางครั้งเราต้องการดูค่าต่ำที่สุดในชุดข้อมูลนั้น ถ้าข้อมูลมีไม่กี่ตัวคงไม่มีปัญหา แต่ถ้าข้อมูลมีเป็นจำนวนมาก การใช้สูตรให้ Excel หา จะสะดวกและเชื่อถือได้มาก
สูตรที่ใช้หาค่าต่ำสุด คือ Min() มีวิธีการ ดังนี้
- เราจะใช้ข้อมูลเดิม คือ ข้อมูลที่อยู่ในตำแหน่ง B1:B3 เพื่อหาค่าต่ำสุด
- คลิกที่ตำแหน่ง A6 พิมพ์คำว่า ค่าต่ำสุด
- กดปุ่มลูกศรไปทางขวา เพื่อไปยังตำแหน่ง B6
- พิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ =min
- กดปุ่ม Tab บนแป้นพิมพ์ เพื่อเลือกสูตร min()
- ใช้เมาส์ลาก เพื่อระบุ อาร์กิวเม้นต์ ที่จะให้หาค่าต่ำสุด คือ ตั้งแต่ B1 ถึง B3
- กดปุ่ม Enter จะได้ข้อมูล ดังภาพ
การหาค่าสูงสุด (MAX)
เราสามารถพิมพ์ทุกสิ่งทุกอย่าง ลงในแถบสูตรได้ทั้งหมด ทั้งสูตร และ ข้อมูลที่สูตรต้องการ หรือที่เรียกว่าเป็น อาร์กิวเม้นต์ของสูตร ตัวอย่างต่อไปนี้ จะเป็นการพิมพ์ทั้งหมดลงในแถบสูตร ซึ่งมีวิธีการดังนี้
- เราจะใช้ข้อมูลเดิมอีกครั้ง ในการหาค่าสูงสุด
- คลิกที่ตำแหน่ง A7 พิมพ์คำว่า ค่าสูงสุด
- กดปุ่มลูกศรไปทางขวา เพื่อไปยังตำแหน่ง B7
- พิมพ์ที่ช่อง สำหรับเขียนสูตร =MAX(B1:B3)
- กดปุ่ม Enter บนแป้นพิมพ์ จะได้ ค่าสูงสุดเท่ากับ 6 ในตำแหน่ง B7
การนับจำนวนตัวเลข (COUNT)
สูตรสำหรับนับจำนวนตัวเลข คือ Count() สูตรนี้จะใช้นับเฉพาะตัวเลขเท่านั้น จะไม่นับชื่อที่เป็นตัวอักษร หรือ ช่องว่า แต่จะนับเฉพาะในขอบเขตข้อมูล หรือ อาร์กิวเม้นต์ ที่ระบุให้นับเท่านั้น ว่า มีตัวเลขอยู่กี่เซลล์ ถ้ามีชื่อ หรือรายการอะไรที่เป็นตัวอักษร หรือ ไม่มีข้อมู แต่เป็นช่องว่าง สูตรนี้จะไม่นับรวมด้วย
การใช้สูตร Count() เพื่อนับจำนวนตัวเลข โดยใช้หน้าจอเดิม และจะนับจำนวน ตั้งแต่เซลล์ B1 ถึง B3 หรือ B1:B3 ดังนี้
- คลิกที่ตำแหน่ง A8 พิมพ์คำว่า จำนวนนับ
- กดปุ่มลูกศรไปทางขวา เพื่อไปยังตำแหน่ง B8
- พิมพ์ที่ช่อง สำหรับเขียนสูตร =COUNT(B1:B3)
- เสร็จแล้ว กดปุ่ม Enter จะได้ค่าจากการนับเท่ากับ 3 ในตำแหน่ง B8 ซึ่งแสดงว่า มีตัวเลขอยู่ 3 รายการ
เคล็ดลับ: ฟังก์ชัน COUNT() ใช้นับจำนวนข้อมูลที่เป็นตัวเลข
- ถ้าต้องการนับจำนวนข้อมูลที่เป็นตัวหนังสือให้ใช้ฟังก์ชัน COUNTA()
- ถ้าต้องการนับช่องว่าง ให้ใช้ฟังก์ชัน COUNTBLANK()
- ฟังก์ชัน COUNTA() ใช้นับจำนวนเซลล์ที่ไม่ว่าง นั่นคือมีข้อมูลใด ๆ อยู่ เช่นตัวหนังสือ ข้อความ ตัวเลข และสูตร โดยเฉพาะสูตร แม้ว่าจะให้ผลออกมาเป็นข้อมูลว่างเปล่า ("") ก็ตาม ก็จะนับรวมด้วย
- ฟังก์ชัน COUNTBLANK()ใช้นับจำนวนเซลล์ที่ว่าง นั่นคือไม่มีข้อมูลใด ๆ อยู่เลย แม้ว่าจะมีสูตรในเซลล์นั้น ๆ ถ้าผลลัพธ์ของสูตรมีผลเป็นค่าว่าง ("") ก็จะนับเซลล์นั้นด้วย
กิจกรรมฝึกปฏิบัติ
ให้ท่านใช้ข้อมูล ต่อไปนี้ เพื่อหา ผลรวม ค่าเฉลี่ย ค่าสูงสุด ค่าต่ำสุด และนับจำนวน โดยใช้วิธีพิมพ์สูตร และใช้เมาส์ระบุตำแหน้งของข้อมูลที่สูตรต้องการ ให้ทำใน Excel Web App ข้างล่างข้อมูลชุดนี้ (หรือ ทำใน Excel 2010 ในเครื่องของท่าน)
การนับจำนวนแบบมีเงื่อนไข (COUNTIF)
หลายครั้งที่เราต้องการนับจำนวน เช่น มีเพศชายกี่คน เพศหญิงกี่คน หรือผู้ที่มีอายุ มากกว่า 40 ปี กี่คน เป็นต้น การนับในลักษณะนี้ จำเป็นต้องระบุเงื่อนไขในการนับ ซึ่งทำได้ดังนี้
ป้อนข้อมูลตามภาพข้างล่างนี้
เราจะใช้ฟังก์ชัน COUNTIF ซึ่งเป็นการนับแบบมีเงื่อนไข มีรูปแบบการใช้ ดังนี้
COUNTIF(range, criteria) |
range | คือขอบเขตของ เซลล์ ที่ต้องการให้นับ ในที่นี้ ถ้านับอายุ คือ B2:B5 ถ้านับตามเพศ คือ C2:C5 |
criteria | คือ เกณฑ์ หรือ เงื่อนไขข้อกำหนดในการนับ เช่น นับเฉพาะผู้ชาย เป็นต้น |
ก่อนอื่นต้องทำความรู้จักกับเครื่องหมายการเปรียบเทียบเสียก่อน
เครื่องหมาย | ความหมาย |
> | มากกว่า |
< | น้อยกว่า |
>= | มากกว่าหรือเท่ากับ |
<= | น้อยกว่าหรือเท่ากับ |
<> | ไม่เท่ากับ |
การนับจำนวนผู้มีอายุตั้งแต่ 40 ปีขี้นไป
- คลิกที่ตำแหน่ง C7 เพื่อระบุตำแหน่งที่จะนำผลลัพธ์ จำนวนผู้ที่มีอายุตั้งแต่ 40 ปีขึ้นไป มาวางที่นี่
- คลิกที่ไอคอนแทรกฟังก์ชัน ( )
- เลือกฟังก์ชัน COUNTIF
- คลิกปุ่ม ตกลง
- คลิกปุ่ม เพื่อเลือกช่วงตำแหน่งข้อมูล (Range) ที่จะนำมานับจำนวน
- หน้าจอ อาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชัน จะย่อลงเพื่อให้เห็นหน้าจอแผ่นงาน บนแผ่นงานให้เลือก B2 ถึง B5 (B2:B5)
- ขยายหน้าจอ อาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชัน โดยกดปุ่ม หรือ
- ในช่องเงื่อนไข (Criteria) ให้ระบุว่า >=40 (มากกว่าหรือเท่ากับ 40) ดังภาพ
- กดปุ่ม ตกลง จะได้ข้อมูลดังภาพ (ให้สังเกตว่า เงื่อนไขที่กำหนด เป็นข้อความ เช่น มากกว่า หรือน้อยกว่า จะต้องอยู่ในเครื่องหมายคำพูด ในกรณีนี้ Excel เข้าใจและเติมเครื่องหมายคำพูดให้แล้ว)
การนับจำนวนผู้ชาย
- คลิกที่ตำแหน่ง C8 เพื่อระบุตำแหน่งที่จะนำผลลัพธ์มาวาง
- คลิกไอคอน แทรกฟังก์ชัน
- คลิกเลือกฟังก์ชัน COUNTIF
- ที่หน้าจอ อาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชัน ให้กำหนด Range คือช่วงข้อมูลตั้งแต่ C2 ถึง C5 และ เงื่อนไข (Range) ให้เลือกข้อมูลตำแหน่ง C2 ซึ่งเท่ากับคำว่า ชายขอให้สังเกตว่า แทนที่เราจะพิมพ์คำว่า "=ชาย" ในช่องเงื่อนไข เราสามารถใช้เมาส์คลิกในช่องเซลล์ที่มีเงื่อนไข อยู่ได้ โดยไม่ต้องพิมพ์เงื่อนไขนั้น ๆ
- คลิก ตกลง จะได้ จำนวน 3 คน ดังภาพ
การใช้ IF กำหนดเงื่อนไข
ฟังก์ชัน IF() ใช้กำหนดเงื่อนไข สามารถนำไปใช้ได้ในหลายสถานการณ์ รูปแบบการใช้คือ
IF ( logical_test, value_if_true, value_if_false ) |
logical_test | เป็นการตรวจสอบเงื่อนไขในเซลล์ต่าง ๆ ว่าเป็นจริงหรือไม่ เช่น ตรวจสอบว่า ข้อมูลในเซลล์ A5 มีค่ามากกว่า 50 หรือไม่ เป็นต้น |
value_if_true | คือสิ่งที่จะให้แสดง ถ้าการตรวจสอบเงื่อนไขนั้นเป็นจริง |
value_if_false | คือสิ่งที่จะให้แสดง ถ้าการตรวจสอบเงื่อนไขนั้นเป็นเท็จ |
ตัวอย่างที่ 1
ตัวอย่างต่อไปนี้ จะใช้ในการตัดเกรดคะแนน ผ่าน หรือไม่ผ่าน เงื่อนไขคือ ถ้าคะแนน มากกว่า หรือ เท่ากับ 50 จะถือว่า ผ่าน
ข้อมูลคะแนนที่จะนำมาตัดเกรด มีดังนี้
วิธีการ มีดังนี้
- คลิกที่ตำแหน่ง D2 เพื่อระบุเกรดของ นายวุฒิวัฒน์
- คลิกไอคอน แทรกฟังก์ชัน
- คลิกเลือกฟังก์ชัน IF
- กำหนดค่าดังนี้
- กดปุ่ม ตกลง จะได้ผลการเรียนของนายวิวัฒน์ ดังภาพ
ถ้าดูสูตรที่ Excel เขียนให้ในแถบสูตร จะพบว่า มีการเปรียบเทียบข้อมูลในเซลล์ C2 ซึ่งเป็นคะแนนของนักเรียน โดยมีเงื่อนไขว่า ข้อมูลในเซลล์ C2 มีค่าน้อยกว่า 50 ถ้าข้อความนี้เป็นจริง (value_if_true) ให้แสดงข้อความ "ไม่ผ่าน" นั่นคือ ถ้าข้อมูลในเซลล์ C2 ซึ่งเป็นคะแนนของนักเรียน น้อยกว่า 50 จะได้ "ไม่ผ่าน" แต่ถ้าเงื่อนไขเป็นเท็จ (value_if_false) คือ ข้อมูลในเซลล์ C2 เท่ากับหรือมากกว่า 50 จะแสดงข้อความว่า "ผ่าน"
- ลาก Fill handle ให้คลุมผลการเรียนของทุกคน จะได้ ดังภาพ
ตัวอย่างที่ 2
ถ้ามีการตัดหลายเกรด สามารถทำได้โดยกำหนดเงื่อนไขซ้อนเงื่อนไข การกำหนดเงื่อนไขเริ่มจากน้อยไปก่อน เมื่อตรวจสอบว่าไม่เป็นจริงจึงตรวจสอบเงื่อนไขต่อไปเรื่อย ๆ จนหมด ตัวอย่างต่อไปนี้ เป็นการกำหนด 2 เงื่อนไข
=IF(เงื่อนไข,จริง,IF(เงื่อนไข,จริง,เท็จ))
จะเห็นว่า เมื่อตรวจเงื่อนไขครั้งแรกถ้าพบว่าเป็นจริงก็จะแสดงผลและไม่ตรวจสอบเงื่อนไขต่อไป แต่ถ้าไม่จริง จะตรวจสอบเงื่อนไขต่อไป ถ้าจริงจะแสดงผลค่าจริง แต่ถ้าไม่จริงจะแสดงผลค่าที่เป็นเท็จ เราใช้หลักการนี้สำหรับการตัดเกรดหลายเกรด สมมติว่าเกณฑ์ในการตัดเกรด มีดังนี้
คะแนน | เกรด |
ต่ำกว่า 50 | 0 |
50-59 | 1 |
60-79 | 2 |
80-89 | 3 |
90-100 | 4 |
การตรวจสอบเงื่อนไขคือ
ครั้งที่ 1 คะแนนน้อยกว่า 50 หรือไม่ ถ้าจริง ให้ 0 ถ้าไม่จริงตรวจสอบต่อไป
ครั้งที่ 2 คะแนนน้อยกว่า 60 หรือไม่ ถ้าจริง ให้ 1 ถ้าไม่จริงตรวจสอบต่อไป
ครั้งที่ 3 คะแนนน้อยกว่า 80 หรือไม่ ถ้าจริง ให้ 2 ถ้าไม่จริงตรวจสอบต่อไป
ครั้งที่ 4 คะแนนน้อยกว่า 90 หรือไม่ ถ้าจริง ให้ 3 ถ้าไม่จริง ให้ 4 (ถ้าไม่จริงแสดงว่าคะแนนเท่ากับหรือ มากกว่า 90)
เขียนเป็นเงื่อนไขได้ ดังนี้
=if(C2<50,0,if(C2<60,1,if(C2<80,2,if(C2<90,3,4))))
จากนั้นสามารถลาก Fill handle เพื่อคัดลอกสูตรและหาเกรดของนักเรียนทุกคนได้
การหาผลรวมย่อย (Subtotal)
ถ้าเรามีข้อมูล และต้องการสรุปเป็นรายการ ๆ โดยอาจจะสรุปตามวัน เดือน ปี หรือ สรุปตามลักษณะรายการ สามารถทำได้โดยใช้การหาผลรวมย่อย
การหาผลรวมย่อย ต้องเรียงข้อมูลของรายการที่ต้องการหาผลรวมย่อยเสียก่อน จากนั้นจึงเลือกคำสั่งให้หาผลรวมย่อย
สมมุติว่า มีข้อมูลการขายสินค้าของสหกรณ์ร้านค้า ดังข้างล่างนี้
จากข้อมูลข้างต้น ต้องการทราบผลรวมของการขาย แยกเป็นชนิด คือ สมุด ปากกา และดินสอ ต้องการทราบว่าสินค้าแต่ละชนิดขายได้ทั้งสิ้นเป็นเงินเท่าไร
วิธีการหาผลรวมย่อย
- คลิกเลือกเซลล์ A3:D12
- ที่แท็บหน้าแรก กลุ่มการแก้ไข เลือก เรียงลำดับและกรอง และเลือกเรียงลำดับแบบกำหนดเอง
- เลือกเรียงลำดับตามคอลัมน์สินค้า เรียงลำดับตามค่า เรียงจาก ก-ฮ และระบุว่า ตารางมีส่วนหัว
- จากนั้นไปที่แท็บ ข้อมูล กลุ่มเค้าร่าง เลือกผลรวมย่อย
- จะเกิดหน้าต่างให้กำหนดค่า ในช่องต่าง ๆ คือ
- ที่ทุก ๆ การเปลี่ยนแปลงใน ให้เลือกคอลัมน์ที่ต้องการหาผลรวมย่อยที่เรียงไว้แล้ว คือคอลัมน์สินค้า
- ใช้ฟังก์ชัน ให้เลือก ผลรวม เพราะเราต้องการทราบผลรวม ถ้าต้องการให้นับจำนวน หรือหาค่าสูงสุด ต่ำสุด ก็สามารถเลือกได้จากรายการเช่นกัน
- เพิ่มผลรวมย่อยลงใน ให้เลือก เงิน เพราะต้องการรวมเงิน
- สำหรับผลให้แทนที่ผลรวมย่อยและมีสรุปด้านล่าง
- จะได้ผลลัพธ์ ดังภาพ
- สามารถคลิกเครื่องหมายลบ (-) หรือ หมายเลข 1 2 3 ( ) เพื่อเลือกดูข้อมูลลักษณะต่าง ๆ ได้ เช่น ดูเฉพาะผลรวม เป็นต้น
บทที่ 4: แผนภูมิ กราฟิก และการพิมพ์ 2010
โปรแกรม Microsoft Excel สามารถแปลงข้อมูลตัวเลขต่าง ๆ ในตาราง ให้อยู่ในรูปแผนภูมิแบบต่าง ๆ ได้ โดยง่าย นอกจากนี้ ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงข้อมูล แผนภูมิก็จะปรับเปลี่ยนตามไปด้วย ซึ่งนับว่าสะดวกรวดเร็ว สามารถนำเสนองานได้อย่างดี
การสร้างแผนภูมิคอลัมน์
โปรแกรม Excel มีแผนภูมิสำเร็จรูปเตรียมไว้พร้อมใช้งาน มีแผนภูมิหลายประเภท เช่น คอลัมน์ เส้น วงกลม แท่ง เป็นต้น นอกจากนี้ ยังสามารถปรับแต่งเพิ่มเติมแผนภูมิให้ดูสวยงาม เช่น สามารถใช้ภาพประกอบ หรือลวดลายพื้นได้
การตกแต่งแผนภูมิทุกประเภทใช้เครื่องมือแผนภูมิเดียวกัน ทำให้สามารถตกแต่งได้สวยงาม และเป็นไปตามต้องการ
วิธีการสร้างแผนภูมิ มีดังนี้
- เปิดไฟล์ Excel ใหม่ และพิมพ์ข้อมูลให้เหมือนในภาพข้างล่างนี้
- คลิกเซลล์ใดเซลล์หนึ่งในบริเวณ A1:D4 เพื่อระบุขอบเขตของข้อมูลที่จะนำมาจัดเป็นแผนภูมิ ข้อมูลที่จะนำมาใช้ต้องอยู่ในลักษณะตาราง
- ไปที่แท็บ แทรก กลุ่มแผนภูมิ คลิก เลือกลักษณะแผนภูมิ ดังภาพ
- จะได้แผนภูมิคอลัมน์ ดังภาพ
ส่วนประกอบของแผนภูมิคอลัมน์
การตกแต่งแผนภูมิ
เครื่องมือแผนภูมิ เป็นเครื่องมือช่วยในการตกแต่งแผนภูมิได้อย่างมีประสิทธิภาพ เครื่องมือนี้จะเกิดขึ้นบนแถบริบบิ้น เมื่อคลิกภายในบริเวณแผนภูมิ ที่สร้างขึ้น เครื่องมือแผนภูมิ ประกอบด้วย 3 แท็บคือ ออกแบบ เค้าโครง และรูปแบบ
เครื่องมือแผนภูมิขึ้นอยู่กับประเภทของแผนภูมิ คำสั่งบางคำสั่งใช้ได้กับแผนภูมิบางประเภทเท่านั้น เช่น แผนภูมิวงกลม จะไม่สามารถกำหนดลักษณะของแกนได้ เนื่องจากแผนภูมิวงกลมไม่มีแกน เป็นต้น
แท็บออกแบบในเครื่องมือแผนภูมิ
แท็บออกแบบจะมีรูปแบบสำเร็จรูปให้เลือก สามารถใช้ปรับแต่งได้อย่างรวดเร็ว ตลอดจนการจัดการข้อมูล การเปลี่ยนประเภทของแผนภูมิ เป็นต้น
- กลุ่มข้อมูล เป็นส่วนที่ใช้จัดการกับข้อมูลในแผนภูมิ เช่น ต้องการสลับข้อมูลระหว่างแถวกับคอลัมน์ เพื่อให้แผนภูมิดูง่ายขึ้น หรือการแก้ไขข้อมูลที่นำมาแสดงในแผนภูมิ เป็นต้น
ข้อมูลเดิม เรียงตามเดือน
สลับแถว/คอลัมน์ ดูตามสินค้า
- กลุ่มเค้าโครงแผนภูมิ เป็นแบบสำเร็จรูปที่จัดลักษณะต่าง ๆ กัน เช่น บางแบบมีชื่อแผนภูมิ บางแบบมีข้อมูลอยู่ด้านล่าง บางแบบมีป้ายข้อมูล เป็นต้น ซึ่งสามารถเลือกใช้ได้อย่างรวดเร็ว
- กลุ่มลักษณะแผนภูมิ เป็นการจัดลักษณะชุดข้อมูลโดยมีสีต่าง ๆ ทั้งในลักษณะสองมิติ และสามมิติ สามารถเลือกใช้ได้อย่างรวดเร็ว
แท็บเค้าโครง ในเครื่องมือแผนภูมิ
การสร้างแผนภูมิวงกลม
การสร้างแผนภูมิวงกลม ก็ทำเช่นเดียวกับการสร้างแผนภูมิคอลัมน์ แต่มีข้อระวังคือ การแสดงข้อมูลของแผนภูมิวงกลม จะมีข้อมูลเพียง 2 มิติ เท่านั้น เช่น ตัวอย่างการขายตุ๊กตา จะแสดงทั้งหมด 3 เดือน ภายในแผนภูมิวงกลมเดียวกัน ไม่ได้ ต้องแยกแสดงเป็นรายเดือน และถ้าจะแสดงทั้ง 3 เดือน ต้องแสดงถึง 3 แผนภูมิ หรืออาจจะรวมข้อมูลทั้ง 3 เดือนเข้าด้วยกัน แล้วแสดงเป็นแผนภูมิเดียว ก็ได้
ในตัวอย่างต่อไปนี้ จะแสดงข้อมูล การขายตุ๊กตา ทั้ง 3 อย่าง ในเดือน กุมภาพันธ์ ซึ่งทำได้ ดังนี้
- จากข้อมูลเดิม จะแสดงข้อมูลเฉพาะเดือน กุมภาพันธ์ ให้ลากแถบสว่างบริเวณข้อมูลที่จะนำมาทำเป็นแผนภูมิวงกลม คือบริเวณ A2:B4 ดังภาพ
- บนแถบริบบิ้น ให้เลือกแท็บแทรก เลือกกลุ่มแผนภูมิ คลิกเลือกแผนภูมิวงกลม และเลือกรูปแบบที่ต้องการ
- จะได้แผนภูมิวงกลมตามต้องการ
- สามารถปรับแต่งเพิ่มเติมได้ โดยใช้เครื่องมือแผนภูมิ หรือคลิกขวาและเลือกปรับแต่ง ตามต้องการ เช่น การหมุน 3 มิติ เป็นต้น
ตัวอย่าง
TIP:
การคลิกขวาในแต่ละส่วนของแผนภูมิ จะมีตัวเลือกให้ปรับแต่งไม่เหมือนกัน เช่น พื้นที่แผนภูมิ พื้นที่การลงจุด และชุดข้อมูล ถ้าต้องการปรับส่วนใด ให้คลิกเลือกส่วนนั้นก่อน จากนั้นจึงคลิกขวาเพื่อเลือกการปรับแต่งแผนภูมิ
ชุดข้อมูลในแผนภูมิวงกลม สามารถเลือกเฉพาะชุดใดชุดหนึ่ง และดึงแยกออกจากกันได้
กิจกรรมฝึกปฏิบัติ
ให้ท่านนำข้อมูลข้างล่างนี้ สร้างเป็นแผนภูมิคอลัมน์ พร้อมทั้งตกแต่งให้สวยงาม
จำนวนคนไข้ ตึกอายุรกรรม
กิจกรรมฝึกปฏิบัติ
ให้ท่านให้ท่านนำข้อมูลข้างล่างนี้ สร้างเป็นแผนภูมิคอลัมน์ และตกแต่งให้สวยงาม
จำนวนคนไข้ ตึกอายุรกรรม จำแนกรายเดือน
กิจกรรมฝึกปฏิบัติ
ให้ท่านให้ท่านนำข้อมูลข้างล่างนี้ สร้างเป็นแผนภูมิวงกลม แยกชิ้นส่วนผู้ชาย ดังภาพในตัวอย่าง ข้อ 4
จำนวนคนไข้ ตึกอายุรกรรม จำแนกรายเดือน
การเลือกใช้แผนภูมิ
คำถามนี้หาคำตอบยาก หลักการกว้าง ๆ คือ ข้อมูลของท่าน ถ้าจะนำเสนอด้วยแผนภูมิชนิดใด จึงจะแสดงข้อมูลได้อย่างชัดเจน
- ถ้าข้อมูลตัดขาดออกจากกัน และต้องการแสดงการเปรียบเทียบ ควรใช้แผนภูมิคอลัมน์
- ถ้าต้องการแสดงสัดส่วนของข้อมูล เช่น เปรียบเทียบค่าใช้จ่าย ด้านต่าง ๆ ว่ามีสัดส่วนเป็นอย่างไร ก็ควรใช้แผนภูมิวงกลม ข้อมูลที่มีหลายมิติ ไม่เหมาะสำหรับแผนภูมิวงกลม เช่น แผนภูมิแสดงน้ำหนักของนักเรียนชายและนักเรียนหญิง เป็นรายภาคเรียน เป็นต้น ข้อมูลลักษณะนี้ ควรแสดงด้วยแผนภูมิคอลัมน์จะดูง่ายกว่า
- ถ้าต้องการแสดงข้อมูลอย่างต่อเนื่อง มองเห็นการขึ้นหรือลง ควรใช้แผนภูมิเส้นตรง เช่น รายได้เฉลี่ยของคนในหมู่บ้าน เป็นต้น
การใช้ภาพประกอบ
ภาพประกอบที่สามารถนำมาใช้ในโปรแกรม Excel แบ่งออกเป็น รูปภาพ ภาพตัดปะ รูปร่าง SmartArt แผนภูมิ และนอกจากนี้ ยังสามารถจับภาพหน้าจอมาประกอบบนแผ่นงานได้อีกด้วย
การใช้รูปภาพ
รูปภาพที่นำมาใช้ประกอบในโปรแกรม Excel มีหลายชนิด เช่น BMP, JPG, PNG, WMF และ GIF เป็นต้น ภาพประเภท Bitmap เช่น BMP, JPG, PNG และ GIF เมื่อนำมาขยายใหญ่อาจจะทำให้สูญเสียความคมชัดของภาพได้ แต่ภาพประเภท Vector เช่น WMF สามารถขยายใหญ่ได้ โดยไม่เสียความคมชัดของภาพ
การใช้ภาพในโปรแกรม Excel จะทำให้โปรแกรมมีขนาดใหญ่ขึ้น ทำให้ต้องใช้หน่วยความจำมากขึ้น และการจัดเก็บไฟล์จะใช้เวลามากขึ้น จึงควรใช้ตามความเหมาะสม และความจำเป็น
การนำภาพเข้า มีขั้นตอน ดังนี้
- เลือกแท็บ แทรก บนริบบิ้น และเลือก รูปภาพ
- เลือกภาพที่ต้องการจากหน้าจอ
การตกแต่งภาพ
- เมื่อนำภาพเข้าโปรแกรมแล้ว จะมีเครื่องมือรูปภาพสำหรับแต่งภาพ
- คลิกแท็บ รูปแบบ ในเครื่องมือรูปภาพ จะมีกลุ่มเครื่องมือต่าง ๆ ให้เลือก เช่น เอาพื้นหลังออก ปรับสี ปรับขนาด เลือกกรอบภาพในลักษณะต่าง ๆ กัน ตัวอย่าง
- นอกจากนี้ยังสามารถตัดภาพบางส่วนออก โดยใช้เครื่องมือรูปภาพ ในแท็บรูปแบบ กลุ่มขนาด เครื่องมือครอบตัด
ตัวอย่างการตัดภาพบางส่วนออก
การใช้ภาพตัดปะ
ภาพตัดปะ หรือ Clip Art เป็นภาพลักษณะ Vector ซึ่งสามารถขยายภาพได้โดยไม่สูญเสียความคมชัด ภาพตัดปะสามารถหาเพิ่มเติมได้จากเว็บไซต์ของ Microsoft ในกรณีที่คอมพิวเตอร์สามารถติดต่อกับอินเทอร์เน็ตได้ ให้คลิกเลือกแท็บ แทรก และเลือก ค้นหาเพิ่มเติมที่ Office.com ดังภาพ
การนำรูปร่างเข้าใช้งาน ให้คลิกแท็บแทรกบนริบบิ้น และเลือก ภาพ ตัดปะ และเลือกภาพที่ต้องการ
สำหรับการตกแต่งภาพ สามารถทำได้เช่นเดียวกับรูปภาพ
การใช้รูปร่าง
โปรแกรม Excel มีรูปร่างอัตโนมัติให้เลือกใช้ เช่น เส้นชนิดต่าง ๆ ลูกศร สี่เหลี่ยม ตลอดจนคำบรรยาย เป็นต้น ตัวอย่างรูปร่าง
การเลือกใช้รูปร่าง
คลิกแท็บแทรกบนริบบิ้น และเลือกรูปร่าง จะมีรายการให้เลือก คลิกเลือกรูปร่างที่ต้องการ และนำมาวางลงบริเวณที่ต้องการให้แสดง
การตกแต่ง รูปร่าง
- ถ้ารูปร่างที่ต้องการตกแต่งยังไม่ถูกเลือก ให้คลิกเลือกรูปร่าง และที่เครื่องมือรูปร่างบนแถบริบบิ้น ให้คลิกรูปแบบ
- จะเห็นกลุ่มต่าง ๆ ของรูปแบบ ให้เลือกกลุ่มลักษณะรูปร่าง เพื่อปรับเปลี่ยนรูปแบบตามต้องการ
การเพิ่มข้อความในรูปร่าง
- เมื่อต้องการเพิ่มข้อความ ให้คลิกที่รูปร่างนั้น ๆ ก่อน จากนั้นจึงคลิกเมาส์ปุ่มขวา และเลือกแก้ไขข้อความ
- จะเห็นเคอร์เซอร์กระพริบภายในรูปร่าง ให้พิมพ์ข้อความที่ต้องการ ข้อความจะปรากฏในรูปร่าง ถ้าย้ายรูปร่างไปที่ใด ข้อความจะติดไปด้วย
การเพิ่มข้อความโดยลิงค์จากเซลล์
ถ้าต้องการให้ข้อความในรูปร่างเปลี่ยนแปลงไปตามข้อมูล ต้องลิงค์ข้อความในรูปร่างกับข้อมูลในเซลล์ โดยใช้สูตร และระบุตำแหน่งเซลล์ที่ต้องการให้ข้อมูลมาแสดง มีวิธีการดังนี้
- จากตัวอย่างต่อไปนี้ เซลล์ D9 เป็นการรวมข้อมูลของเซลล์ D7 และ D8 เข้าด้วยกัน เราต้องการนำผลรวม คือ เซลล์ D9 มาแสดงในรูปร่างดาว แต่ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงข้อมูล จำนวนชาย หรือจำนวนหญิง ต้องการให้ข้อมูลในรูปร่างดาว เปลี่ยนแปลงไปด้วย
- ไปที่แท็บแทรกในแถบริบบิ้น และเลือกรูปร่าง รูปดาว
- ตกแต่งให้สวยงาม
- ในขณะที่รูปร่างกำลังถูกเลือกดังภาพ ให้พิมพ์ระบุตำแหน่งในแถบสูตร คือ =D9 แล้วกดเครื่องหมายถูก หรือกด Enter
- ข้อมูลในช่อง D9 จะมาปรากฏในรูปร่าง เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูล ข้อความในรูปร่างจะเปลี่ยนตามด้วย
- ในกรณีที่ต้องการคำพูดประกอบ เช่น รวม 450 คน ให้สร้างสูตรในเซลล์อื่น และนำเข้ารูปร่าง โดยการเขียนสูตรทำนองเดียวกับข้อ 4 เช่น
คลิกที่เซลล์ C20 และที่แถบสูตร พิมพ์ดังนี้
และระบุข้อมูลในรูปร่าง =C20 จะได้ ดังนี้
การใช้ SmartArt
SmartArt เป็นกราฟิกแผนผังสำเร็จรูป สำหรับการนำเสนองานให้น่าสนใจ SmartArt มีหลายแบบ เช่น ใช้แสดงข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน ใช้แสดงรายการ ลำดับขั้นตอนการทำงาน และอื่น ๆ เป็นต้น
การใช้งาน SmartArt
- คลิกแท็บ แทรก บนริบบิ้น และเลือก SmarArt ในกลุ่มภาพประกอบ
- คลิกเลือกลักษณะ และเลือกรูปแบบที่ต้องการ ในตัวอย่างเลือกวงกลม และรูปแบบ วงกลมพื้นฐาน เพื่อแสดงวงจรการทำงานที่เป็นวงกลม
- คลิกตกลง
- พิมพ์ข้อความวงจรการทำงาน เช่น วางแผน ปฏิบัติ ตรวจสอบ ปรับปรุง
- จำนวนวงกลมขึ้นอยู่กับจำนวนรายการ ถ้าขั้นตอนมี 4 ขั้นตอน ให้ลบรายการที่ยังไม่ได้พิมพ์ออกไป (โดยคลิกที่หัวข้อนั้น ๆ แล้วกดปุ่มถอยหลัง หรือ ปุ่ม Back space) หรือถ้ามีขั้นตอนมากกว่า 5 รายการ เมื่อพิมพ์รายการสุดท้ายเสร็จแล้ว ให้กด Enter จะเพิ่มรายการอีก 1 รายการ พร้อมกันนั้น ก็จะเพิ่มวงกลมอีก 1 วง ในที่นี้ มีขั้นตอนการทำงานอยู่ 4 ขั้นตอน ให้ลบรายการที่ 5 ออก จำนวนวงกลม จะปรับให้เหลือ 4 วง ตามหัวข้อที่มี
- คลิกปุ่ม กากบาทเพื่อปิดหน้าต่างการพิมพ์
การตกแต่ง SmartArt
ในขณะที่กำลังใช้งาน SmartArt จะสังเกตเห็นบนแถบริบบิ้น มีเครื่องมือ SmartArt ปรากฏอยู่ สามารถเลือกแท็บ ออกแบบ และ รูปแบบ และคลิกเลือกลักษณะที่ต้องการในกลุ่มต่าง ๆ ของแต่ละแท็บได้
เครื่องมือ SmartArt
ตัวอย่างต่อไปนี้ เป็นการปรับโดยเลือกตัวเลือกในกลุ่มเค้าโครง และลักษณะ SmartArt ดังภาพ
ภาพที่ได้
การจับภาพหน้าจอ
ภาพที่ปรากฏอยู่บนหน้าจอ สามารถนำมาประกอบในเอกสารของ Excel ได้ โดยใช้การจับภาพหน้าจอ การจับภาพหน้าจอให้ไปที่แท็บ แทรก กลุ่มภาพประกอบ และเลือกคำสั่ง ภาพหน้าจอ
การจับภาพหน้าจอ มี 2 ลักษณะคือ
- จับภาพทั้งหน้าจอ โดยโปรแกรมจะนำภาพหน้าจอโปรแกรมที่กำลังเปิดมาให้เลือก ถ้าต้องการหน้าจอใด ก็เลือกหน้าจอนั้น
- จับภาพเฉพาะบางส่วนของหน้าจอ ถ้าต้องการจับเฉพาะบางส่วนของหน้าจอ ให้เลือก การคลิปหน้าจอ จะปรากฏหน้าจอและ เคอร์เซอร์จะเปลี่ยนเป็นรูปกากบาท ให้เลือกเฉพาะส่วนที่ต้องการ เช่น
เมื่อเสร็จแล้ว ภาพที่เลือกจะมาปรากฏในแผ่นงานทันที
การใช้กล่องข้อความ (Textbox)
ถ้าต้องการพิมพ์ข้อความที่เป็นอิสระจากเซลล์ ต่าง ๆ และสามารถเคลื่อนย้ายได้ ต้องใช้กล่องข้อความ ซึ่งมีวิธีการมีดังนี้
ขั้นตอนการใช้กล่องข้อความ
- บนแถบริบบิ้นเลือก แท็บ แทรก และที่กลุ่มข้อความ เลือกกล่องข้อความ
- เคอร์เซอร์จะเปลี่ยนเป็นรูป ()
- ให้นำมาคลิกและลากเป็นบริเวณที่ต้องการสร้างข้อความ
- ให้พิมพ์ข้อความที่ต้องการลงในกล่องข้อความ ดังภาพ
การปรับแต่งกล่องข้อความ
กล่องข้อความสามารถปรับแต่งได้ เช่น ลักษณะตัวอักษร สีและลวดลายพื้นหลัง สีและเส้นขอบ ตลอดจนสามารถเคลื่อนย้ายไปยังที่ต่าง ๆ ได้
การเคลื่อนย้ายกล่องข้อความ
- นำเมาส์ไปวางที่เส้นขอบ จนเคอร์เซ่อร์เปลี่ยนเป็นรูปลูกศร สี่ทิศทาง
- กดเมาส์ค้างไว้ แล้วลากไปยังตำแหน่งที่ต้องการ
การเปลี่ยนสีพื้นและลักษณะตัวอักษร
ในขณะที่กล่องข้อความถูกเลือกอยู่ จะมีเครื่องมือการวาดปรากฏบนริบบิ้น ให้คลิกที่แถบ รูปแบบ ของเครื่องมือการวาด จะมีกลุ่มเครื่องมือต่าง ๆ เกิดขึ้น สามารถปรับเปลี่ยนกล่องข้อความได้
ตัวอย่างการปรับแต่งกล่องข้อความ โดยใช้กลุ่ม ลักษณะรูปร่าง (ลักษณะพิเศษ เงา/การหมุนสามมิติ) และกลุ่มลักษณะอักษรศิลป์ ร่วมกับการกำหนดขนาดตัวอักษร (ใช้แท็บหน้าแรก กลุ่มแบบอักษร)
การสั่งพิมพ์
การสั่งพิมพ์สามารถกำหนดบริเวณข้อมูลที่ต้องการพิมพ์ กำหนดภาพพื้นหลัง กำหนดให้พิมพ์แถวหัวตารางซ้ำเมื่อขึ้นหน้าใหม่ กำหนดข้อความสำหรับหัวกระดาษ ท้ายกระดาษ เช่นหมายเลขหน้า วันเวลา หรือข้อความที่กำหนดเอง เช่น ชื่อเจ้าของงาน ชื่อหน่วยงาน เป็นต้น
ดังนั้นก่อนการสั่งพิมพ์ควรมีการตั้งค่าหน้ากระดาษก่อนพิมพ์เสียก่อน เช่น กำหนดบริเวณข้อมูลที่จะสั่งพิมพ์ กำหนดข้อความหัวกระดาษ ท้ายกระดาษ และดูตัวอย่างก่อนพิมพ์เป็นต้น
การตรวจมุมมองก่อนพิมพ์
ก่อนพิมพ์ควรตรวจดูมุมมองก่อนพิมพ์ว่า มีข้อมูลใดที่เกินหน้ากระดาษหรือไม่ หรือเมื่อสั่งพิมพ์แล้วรูปแบบจะออกมาอย่างไร
ที่บริเวณแถบด้านล่างขวาของหน้าจอ จะเห็นมีมุมมอง 3 ลักษณะ คือ มุมมองปกติ เค้าโครงหน้ากระดาษ และแสดงตัวอย่างแบ่งหน้า
มุมมองปกติ ถ้าได้เคยดูตัวอย่างก่อนพิมพ์ จะเห็นมีเส้นประแสดงขอบเขตหน้ากระดาษ
เค้าโครงหน้ากระดาษ จะแสดงตัวอย่างที่จะพิมพ์ข้อมูลจริง
ตัวอย่างก่อนพิมพ์ จะมีลายน้ำบอกหมายเลขหน้ากระดาษและขอบเขตของหน้ากระดาษแสดงไว้ให้เห็นชัดเจน
การกำหนดบริเวณที่จะพิมพ์
ในกรณีที่ต้องการพิมพ์เฉพาะบางส่วนของหน้า หรือของข้อมูล ไม่ต้องการพิมพ์ทั้งหน้า ทำได้ดังนี้
- ใช้เมาส์เลือกบริเวณที่ต้องการพิมพ์
- ไปที่ แท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ กลุ่มตั้งค่าหน้ากระดาษ และคลิกคำสั่ง พื้นที่การพิมพ์ และคลิกเลือก กำหนดพื้นที่การพิมพ์
- จะปรากฏเส้นประล้อมรอบบริเวณที่เลือก แสดงขอบเขตของการพิมพ์
- ถ้าต้องการยกเลิก ให้คลิกที่ พื้นที่การพิมพ์ และเลือก ล้างพื้นที่การพิมพ์
การใช้ภาพพื้นหลัง
ในกรณีที่ต้องการให้มีภาพพื้นหลังในการพิมพ์ สามารถทำได้ดังนี้
- ไปที่ แท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ กลุ่มตั้งค่าหน้ากระดาษ คลิกคำสั่งพื้นหลัง
- โปรแกรมจะเปิดหน้าจอให้เลือกภาพที่ต้องการ
การกำหนดหัวตารางให้พิมพ์ซ้ำ
ถ้าตารางมีหัวตาราง และตารางมีความยาวเกิน 1 หน้า หน้าต่อไปต้องกำหนดหัวตารางให้ มิฉะนั้นจะทำให้ข้อมูลดูไม่สมบูรณ์ การกำหนดหัวตารางให้พิมพ์ซ้ำ กำหนดก่อนการสั่งพิมพ์ ซึ่งมีวิธีการดังนี้
- ไปที่ แท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ กลุ่มตั้งค่าหน้ากระดาษ คลิกปุ่ม พิมพ์ชื่อเรื่อง
- เลือกแถบแผ่นงาน และกำหนดแถวที่จะพิมพ์ซ้ำด้านบน
ในกรณีที่ต้องการพิมพ์ข้อความเพิ่มบริเวณด้านบน หรือด้านล่างของทุกหน้า เช่น ชื่อเจ้าของงาน ชื่อหน่วยงาน และหมายเลขหน้าเป็นต้น มีวิธีการ ดังนี้
- ไปที่ แท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ กลุ่มตั้งค่าหน้ากระดาษ คลิกปุ่ม พิมพ์ชื่อเรื่อง
- เลือกแถบหัวกระดาษท้ายกระดาษ
- ที่ตัวเลือก หัวกระดาษ คลิกลูกศรคลี่ลงมา และเลือกข้อความที่ต้องการ
- ในกรณีที่ไม่มีข้อความที่ต้องการ และต้องการกำหนดเอง เช่น ชื่อหน่วยงาน ให้คลิกปุ่ม หัวกระดาษแบบกำหนดเอง
- จะเปิดหน้าจอให้พิมพ์ข้อความลงบนหัวกระดาษ โดยแบ่งออกเป็น 3 ส่วน คือ บริเวณส่วนซ้าย ส่วนกลาง และส่วนขวา
- ถ้าต้องการ สามารถกำหนดรูปแบบตัวอักษร หมายเลขหน้า จำนวนหน้า ภาพ และอื่น ๆ ได้จากปุ่มที่กำหนดให้ ดังนี้
- ตัวอย่างการกำหนดหัวกระดาษ โดยเลือกวันที่ และหมายเลขหน้าจากเมนู และพิมพ์ข้อความเพิ่มเติม
- คลิกปุ่ม ตกลง
- การกำหนดท้ายกระดาษ ทำเช่นเดียวกับการกำหนดหัวกระดาษ
การดูตัวอย่างก่อนพิมพ์และการปรับแต่ง
ก่อนการพิมพ์ควรคลิกปุ่ม ดูตัวอย่างก่อนพิมพ์ ซึ่งอยู่บริเวณด้านล่างของหน้าต่าง การตั้งค่าหน้ากระดาษ
ตัวอย่างก่อนพิมพ์สามารถปรับแต่ง โดยใช้เมาส์เลื่อนตำแหน่งต่าง ๆ ได้ ดังภาพ